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Sie machen Österreich zum Place to be: Die Digitalen Helden der Österreich Werbung

© ÖW

Zu Jahresbeginn, wenn hierzulande gerade erst Kälte und Frost Einzug halten, dreht sich bei der Österreich Werbung bereits alles um die warme Jahreszeit. Der Sommer ist – ebenso wie der Winter – Hochsaison im Tourismus und wie jedes Jahr möchte man auch 2017 wieder möglichst viele Gäste aus dem In- und Ausland willkommen heißen. Um im internationalen Wettbewerb der Urlaubsdestinationen aufzufallen, ist viel Arbeit nötig. Täglich arbeiten die rund 200 MitarbeiterInnen der Österreich Werbung (ÖW) daran, dass Österreich auf der Urlaubswunschliste von Reisefans aus aller Welt nach ganz oben rückt. In Wien und den 20 Vertretungen weltweit – von Australien bis USA – arbeiten sie an der Positionierung Österreichs als attraktive Urlaubsdestination. Mit großem Erfolg: Österreich war 2016 ein besonders beliebtes Urlaubsziel.* Österreichweit wurden erstmals über 140 Mio. Nächtigungen verzeichnet, allein in Wien waren es 2016 knapp 15 Mio. Nächtigungen**. Dieser Erfolg ist nur möglich, wenn die MitarbeiterInnen der einzelnen Vertretungen optimal zusammenarbeiten und ein gemeinsames Bild von Österreich nach außen tragen. Dazu setzt die Österreich Werbung auf moderne Technik und intuitive Lösungen von Microsoft und ist damit Vorreiter in der österreichischen Tourismusbranche.

Bye bye Telefonanlage! Videokonferenzen und Telefonieren übers Internet
Neben der Planung, Umsetzung und Auswertung von Marketingaktivitäten und Kampagnen, werden auch die Partner der ÖW, insbesondere Destinationen, Betriebe und Hotels in unterschiedlicher Intensität betreut und Anfragen bearbeitet. Ein ständiger Austausch zwischen den Vertretungen in der ganzen Welt steht dabei auf der Tagesordnung.

Die rund 100 MitarbeiterInnen der ÖW in Wien führen mindestens einmal am Tag Telefon- oder Videokonferenzen über Skype for Business oder tauschen Informationen mit ihren KollegInnen im Ausland über das interne Soziale Netzwerk Yammer aus. Herkömmliche Telefone findet man im Wiener Büro der ÖW nur mehr wenige– „aus nostalgischen Gründen“, scherzt Daniela Rechberger, kaufmännische Bereichsleiterin IT in der ÖW. In einem Monat kommt die ÖW weltweit auf bis zu 14.000 Skype Sessions und spart sich so die Anschaffungs- und Instandhaltungskosten klassischer Telefonanlagen. „Die Videoanrufe machen Gespräche persönlicher und haben die Qualität unserer Meetings merkbar erhöht – die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden ist viel höher“, so Rechberger weiter.

Einsatz moderner Kommunikations-Technologien im Büro-Alltag der Mitarbeiter der Österreich Werbung. © ÖW/Lendl

Alle Dateien an einem Ort überall „griffbereit“
Damit die MitarbeiterInnen der Österreich Werbung optimal zusammenarbeiten können, muss nicht nur ein unkomplizierter kommunikativer Austausch sichergestellt sein, sondern auch ein sicherer Austausch der Dateien. Die Österreich Werbung hat dazu eine Kommunikations- und Informationsplattform basierend auf Microsoft SharePoint etabliert, die ihren Bedürfnissen gerecht wird.

© ÖW/Lendl

 „Mit SharePoint haben wir ein optisch ansprechendes, intuitives und praktisches Kommunikationsportal, das genau an unsere Bedürfnisse angepasst ist.“

Ulrike Rauch-Keschmann, Unternehmenssprecherin der Österreich Werbung

Alle Dateien der Österreich Werbung sind für MitarbeiterInnen immer und von überall aus auf SharePoint verfügbar. Da die MitarbeiterInnen mit Laptops ausgestattet sind, können sie so auch die Möglichkeit des Home Office nutzen. Die MitarbeiterInnen können auf SharePoint Dokumente, Präsentationen, Bild- und Videomaterial hochladen und auf verfügbare Dateien zugreifen. Dateien können dank Office 365 auch direkt online in Word, Excel oder PowerPoint bearbeitet werden – sogar in Echtzeit von mehreren MitarbeiterInnen gleichzeitig. So können z.B. auch Präsentationen gemeinsam erstellt werden.

© ÖW/Lendl

Damit alle Teams immer auf dem gleichen Stand sind, wird SharePoint auch als Informationsplattform verwendet. Alle MitarbeiterInnen können sich dort über aktuelle Themen informieren, Kalender teilen oder gemeinsame To-Do Listen erstellen.

