Studi New World of Work Tunjukkan Pentingnya Transformasi Tempat Kerja bagi Peningkatan Produktivitas dan Daya Saing Bisnis di Indonesia

 |   vishnum

Indeks New World of Work ungkapkan tingkat adopsi gaya kerja baru pada bisnis di Indonesia yang lebih tinggi dibandingkan negara-negara Asia Pasifik lainnya, meski tidak didukung dengan tingkat kepuasan seimbang.

Studi Microsoft yang melibatkan bisnis se-Asia Pasifik menunjukkan adanya ekspektasi karyawan terhadap tempat kerja yang masih belum terpenuhi dalam hal produktivitas, kolaborasi, dan inovasi di era mobile-first, cloud-first. Dari studi ini, tercermin bahwa sebanyak 74% karyawan bisnis di Asia Pasifik dan 92% karyawan bisnis di Indonesia telah memposisikan diri sebagai mobile workers. Selain itu, studi ini juga mengungkapkan Indeks New World of Work (Gaya Kerja Baru) mengenai bagaimana para pekerja melihat peluang mereka dalam meraih kesuksesan di era digital yang serba cepat dan modern seperti saat ini.

Studi New World of Work yang diselenggarakan oleh Microsoft terhadap bisnis melibatkan lebih dari 200 responden asal Indonesia dan menghasilkan insight seputar kebutuhan mereka dalam menjalani kehidupan profesional dan personal, serta kesenjangan yang menghalangi mereka untuk berkembang. Indeks New World of Work ini didapatkan dari responden yang telah memposisikan diri sebagai mobile workers dan memperlihatkan hasil yang berbeda-beda dari negara-negara se-Asia Pasifik. Nilai rata-rata Asia Pasifik adalah 40 dari 100, dengan 21 sebagai nilai terendah yang berasal dari Taiwan dan 62 sebagai nilai tertinggi yang berasal dari Indonesia. Sayangnya, hanya 29% karyawan di Indonesia yang telah merasa terfasilitasi oleh tempat kerja mereka untuk menghadapi tantangan dalam era gaya kerja baru.

Adapun tiga prinsip utama dalam New World of Work adalah:

  1. Orang: Karyawan yang telah memasuki era New World of Work memiliki kemampuan untuk bekerja secara fleksibel dan produktif di tempat kerja modern berbasis digital. Mereka juga didukung oleh pemimpin dan budaya kerja yang dapat membantu mereka untuk meraih kesuksesan dalam lingkungan yang dinamis ini.
  2. Tempat Kerja: Karyawan dapat bekerja secara fleksibel, kapanpun dan di Tempat kerja mereka telah mendukung sistem kerja kolaboratif dan dinamis. Kebijakan di tempat kerja juga mendukung gaya kerja yang dapat dilakukan secara fleksibel di kantor, rumah, maupun ketika karyawan sedang bersama konsumen.
  3. Teknologi: Karyawan difasilitasi dengan teknologi yang memungkinkan mereka mencapai kesuksesan di lingkungan kerja, menunjang mereka untuk bekerja secara kolaboratif di manapun mereka berada.

Microsoft bekerjasama dengan Organisation Solutions, sebuah konsultan global yang membantu orang dan perusahaan dalam menjawab tantangan untuk berkembang. Organisation Solutions juga mendesain penelitian dan memberikan insight melalui data yang diperoleh.

