Los esfuerzos para lograr la oficina moderna de Henkel AG & Co. KGaA

Los esfuerzos para lograr la oficina moderna: Cómo Henkel migró a más de 40,000 usuarios de Office 2003 a Office 365 ProPlus en cinco meses.

 

Este artículo fue escrito por Markus Petrak, Director Corporativo de Soluciones Empresariales Integradas y Nuevas Tecnologías/Office 365 en Henkel AG & Co. KGaA.

Markus Petrak, Corporate Director

Aquí en Henkel hemos estado muy ocupados modernizando nuestra infraestructura de TI. Después de actualizar nuestras computadoras a Windows 7, decidimos adoptar Microsoft Office 365 para todas nuestras necesidades de productividad. Office 365 es una solución de productividad basada en la nube que incluye Exchange Online, Lync Online, SharePoint Online y el cliente Office 365 ProPlus. Utilizábamos Lotus Notes y Office 2003, pero sentíamos que no estábamos desarrollando todo el potencial de la empresa. Queríamos disminuir los silos, y en el pasado dependíamos del correo electrónico para la mayoría de las comunicaciones.

Por tal motivo, decidimos invertir en un conjunto de herramientas modernas e integradas que soportaran un ambiente laboral más productivo y moderno. En lugar de invertir en la actualización de soluciones viejas, optamos por dar un gran salto hacia delante. Office 365 fue la solución perfecta para asegurar que siempre brindemos las últimas capacidades en el futuro.

Comenzaré por decir que el proyecto fue un éxito rotundo. En tan solo cinco meses, migramos a más de 40,000 usuarios en todo el mundo a Office 365 ProPlus. Mucha gente pensó que no lo lograríamos en tan poco tiempo, pero decidimos actuar rápidamente en lugar de dedicar tiempo y dinero a intentar integrar los ambientes viejos y nuevos. Nuestros empleados están muy contentos con la versión más reciente de Office y están aprovechando sus nuevas capacidades como información de presencia y edición simultánea de documentos. Un indicio del éxito que se produjo al cambiar la cultura del correo electrónico fue que el uso de Lync aumentó de un puñado de usuarios a casi el 50% de la compañía en unos cuantos meses.

Alianza con Microsoft

Hubo algunos retos en el camino, pero pudimos trabajar con Microsoft para resolver cada uno de estos. Microsoft nos brindó gran apoyo durante el proceso de venta, y nos hicieron sentir tranquilos con las capacidades de seguridad y cumplimiento de Office 365. Además, estamos muy satisfechos con el soporte continuo de Microsoft para el servicio Office 365 y con su manera de responder a nuestras necesidades. Hemos obtenido respuestas rápidas a nuestra retroalimentación en relación con las actualizaciones periódicas de capacidades nuevas, tales como la recién agregada capacidad de controlar cuáles componentes de Office se instalarán y mejoras de compresión para reducir el tamaño de las actualizaciones.

“En lugar de invertir en la actualización de soluciones viejas, optamos por dar un gran salto hacia delante. Office 365 fue la solución perfecta para asegurar que siempre ofrezcamos las últimas capacidades en el futuro”.

Markus Petrak

Henkel AG & Co. KGaA

Director Corporativo de Soluciones Empresariales Integradas

Compatibilidad de aplicaciones

El reto más grande de la implementación quizá fue la compatibilidad de aplicaciones, tanto con la migración inicial como con las actualizaciones periódicas de Microsoft para Office 365 ProPlus. Utilizamos Office 2003 cerca de 10 años, de modo que había muchas aplicaciones que se interconectaban con la solución. Por lo general, Microsoft recomienda dejar la copia existente de Office en la máquina para que esté disponible para las aplicaciones incompatibles, pero preferíamos no hacerlo porque Office 2003 ya había cumplido su fecha de final de vida.

Catalogamos las aplicaciones que se administraban centralmente y proporcionamos a los dueños de las aplicaciones acceso a máquinas virtuales equipadas con Office 365 ProPlus para que condujeran pruebas. También brindamos a los usuarios finales acceso para evaluar los macros o plug-ins de Lotus Notes que pudieran tener. En total, catalogamos y probamos 1,350 aplicaciones.

En términos generales, las pruebas de compatibilidad resultaron bien, pero había 20 aplicaciones que no eran compatibles, de las cuales la mayoría ya no contaban con soporte de sus proveedores o eran aplicaciones que nosotros habíamos creado. Logramos modificar y parchar la mayor parte de esas aplicaciones. En cuanto a las restantes, aprovechamos las capacidades paralelas de Office 365 ProPlus para instalar una copia de Excel 2007 para los usuarios que lo necesitaban. Fue una sorpresa agradable descubrir que el 99% de nuestras aplicaciones podían trasladarse directamente de Office 2003 a Office 2013.