Grenzenloser Speicherplatz in der Cloud
So unzählig die schönen Ecken Österreichs, so unzählig sind auch die Mengen an Fotos der heimischen Urlaubsdestinationen. Dazu kommen Monat für Monat neue Analysen, Daten, Reports und Berichte, regelmäßig neue Kampagnen, Partnerdaten und so weiter. Kurz gesagt: die Österreich Werbung produziert laufend enorme Datenmengen. Um diese in den Griff zu bekommen, musste eine Lösung her.

„Früher hatten wir immer wieder Schwierigkeiten. Dank der Cloud haben wir heute quasi unbegrenzten Speicherplatz und sind viel flexibler geworden. Das ist sensationell.“

Daniela Rechberger, kfm. Bereichsleiterin IT in der ÖW

Um lokal gespeicherte Dateien zu vermeiden kommt neben SharePoint auch OneDrive zum Einsatz – noch mehr Speicherplatz in der Cloud. Wird die nächste große Kampagne in Wien gemeinsam mit einer Agentur konzipiert, stellt ihr die ÖW das benötigte Bildmaterial, Schriften und Guidelines auf OneDrive zur Verfügung. Sobald die finalen Dateien vorliegen, werden sie einfach auf SharePoint mit den KollegInnen weltweit geteilt, damit auch die sie für ihre lokalen Aktivitäten nutzen oder adaptieren können.

© ÖW/Lendl

Besserer Service für Partner
Auch die Kommunikation mit den Partnern der ÖW nimmt im Tagesgeschehen eine zentrale Position ein. Eine der wichtigsten Aufgaben ist es, der heimischen Tourismusbranche das fundierte Wissen über Gäste und Märkte weiterzugeben. Die ÖW ist Ansprechpartner Nummer eins, wenn heimische Tourismusbetriebe Fragen zu Gästen oder Herkunftsmärkten haben. Außerdem setzt die ÖW bei zahlreichen Aktivitäten im In- und Ausland auf die Zusammenarbeit mit Partnern. Um noch vernetzter, enger und transparenter zusammenarbeiten zu können und die Grundlage für langfristige Partnerschaften zu optimieren, setzt sie auf Customer Relationship Management mittels Microsoft Dynamics CRM. „Früher waren die Kontakte und Informationen zu unseren Kooperationspartnern im In- und Ausland dezentral erfasst, dadurch waren diese nur sehr eingeschränkt verfügbar. Heute haben wir dank CRM tagesaktuelle Informationen zu den Wünschen unserer Partner und jeder ÖW Mitarbeiter auf der ganzen Welt kann darauf zugreifen und diese um seine Informationen ergänzen“ freut sich Richard Bauer, Bereichsleiter Partner Management. „In der Planung unserer Marketingaktivitäten können unsere MitarbeiterInnen dadurch gezielt auf die individuellen Präferenzen unserer Partner eingehen. Diese wiederum profitieren von Services, die auf ihre Bedürfnisse maßgeschneidert sind und von durchgängiger Qualität in der Kommunikation.

Vorhandene Daten für Organisationsziele nutzbar machen: Auf dem Weg zur umfassenden Business Intelligence Lösung
Als nationale Tourismusorganisation spielen die Themen Datenanalyse, -evaluation und Reporting eine große Rolle im Tagesgeschäft der ÖW. Die ÖW verfügt über eine stetig wachsende Menge an Daten, die in Jahres-, Finanz- und Partnerberichte einfließen. Diese Daten werden bereits heute analysiert und für die Steuerung genutzt. „Business Intelligence nimmt in unserer Arbeit einen immer größeren Stellenwert ein. Dementsprechend wollen wir künftig alle vorhandenen Daten in einem Tool vernetzen und für unsere Ziele nutzbar machen“, so die kfm. Bereichsleiterin IT Rechberger. „Auf diesem Weg können wir unsere Marketingmaßnahmen optimieren, indem wir alle relevanten Erfahrungswerte gemeinsam analysieren und Verbesserungspotentiale sowie Erfolgsfaktoren aufdecken.“
Schritt für Schritt geht die Österreich Werbung den Weg der Digitalisierung und macht vor, wie neue technische Möglichkeiten erfolgreich eingesetzt werden können. Dabei stellt die Digitalisierung die Basis, damit sich die MitarbeiterInnen in Ruhe um die eigentlichen Ziele kümmern können: die Schönheit Österreichs in die Welt hinauszutragen, das Bild der Urlaubsdestination Österreich gezielt zu formen und Touristen für eine Entdeckungsreise durch unser Land zu begeistern.

*  Statistik Austria
** Wiener Tourismusverband

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