Chief Operating Officer (COO) Organisation Solutions, Dr James Eyring, mengatakan, “Dalam beberapa dekade terakhir, sistem kerja telah berevolusi menjadi sistem kerja yang membutuhkan kolaborasi jarak jauh. Banyak perusahaan progresif telah mengubah suasana, kebijakan dan kapabilitas perusahaannya agar dapat menjadi lebih sukses di lingkungan kerja saat ini. Dengan memperbolehkan karyawan bekerja di mana saja dan kapan saja, perusahaan tersebut berhasil meningkatkan kolaborasi, inovasi dan juga produktivitas karyawannya, sehingga mampu memberikan pelayanan yang lebih baik kepada konsumen dan mengembangkan bisnis perusahaan. Perusahaan-perusahan tersebut juga mampu mendukung fleksibilitas para karyawan dan lebih menarik minat talenta muda yang telah terbiasa berada dalam lingkungan mobile. Survei New World of Work Microsoft memberikan insight yang sangat berharga terkait prinsip-prinsip gaya kerja baru (orang, tempat kerja dan teknologi) yang akan berdampak pada kesuksesan bisnis serta membantu menarik dan mempertahankan talenta yang dimiliki. Asia mempunyai beberapa peluang unik untuk melakukannya dengan lebih baik, terutama dengan pasar yang sedang berkembang.”

Hasil penelitian memperlihatkan bahwa konsep tradisional tentang bekerja telah mengalami perubahan, bahkan pada bisnis di Indonesia.

  1. Organisasi yang responsif: 80% responden Indonesia mengaku diharuskan untuk merespon pemangku kebijakan perusahaan dalam waktu tidak lebih dari empat jam; dan 77% responden mengatakan mereka diharuskan merespon konsumen dalam waktu tidak lebih dari empat jam.
  2. Pekerjaan tidak selesai tepat pukul 17.00: Mayoritas responden (93%) mengatakan mereka tetap dituntut untuk dapat dihubungi di luar jam kantor agar bisa menyelesaikan tugas secara efisien.
  3. Keterbatasan mobilitas dialami oleh tenaga kerja yang sangat mobile: Para responden mengatakan, dua alasan utama mengapa mereka harus hadir di kantor adalah agar dapat mengakses perlengkapan dan alat kantor (64%) serta mendapatkan informasi penting (31,5%). Hanya 45% dari responden yang merasa produktif bekerja dari luar kantor (rumah, tempat konsumen, ruang publik).
  4. Budaya Bring-your-own-device dan Bring-your-own-service terus meningkat: Sebanyak 50% responden yang merupakan karyawan di Indonesia menggunakan perangkat personal dan 44% menggunakan perangkat dari kantor untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.
  5. Keseimbangan antara kehidupan pribadi dan kantor menjadi sebuah tantangan: 77% responden Indonesia mengatakan keseimbangan antara kehidupan pribadi dan kantor menjadi aspek penting dari pekerjaan mereka, namun hanya 47% responden yang merasa telah mencapai hal tersebut.
  6. Bisnis Indonesia telah membuat kemajuan dalam mengadopsi praktek berkelanjutan, terbukti 81% responden mengatakan bahwa organisasi mereka telah bergerak ke arah paperless, di atas rata-rata regional yang hanya 73%.

Selama 10 tahun terakhir, globalisasi dan inovasi teknologi telah membawa dunia lebih dekat dan menghadirkan perubahan fundamental terkait kehidupan dan sistem kerja orang. Sebanyak 90% bisnis di Asia terdiri dari bisnis skala usaha kecil menengah dan memiliki kontribusi yang sangat tinggi terhadap pertumbuhan ekonomi.

“Microsoft melakukan studi ini untuk dapat memahami bagaimana pekerjaan dan kehidupan pribadi karyawan di Asia Pasifik mulai berubah. Studi ini juga dimaksudkan untuk menentukan seberapa besar dukungan yang telah karyawan terima dalam mencapai kesuksesan. Meskipun teknologi memiliki peran kunci untuk memungkinkan karyawan bekerja dari manapun dan meningkatkan produktivitasnya, ada aspek-aspek lain seperti budaya organisasi, kebijakan, infrastruktur, peluang kolaborasi atau kemampuan untuk menanggulangi hal-hal yang menghalangi inovasi, yang menjadi semakin penting bagi organisasi dalam usahanya menjadi lebih kompetitif,” ujar César Cernuda, President Director, Microsoft Asia Pasifik.