Seguimos evaluando la compatibilidad de aplicaciones en nuestros sistemas más importantes con cada actualización mensual, pero estamos adquiriendo mayor confianza a medida que más proveedores soportan activamente Office 365 ProPlus y conforme empezamos a utilizar el modelo de Aplicaciones para Office en las nuevas aplicaciones. SAP recientemente anunció que sus productos soportarán el ciclo de vida de las versiones, lo cual fue un alivio para nosotros. Microsoft se ha comprometido a no modificar significativamente el modelo de objetos en el futuro, de forma que nuestras aplicaciones seguirán funcionando.

 

Implementación y Actualizaciones de Office

Cuando consideramos Office 365 por primera vez, nos preocupaba que nuestros empleados tuvieran que registrarse cuando utilizaran Office. No queríamos una experiencia de usuario más complicada. Con Active Directory Federation Services (ADFS), logramos brindar a nuestros usuarios exactamente la misma experiencia que tenían antes. La instalación de ADFS fue muy sencilla, y DirSync no nos causó ningún problema.

Click-to-Run, la tecnología de implementación que utiliza Office 365 ProPlus, es algo nuevo para nosotros, así como el concepto de actualizaciones mensuales de Office, por lo que debíamos pensar en la mejor manera de conservar la confiabilidad de nuestro ambiente. Contábamos con un servidor Distributed File Service (DFS) en cada uno de nuestros 63 dominios y luego utilizamos nuestra solución LANDESK para administrar la implementación. Esa fue la manera más fácil de realizar la implementación porque no todos nuestros sitios tienen conexiones directas a Internet.

“Migrar a toda la compañía a la versión más reciente de Office en cinco meses fue un gran logro, ya que esperábamos que nos tomara por lo menos un año”.

Markus Petrak

Henkel AG & Co. KGaA

Director Corporativo de Soluciones Empresariales Integradas

Debido a que tenemos operaciones en 75 países, nuestros empleados hablan muchos idiomas distintos, y por lo general implementamos soporte para varios idiomas en cada una de nuestras máquinas. La implementación Click-to-Run estándar instalaría Office en el mismo idioma del sistema operativo, pero deseábamos instalar varios idiomas en cada máquina, ya que comúnmente instalamos el inglés además de los idiomas locales. Esa cuestión se resolvió con una sencilla secuencia de comandos de Windows PowerShell que detecta los idiomas ya instalados en el dispositivo e instala una copia de Office para cada uno.

La implementación y activaciones iniciales fueron muy sencillas, con una tasa de error de menos de 2%. Cuando llegaba a presentarse una falla, generalmente se debía a una aplicación incompatible en la máquina del usuario o a una licencia que no se había asignado. Esos problemas se resolvieron fácilmente y la implementación se llevó a cabo en forma muy rápida.

 

Preparados para una cultura de cambio

En el área de TI, no solo cambiamos la manera en que administramos las versiones de software, sino también la cultura de cómo interactuamos con nuestros colegas en Henkel. Ahora tenemos la oportunidad de impulsar la productividad en toda la empresa y de mejorar la manera en que la compañía evolucionará en el futuro al promover activamente la adopción de tecnologías nuevas. Hemos diseñado un amplio programa de capacitación que preparará tanto a la alta dirección como a los usuarios finales para la nueva solución. Además, desarrollamos nuestra propia difusión de marca para la solución Office 365 —“Office 365: Simplifica tu manera de trabajar”— y nos aseguramos de que todos estuvieran listos para utilizarla. Sostuvimos sesiones informativas, enviamos correos electrónicos personalizados que se tradujeron a 27 idiomas diferentes, desarrollamos 56 módulos de aprendizaje electrónico en 10 idiomas distintos e incluso colocamos quioscos en las cafeterías de las oficinas en varias partes del mundo para responder dudas. Asimismo, incorporamos nuevos canales de aprendizaje y comunicación, tales como Office 365 Tube con videos tutoriales cortos y sesiones MOOC, que son seminarios web de 30 minutos con una presentación y una sección de preguntas y respuestas. Gracias a que preparamos a nuestros usuarios, a que nos reunimos con los ejecutivos y gerentes y a que nos planteamos expectativas objetivas, logramos concluir esta migración de gran escala con niveles muy altos de satisfacción entre los usuarios. Uno de los indicadores clave de desempeño más importantes para mí fue que nadie haya escalado algún problema a mi jefe durante el proceso.

 

Conclusión

En fin, esa fue nuestra experiencia. Migrar a toda la compañía a la versión más reciente de Office en cinco meses fue un gran logro, ya que esperábamos que nos tomara por lo menos un año. Dada la facilidad con la que pudimos migrar de Office 2003, supongo que es mucho más sencillo hacerlo de Office 2010. La implementación rápida y fluida de Office nos permitió adoptar otras tecnologías de nube: ahora contamos con Lync Online y Exchange Online en toda la compañía y el uso de SharePoint Online está aumentando. Sin duda, tendremos un futuro muy productivo con Office 365.

 

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