Casinos Austria und Österreichische Lotterien im Kampf gegen Zeitfresser und E-Mail-Flut

• Ende 2012 wurde das Projekt „Enterprise Social“ ins Leben gerufen, das sich der Einführung von Social Collaboration Tools widmet
• Ortunabhängige Meetings mit Hilfe virtueller Plattformen anstatt sich in endlosen Mail-Schleifen zu verstricken
• Individuelle Kommunikationsportale erhöhen Usability zusätzlich

Wenn sich Erich Schuster, CIO bei den Österreichischen Lotterien und Casinos Austria, zurückerinnert, was den eigentlichen Anstoß gab, in der Unternehmensgruppe die Türen in Richtung Social Enterprise aufzustoßen, dann war es sicherlich die enorme E-Mail-Flut, die die Kommu-nikation im Unternehmen nachhaltig zu diskreditieren drohte: „Schnelles, präzises Kommunizieren, das nicht von der Arbeit abhält, sondern Teil und Motor für die Zusammenarbeit ist, sieht anders aus, das war uns allen klar. Gleichzeitig sahen wir, wie viel wertvolle Zeit im Unternehmen damit zugebracht wurde, nach Dokumenten und Projektprotokollen zu suchen, die in persönlichen Mail-Ordnern vor sich hindämmerten.“

Projekt „Social Enterprise“ gemeinsam mit Microsoft 

Vor diesem Hintergrund wurde Ende 2012 das Projekt „Enterprise Social“ (WAVE) ins Leben gerufen, das sich nicht nur die Einführung von Social Collaboration Tools zur Aufgabe machte, sondern die Themen Kommunikation, Zusammenarbeit und Informationsmanagement in einer ganzheitlichen Weise vorantreiben sollte. Unterstützt wurden und werden die IT-Verantwortlichen dabei vom Microsoft Partner Solvion, der das Projekt organisatorisch und technologisch begleitete. Eine Konjunktion, auf die Klaus Schwaberger, CTO bei Solvion, Wert legt: „Dass für Enterprise Social Projekte die organisationalen Rahmenbedingungen wesentlich dazugehören, hat sich ja inzwischen herumgesprochen. Damit verbunden sind auch kulturelle Aspekte, die mehr als in anderen Projekten den Erfolg einer technischen Implementierung beeinflussen.“ (Foto oben: Lync Meeting im Office von Microsoft Österreich)

Individuell gestaltbare Kommunikationsportale erhöhen Usability
Die gemeinsam mit Solvion konzipierte Lösung zeichnet sich dadurch aus, dass Kommunikation und Kollaboration in neuer Weise zusammengedacht werden. Jeder Mitarbeiter erhält seinen persönlichen Einstieg in das Kommunikationsportal und kann dieses Cockpit persönlich gestalten.
Dieser zentrale Einstiegspunkt (Mybox) liefert den Mitarbeitern alles, was sie zum Arbeiten brauchen – wobei Mail und Kalender nur mehr Informationsbestandteile unter anderen sind, wie eine Aufgabenübersicht, abonnierte Feeds zu Projekten, ein persönliches Skydrive-Laufwerk, ein eigener Feed zu neuen Mitarbeitern oder eine zentrale Suche.
Zur Erhöhung der Usability sind die Angebote auf drei übersichtliche Säulen aufgeteilt:

1. Eine Infobox, in der man die Unternehmensnachrichten findet, die man aus klassischen Intranets kennt.
2. Eine Teambox für die tägliche Zusammenarbeit in Projekten und Arbeitsgruppen, wobei die Projektseiten sehr einfach angelegt werden können und wirklich die gesamte Projektkommunikation abdecken; damit auch neue Mitarbeiter, die ins Projekt stoßen, schnell im Bild sind.
3. Und schließlich die Toolbox, über die man zum Beispiel die Genehmigungsprozesse für ein neues Gewinnspiel auf Basis SharePoint-Technologie abbilden und strukturiert abwickeln lassen kann.

Effiziente ortsunabhänige Kommunikation statt endlosen Mail-Schleifen
Ein Zeichen, dass diese kulturelle Transformation gelingt, ist für Erich Schuster, „wenn der Blick auf die aktellen Newsfeeds und Konversationen in der Mybox zu einem Ritual wird. Weil es letztendlich nicht nur darum geht, den Austausch von Informationen und Erfahrungen zu fördern, sondern auch darum, über den eigenen Schreibtischrand, Abteilungsrand, Unternehmenrand hinauszuschauen.“ Ein situatives Meeting, das in der Zentrale einfach ist, bedarf zwischen Linz und Bregenz der technologischen Unterstützung. Wichtig für Erich Schuster ist, dass Technologie für Optionen sorgt und nicht für Zwänge: „Mit unserer neuen Lösung, die Kommunikation und Kollaboration nahtlos verbindet, ist es möglich, dass sich zum Beispiel die Gaming-Manager von Linz, Bregenz und Wien auf einer virtuellen Plattform treffen und ihre Erfahrungen austauschen, ohne sich in endlosen Mail-Schleifen zu verstricken. Ob sie das auf der Kollaboration-Plattform tun, im Chat oder als Video-Konferenz ist ihre Entscheidung. Wichtig ist, dass wir mit jeder gelungenen Interaktion als Unternehmen mehr zusammenrücken.“

Blick in die Zukunft um attraktiver Arbeitgeber zu bleiben
Erich Schuster hält darüberhinaus fest, dass die Richtungsvorgabe nicht nur nach innen weist: „Es geht uns auch darum, die Synergien innerhalb der Unternehmensgruppe zu nutzen und als Arbeitgeber attraktiv zu bleiben. Da kommt eine Generation in die Unternehmen hinein, die den Umgang mit unterschiedlichen Kommunikations- und Kollaborationstools voraussetzt“, hält Erich Schuster fest.

Und die nächsten Schritte? Ein Zugang für alle mobilen Devices, der über klassische Funktionen wie E-Mail und Kalender hinausgeht und direkten Zugriff auf die Portale erlaubt: „Weil wir sehen, dass gerade in diesem Zusammenhang die Nutzung von mobilen Devices enorm viel bringen kann – wenn ich zum Beispiel auf dem Weg zur Arbeit schauen will, was es in den Projekten Neues gibt.“ Dass die Umsetzung zeitnah erfolgen wird, versteht sich an dieser Stelle beinahe von selbst.

Über Microsoft Österreich
Die Microsoft Österreich GmbH ist eine Tochtergesellschaft der Microsoft Corporation/Redmond, U.S.A., des weltweit führenden Herstellers von Standardsoftware, Services und Lösungen. Seit 1991 ist Microsoft mit einer eigenen Niederlassung in Wien vertreten, seit 2006 verfügt das Unternehmen zudem mit Vexcel Imaging über eine F&E-Niederlassung in Graz. An beiden Standorten beschäftigt Microsoft insgesamt rund 340 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Das Ziel ist es, gemeinsam mit mehr als 5.500 heimischen Partnerunternehmen, Menschen und Unternehmen zu ermöglichen, durch Software ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Weitere Informationen: www.microsoft.com/austria