Karyawan di Negara Berkembang Dapat Melampaui Negara Maju di Dunia Kerja Moderen

Indeks New World of Work berasal dari para responden yang mengukur diri mereka melalui tiga prinsip utama dalam dunia kerja modern, yaitu orang, tempat kerja dan teknologi. Lebih dari 100 karyawan merasa bahwa perusahaan tempat mereka bekerja memungkinkan mereka untuk lebih produktif, kolaboratif dan inovatif, serta di saat bersamaan, memastikan kesejahteraan pribadi mereka.

 

Pasar

 

Peringkat

 

Skor Indeks NWoW

Persentase Responden yang menggunakan 4 hingga 5 Alat Kolaboratif seperti email, dokumen kolaboratif, file sharing, virtual meeting dan sosial
Asia Pacific wide 40.33 52%
Indonesia 1 61.67 67%
Philippines 2 61.00 80%
Vietnam 3 44.33 80%
Thailand 4 42.33 56%
Malaysia 4 42.33 52%
Hong Kong 6 36.67 50%
Australia 7 36.33 35%
Singapore 8 34.67 47%
New Zealand 9 23.33 50%
Taiwan 10 21.00 40%

Penelitian ini juga menyertakan beberapa pengamatan untuk mendukung indeks di atas, yaitu:

  • Karyawan di negara berkembang merasa mendapat dukungan yang lebih baik untuk memasuki dunia kerja modern, dan dengan senang hati menggunakan alat-alat pendukung produktivitas yang memungkinkan mereka bekerja secara lebih baik dan cerdas. Mereka juga membawa perangkat sendiri untuk mempermudah koneksi dan menjadi lebih produktif. Hal ini diperkuat oleh pendapat mayoritas responden yang menggunakan 4-5 layanan produktivitas saat ini.
  • Karyawan di negara maju bekerja dengan alat-alat pendukung produktivitas kerja yang sudah tersedia, tetapi mereka tidak memanfaatkan alat-alat tersebut seperti halnya karyawan di negara berkembang. Hal ini mungkin disebabkan oleh kebijakan yang lebih ketat atau sistem dan proses yang telah diterapkan di tempat kerja.
  • Hasil penelitian ini menunjukan bahwa 67% responden di Indonesia menggunakan setidaknya 4 sampai 5 layanan online untuk memenuhi kebutuhan kerja mereka (email, media sosial, virtual meeting, dan layanan file-sharing berbasis cloud). Tingkat pemakaian di Indonesia ternyata lebih tinggi dibandingkan negara-negara Asia Pasifik lainnya yang sebesar 52%. Sebagai catatan, perbedaan ini sangat jelas karena penggunaan layanan online di negara berkembang rata-rata sebesar 67%, sementara di negara maju rata-rata sebesar 44%. Dalam dunia digital masa kini, karyawan di negara berkembang akan dapat melampaui mereka yang berada di negara maju dalam menyambut era gaya kerja baru.
  • Lima layanan online yang paling banyak digunakan oleh para karyawan UKM dalam bekerja adalah:
  Asia Pasifik Indonesia
1. Email (89%) Email (89%)
2. Social tools (66%) Social tools (81%)
3. File sharing services (62%) Document collaboration tools (75%)
4. Document collaboration tools

(61%)

File sharing services (70%)
5. Virtual meeting tools (56%) Virtual meeting tools (60%)

Membuka Era New World of Work di Asia Pasifik

Ketika perusahaan atau bisnis mengadopsi prinsip-prinsip New World of Work, mereka dapat menambah pengetahuan bisnis baru, menyadari efisiensi operasional yang lebih besar, berkomunikasi dan berkolaborasi secara real time – dan di saat yang sama juga mengurangi dampak negatif terhadap lingkungan (paperless). Faktanya, New World of Work menghadirkan empat keuntungan bagi bisnis, yaitu: tenaga kerja yang lebih produktif, kolaboratif, inovatif dan tempat kerja yang lebih menyenangkan.

