BBDO Group с помощью технологий Microsoft внедрила у себя надежную корпоративную почту, повысила эффективность бизнес-процессов и обеспечила технологическую мобильность сотрудников, дав им доступ к корпоративной переписке со смартфонов. Проект был реализован силами ИТ-департамента компании при поддержке компании General Computers.
BBDO Group – всемирно известная рекламно-коммуникационная группа, работающая на российском рынке с 1989 с известными брендами. Такими, как Pepsi, Mercedes-Benz, Wrigley, МТС, IKEA. Агентства группы являются многократными лауреатами международных конкурсов и фестивалей рекламы. Штат сотрудников в России насчитывает более 1000 человек. Решение о приобретении программного обеспечения в аренду было принято в условиях жесткой конкуренции. Решающую роль в борьбе за клиента на рекламном рынке играют не только креативность агентств, но и их способность эффективно и быстро решать бизнес-задачи заказчика, что невозможно без оперативной и слаженной работы как отдельных проектных команд, так и коллектива в целом.
Использование передовых компьютерных технологий позволяет преуспеть в непростой конкурентной борьбе, обеспечивая преимущества в скорости и стоимости бизнес-процессов. Очевидные бизнес-преимущества дают приобретение программного обеспечения в аренду. «Использование программного обеспечения Office 365 и Azure по модели подписки позволило нам не только значительно сэкономить на затратах на связь и коммуникации, сделав их минимальными и предсказуемыми, но и добиться ощутимых результатов в повышении производительности труда, а также каждого сотрудника и команды в целом, – отмечает Александр Бойко, ИТ-директор BBDO Group. – Теперь, где бы ни находился сотрудник – в офисе, дома, в кафе или в командировке – он всегда может подключиться к решению бизнес-задач, главное, чтобы был доступ в интернет».
Новое коммуникационное решение, используемое по модели аренды, было приобретено BBDO Group в рамках реализации проекта по полномасштабному обновлению корпоративной почты и парка серверов. С ростом бизнеса максимальный размер электронного письма в 5 Мб и почтового ящика в 2 ГБ уже не удовлетворял деловым потребностям компании. Проанализировав имеющиеся на рынке предложения, руководство ИТ-департамента пришло к выводу, что наиболее подходящим, но при этом менее затратным и самым надежным станет использование новых сервисных мощностей и корпоративной почты по модели SaaS (Software as a service), другими словами по модели аренды или «из облака». Именно такой подход позволил компании отказаться от покупки дорогостоящих серверов для собственного дата-центра, увеличить объем почтового ящика для каждого сотрудника в 25 раз – до 50 Гб, а также обеспечить надежную работу корпоративной информационной инфраструктуры, которая обеспечивает обработку в облаке до 150 Гб ежедневного трафика.
Переход в Office 365 сделал намного эффективнее работу сотрудников, работающих «в полях». До того, как компания начала пользоваться облачными сервисами от Microsoft, удаленный доступ к почте был у ограниченного круга лиц. Теперь же такой проблемы не существует – у каждого специалиста почта синхронизируется на смартфоне, а у многих сразу на нескольких персональных устройствах. При этом выполняются все требования безопасности: обмен информацией между облаком и устройством происходит в зашифрованном виде и защищен от перехвата, а встроенные в Office 365 технические средства позволяют заблокировать доступ к информации в случае утери или кражи смартфона/планшета и удаленно удалить с него всю деловую переписку.
Используя возможности программы Lync как части подписки на Office 365, сотрудники холдинга BBDO Group получили качественно новые возможности для общения с коллегами и клиентами в режиме реального времени с помощью мгновенных сообщений, аудио и видеоконференций. А «OneDrive for business» предоставил удобный сервис хранения файлов. Адаптация к разнообразным коммуникационным возможностям нового сервиса у 95% сотрудников прошла очень легко. В среднем на это потребовалось не более 1-3 дней.
Вместе с Office 365 компания стала использовать сервисы, доступные в публичном облаке Microsoft Azure. Например, облачную версию решения Active Directory, которое позволяет получить доступ к корпоративной информации отовсюду, просто подключившись к интернету. Кроме того, именно Azure позволил компании полностью избавится от таких проблем, как возможные сбои в работе сервера или ограничения, связанные с объемом, «весом» и хранением переписки. Обслуживанием облачного сервиса круглосуточно занимаются квалифицированные специалисты Microsoft, поддерживая бесперебойную работу корпоративных коммуникаций 24/7.
Положительный опыт, полученный в результате реализации данного проекта, стал толчком для перевода на модель аренды и других ИТ услуг BBDO Group. Так в компании перевели на услугу сервиса печать, избавившись от закупки и обслуживания принтеров и картриджей. В перспективе планируется проводить работы и в других направлениях, в компании считают, что за моделью ИТ как сервис будущее.