El artículo de este día sobre Office 365 ProPlus fue escrito por Stephen Magnuson, Gerente de Infraestructura de TI y Servicios de Usuario Final en 3M. 3M es una compañía centrada en la ciencia con $32,000 millones de dólares en ventas, 90,000 empleados a nivel mundial y operaciones en 70 países.
En 3M nos sentimos muy orgullosos de nuestro historial de innovación y siempre luchamos por mejorar. 3M asume con seriedad nuestras implementaciones de TI, a fin de lograr un balance entre la innovación de nuevas tecnologías, la demanda de los usuarios y el potencial de productividad que pueden aportar. Microsoft nos proporcionó las herramientas para ayudar a acelerar y simplificar la implementación de Office 365 ProPlus, inclusive en un ambiente grande y diverso como el nuestro. Tan solo cuatro meses después de anunciar nuestros planes con Office 365 en la compañía, hemos implementado Office 365 ProPlus para más de 60,000 empleados y en unos 6,000 dispositivos móviles.
La generación de valor a través de la colaboración
3M posee una cultura de colaboración creativa que inspira el desarrollo de tecnologías potentes, y continuamente nos esforzamos por presentar productos nuevos que resuelvan los retos de nuestros clientes. La siguiente gran idea puede surgir de cualquier parte de la compañía, y nuestra empresa es más exitosa cuando las ideas fluyen con facilidad, ya sea entre nuestros centros mundiales de investigación y desarrollo o de un vendedor que comparte su experiencia de venta con otros dentro de la empresa.
Después de invertir en soluciones de colaboración durante más de 10 años (cada equipo elige sus favoritas), nuestros sistemas se encontraban desconectados. Nos tomaba mucho tiempo realizar las conexiones que necesitamos internamente o con los clientes, proveedores y distribuidores. Ahora, podremos mejorar y acelerar esas conexiones a través del uso de Office 365 en toda la compañía.
Nuestros departamentos de Ventas y Mercadotecnia esperaban ansiosos la capacidad de utilizar Office 365 en múltiples dispositivos. Por lo general emplean tabletas en sus visitas a los clientes y dedican mucho tiempo a convertir las presentaciones en archivos PDF para que se muestren correctamente. Con la disponibilidad actual de Office en nuestros dispositivos móviles, los vendedores pueden llevar a cabo sus presentaciones desde cualquier dispositivo, sin preocuparse por problemas de fidelidad en los documentos.
Se eliminan los problemas de compatibilidad de aplicaciones
Tuvimos muchos problemas de compatibilidad de aplicaciones cuando migramos de Office 2003 a Office 2007, además de que nos tomó 18 meses concluir la actualización. Office 365 ProPlus nos ha brindado una experiencia muy distinta. Después de probar la solución en unos cuantos dispositivos clave, nos percatamos de que la compatibilidad entre las versiones era mucho mejor de lo que habíamos experimentado en el pasado. Fue mínima la cantidad de aplicaciones de terceros que tuvimos que actualizar.
Algo que también simplificó el proceso fue haber decidido implementar Office 365 ProPlus en una configuración paralela a Office 2007. El hecho de conservar Office 2007 ayudó a superar el inevitable miedo al cambio. Sabíamos que todos podían continuar trabajando sin importar lo que sucediera durante la implementación. En unos meses desinstalaremos Office 2007, una vez que todos se sientan cómodos con la nueva solución.
El autoservicio para acelerar el progreso
Cuando nos enteramos por primera vez de Click-to-Run, sabíamos que queríamos utilizarlo porque libera al departamento de TI de la responsabilidad de realizar las instalaciones y actualizaciones y permite que sean los propios usuarios quienes las administren. Optamos por emplear System Center Configuration Manager y un portal de autoservicio para usuarios, lo cual nos permitió ahorrar ancho de banda al conducir la implementación desde puntos de distribución locales, sin dejar de ofrecer las ventajas de Click-to-Run.
Enviamos enlaces a 5,000 de los primeros adoptadores y luego comenzamos a implementar en olas geográficamente distribuidas para minimizar el impacto en los centros de soporte y en las redes de las regiones. La implementación iba tan bien que pronto comenzamos a enviar 20,000 enlaces a la semana. La parte de autoservicio de la implementación duró unos dos meses y 48,000 empleados instalaron Office por sí solos, con hasta 10,000 instalaciones a la semana. Una vez concluido ese proceso, comenzamos a enviar alertas sobre la implementación a los demás empleados.
Nuestros dispositivos ahora instalan las actualizaciones de Office automáticamente desde la nube, sin la intervención del departamento de TI. Ese ha sido uno de los grandes beneficios del cómputo en la nube: el departamento de TI puede liberarse del lento y tedioso proceso de entregar actualizaciones y enfocarse en ayudar a los usuarios a sacar el mayor provecho posible de las nuevas características. Además, el hecho de que Office 365 ProPlus se actualiza desde un aspecto tanto funcional como de seguridad fue un factor determinante en nuestra decisión de compra, ya nunca tendremos que volver a realizar una actualización grande de Office.
Un cambio bien manejado
Office 365 es un proyecto importante para la compañía, de modo que nos aseguramos de que los empleados estuvieran preparador para utilizarlo. Designamos un patrocinador ejecutivo para que difundiera el proyecto a través de un video. Asimismo, nuestros centros de colaboración estuvieron dedicados a Office 365 durante seis meses para que los empleados pudieran acudir a ellos y familiarizarse con la nueva solución por medio de demostraciones, literatura y cursos.
Con Office 365 ProPlus no hubo necesidad de efectuar una capacitación obligatoria porque nuestros empleados ya conocían Office y sentíamos que podían comenzar a utilizar Office 365 ProPlus de inmediato. Y estábamos en lo cierto: lo entendieron desde el primer día. Aquellos empleados que deseaban aprender más recibieron folletos con consejos, sesiones de aprendizaje electrónico y videos de 90 segundos con tareas específicas.
Los resultados y beneficios de la adopción
Una vez que la mayoría de los empleados contaban con Office 365 ProPlus, hicimos Lync Online disponible para todos. Los beneficios económicos de Lync Online, en combinación con las nuevas funciones móviles, fueron un gran incentivo para realizar el cambio.
También hubo una amplia adopción de OneDrive para Empresas, con cerca de 10,000 usuarios activos. Actualmente tenemos unos nueve terabytes (TB) de datos en OneDrive, y esa cifra aumenta medio terabyte a la semana. OneDrive resulta especialmente útil para nuestros equipos de Ventas y Mercadotecnia porque les permite acceder a los documento desde cualquier lugar. Los documentos en las PC de los usuarios se respaldan de manera automática en la nube, se sincronizan en todos sus dispositivos, y se pueden compartir en forma fácil y segura con otros empleados y clientes de 3M.
Promovimos este proyecto mediante el eslogan “Tomar decisiones más rápido, mejorar la velocidad a la que hacemos negocios”. Aunque solo han pasado algunos meses, las diferencias son visibles. Estoy ansioso por implementar Office 365 en su totalidad con Exchange Online y SharePoint Online para ver cuánto más valor podemos agregar.
—Steve
Magnuson