Tiga keuntungan utama yang disampaikan oleh para karyawan adalah:

  1. Dapat bekerja secara produktif di manapun (63,5%)
  2. Dapat berbagi ide, dokumen dan informasi dengan kolega secara cepat (55%)
  3. Dapat menjadi lebih responsif terhadap konsumen (46,5%)

Meskipun demikian, hanya 29% pekerja di Indonesia yang telah merasa terfasilitasi untuk menghadapi tantangan di dunia kerja saat ini. Produktivitas dan pemeliharaan talenta menjadi kunci utama yang diperhatikan oleh bisnis di Asia Pasifik. Oleh karena itu, perusahaan-perusahaan tidak bisa lagi mengabaikan kebutuhan karyawan mereka agar dapat meningkatkan produktivitas serta mengintegrasikan kehidupan kerja yang lebih baik dalam New World of Work.

Teknologi mengubah bentuk bisnis saat ini dan memainkan peran besar yang memungkinkan mereka menjembatani kesenjangan dalam New World of Work – kolaborasi, produktivitas, inovasi, dan kesejahteraan. Berikut adalah empat kunci utama yang dapat dilakukan oleh bisnis:

  1. Berkomunikasi, berkolaborasi, mengadakan meeting, dan berbagi ide secara real time dari manapun – dengan menggunakan solusi cloud berskala enterprise yang memungkinkan dilakukannya email, document sharing, virtual meeting, dan file sharing.
  2. Bekerja dari perangkat apapun – dengan 56% karyawan membawa perangkat mereka sendiri untuk bekerja – seperti smartphone, tablet, dan laptop – bisnis dapat memanfaatkan potensi untuk berbagi ide dan pengetahuan secara real time terkait bagaimana bisnis berjalan – sesuatu yang generasi milenial lakukan secara alami di
  3. Memungkinkan sistem kerja jarak jauh yang aman – dengan memanfaatkan Office 365, solusi online yang aman untuk sistem kerja jarak jauh.
  4. Bebas mengakses teknologi: Alat-alat produktivitas perlu disediakan untuk seluruh tenaga kerja. Menurut studi yang Microsoft lakukan, responden yang menduduki posisi manajerial merasa mereka lebih responsif kepada pemangku kepentingan (35%) dibandingkan posisi non-manajerial (23%).

“Peningkatan produktivitas merupakan tujuan krusial bisnis di Indonesia saat ini. Dari luar, bisnis nampak tidak bisa mendedikasikan Sumber Daya Manusia (SDM) mereka untuk menyelesaikan tantangan, atau menempatkan seorang spesialis untuk setiap peran. Namun faktanya, orang-orang yang ada dalam bisnis – baik yang bekerja sebagai karyawan maupun wirausaha – cenderung memiliki beberapa peran. Oleh karena itu, meningkatkan produktivitas –atau dapat mengerjakan hal secara strategis– sangat penting bagi keberhasilan bisnis saat ini,” ujar Peter Sutiono, Small & Midmarket Solutions & Partners (SMS&P) Director, Microsoft Indonesia.

Menemukan Kembali Makna Produktivitas Melalui Microsoft cloud

Layanan cloud memungkinkan organisasi untuk mentransformasi tempat kerja dan membantu mengarahkan kegiatan bisnis dari skala terkecil hingga terbesar. Menurut Boston Consulting Group, bisnis yang menggunakan cloud dan teknologi mobile jauh lebih unggul dari bisnis-bisnis lainnya di pasar yang sama. Mereka melakukan pekerjaan dua kali lipat lebih cepat dibandingkan bisnis skala kecil, dan meningkatkan pendapatan tahunan hingga 15% lebih cepat dari perusahaan-perusahaan lain yang tingkat adopsi teknologinya lebih rendah.

