Dr. Matthias Geselle, vicepresidente y miembro del equipo de liderazgo de TI en Merck.
*Merck es la compañía farmacéutica y química más antigua del mundo que cuenta con operaciones en 66 países. Desde 1668, su nombre ha sido sinónimo de innovación, éxito empresarial y emprendimiento responsable. Hace negocios bajo los nombres EMD Millipore y EMD Serono en Estados Unidos y Canadá.
Connect 15 es el programa a nivel compañía de Merck que busca remplazar el modelo fragmentado de herramientas de colaboración, mensajes y comunicación por una tecnología Microsoft unificada, que simplifique la comunicación en todo el mundo y facilite la colaboración entre empleados, socios y clientes. Una vez que todo esté implementado, Connect 15 permitirá una nueva forma de trabajar dentro de Merck. El primer paso en nuestra iniciativa fue actualizar nuestra suite Office de Office 2007 a Office 365 ProPlus, seguido de un cambio de Lotus Notes a Exchange para correo electrónico y de IBM Sametime a Microsoft Lync para mensajería instantánea.
La primera implementación de Office 365 se llevó a cabo en junio de 2014, y desde el 4 de marzo de 2015 hemos migrado a más de 36,000 empleados a Office 365 ProPlus y 28,500 usuarios a Exchange. Planeamos terminar la transición para mediados de abril, lo que suma un total de 11 meses para la implementación total.
El objetivo en la fase inicial era asegurar una transición transparente hacia la nueva tecnología, meta que efectivamente alcanzamos. Llevamos a cabo una encuesta entre los primeros 23,000 usuarios que migraron a Office 365 ProPlus, Exchange y Lync, y recibimos retroalimentación muy positiva sobre la implementación y los productos. Sabíamos que habíamos comenzado con el pie derecho. Nuestros empleados están ansiosos por contar con otras capacidades Lync como funciones de audio y video conferencias, así como el nuevo lugar de trabajo digital en SharePoint para comunicación y colaboración.
Merck está usando Office 365 para remplazar un grupo de tecnologías desconectadas como Lotus Notes, Sametime y WebEx, las cuales hemos implementado con el paso del tiempo. Con la solución Microsoft, tendremos una forma completamente nueva de trabajar en conjunto una vez que sean lanzados todos los componentes del programa Connect 15. Nuestros empleados están notando que este cambio va mucho más allá de sólo obtener una nueva versión de Office o un nuevo sistema de correo electrónico. En vez de trabajar con documentos, colaboraremos con ellos. El objetivo es mejorar la productividad y reducir los costos operativos dentro de la organización.
Para prepararnos para la migración de Office, analizamos nuestras aplicaciones que se integran con Office y nos sorprendió identificar que sólo algunas requerían de actualización. Decidimos elegir la opción de dejar Office 2007 instalado en una configuración lado a lado con Office 365 ProPlus para alrededor del 1% de nuestros empleados que usan aplicaciones que están siendo actualizadas.
A través de la Política de Grupos para implementar Office 365 ProPlus, habilitamos el software por función dentro de Alemania, y por país en el resto del mundo. En cada locación, capacitamos a un miembro del personal de TI para actuar como agente de cambio. Cuando los empleados recibieron su actualización Office y en especial cuando migraron de Lotus Notes a Outlook, los agentes de cambio estuvieron ahí para responder preguntas. Además de contar con el apoyo de especialistas en las oficinas, desarrollamos extensos cursos de eLearning y de capacitación presencial, hicimos eventos de mercadotecnia y produjimos una serie de documentos de preguntas frecuentes y otro tipo de material de comunicación.
La siguiente fase del programa, que está planeado para abril del 2015, realmente se enfocará en mejorar la experiencia Office 365, en especial las capacidades Lync y SharePoint. Nuestros agentes de cambio llevarán a cabo eventos para demostrar la nueva forma de trabajar y reforzar el cambio cultural, y después trabajarán con equipos individuales para crear soluciones personalizadas. Creemos que Microsoft OneDrive for Business es un elemento clave en esta siguiente fase. OneDrive hace posible compartir y colaborar en documentos desde cualquier lugar con el uso de cualquier dispositivo. Esperamos continuar nuestro recorrido con gran éxito tal como ha sido nuestra implementación de Office 365 ProPlus.