Solusi Microsoft untuk bisnis memungkinkan karyawan untuk bekerja secara kolaboratif di manapun, dengan pengalaman lintas PC, tablet serta perangkat mobile lain yang serupa. Melalui Office 365, bisnis dapat memperoleh keuntungan yang dapat mendukung produktivitas mereka di tempat kerja modern:

  • Mobilitas modern: Dengan tersedianya aplikasi Office yang familiar pada iOS, Android serta Windows, pengguna bisa menyelesaikan pekerjaannya kapanpun dan di
  • Kolaborasi modern: Bisnis bisa mendapatkan akses ke online tools tingkat enterprise yang memungkinkan pengguna untuk berbagi dokumen dan melakukan editing secara real time. Office Delve kini tersedia pada semua Office 365 untuk pengguna dari kalangan pebisnis, dan mampu menggarisbawahi informasi yang relevan dengan pengguna berdasarkan tugas dan rekan yang sering bekerja bersama pengguna secara
  • Rapat modern: Skype for Business merupakan sebuah platform komunikasi dan kolaborasi yang memberikan pengalaman penggunaan Skype dengan keamanan, kepatuhan, dan pengawasan tingkat enterprise. Skype for Business menawarkan beragam fitur termasuk presence, IM, panggilan suara dan video, serta rapat online. Skype for Business dibuat khusus untuk Office, sehingga kita dapat memulai chatting, melakukan panggilan dan mengadakan pertemuan secara terintegrasi.
  • Keamanan dan pengawasan: Microsoft berkomitmen dalam membangun cloud yang terpercaya dan menjamin bahwa data perusahaan terlindungi.

Salah satu contoh contoh konkrit penerapan New World of Work di Indonesia adalah Bhinneka.com. Pionir e-commerce di Indonesia yang berdiri pada 1993 tersebut telah memberikan keleluasaan bagi mayoritas karyawannya untuk bekerja secara mobile sejak lima tahun yang lalu. Chief Executive Officer (CEO) Bhinneka.com, Hendrik Tio, mengungkapkan bahwa sebagian besar karyawan, terutama bagian support yang terdiri dari marketing, developer dan produk, telah menerapkan gaya kerja mobile. “Mereka bisa bekerja dari manapun, bertukar email dengan mudah, mengakses data dengan cloud, berkolaborasi menggunakan Office 365, menganalisa data dengan Microsoft Power BI dan fitur-fitur lain dari Microsoft,” ujar Hendrik.

Hendrik Tio menilai prinsip-prinsip New World of Work telah memberikan dampak yang positif bagi bisnisnya. “Yang paling penting adalah karyawan menjadi lebih fun dan tidak harus bekerja pada office hours. Dampaknya adalah produktivitas yang lebih baik dan lahirnya ide-ide kreatif dari karyawan. Efisiensi juga kami rasakan dari segi waktu, karena tidak perlu mengalami kemacetan di Jakarta, serta dari segi tempat dimana kami tidak perlu menyediakan kubikel untuk masing-masing karyawan,” ungkapnya.

Microsoft mengartikan kembali makna produktivitas agar dapat memberdayakan setiap orang dan organisasi untuk melakukan dan mencapai hal-hal yang lebih baik. Jutaan bisnis di Asia Pasifik telah memperoleh manfaat dari tempat kerja yang lebih produktif dan kolaboratif dengan solusi optimal cloud yang mobile seperti Office 365. Termasuk di dalamnya yakni Yammer untuk interaksi sosial dan Skype for Business untuk pertemuan virtual, dengan sistem keamanan yang dibangun agar dapat mengurangi kekhawatiran pebisnis dalam bertransformasi ke cloud. Tujuan kami jelas bukan untuk membuat lebih banyak teknologi, namun untuk membuat teknologi melakukan lebih banyak hal untuk Anda dan bisnis Anda,” jelas Peter Sutiono.

***

Tentang Microsoft

Microsoft (Nasdaq “MSFT” @microsoft) adalah perusahaan terdepan dalam bidang perangkat dan produktivitas di era “mobile-first, cloud-first” dan aspirasi kami adalah untuk memberdayakan setiap individu dan setiap organisasi di dunia untuk memperoleh pencapaian yang lebih besar.