Molnlösningar i vården. Tillsammans med Sogeti och Microsoft har Landstinget i Uppsala län skapat en dokumenthanteringslösning i molnet som förenklar arbetsflöden, dokumentering och uppföljning i hela Landstinget. För vården innebär det en ökad trygghet för både patienter och vårdpersonal.
Efter en lång och utförlig process har Landstinget i Uppsala län (LUL) tagit klivet in i molnet med en dokumenthanteringslösning för hela Landstinget. Lösningen utvecklades ursprungligen av Norrbottens läns landsting (NLL) tillsammans med Sogeti, men efter att ett samarbetsavtal mellan de olika landstingen tecknats har LUL tagit över lösningen och gjort ett par tillägg. Ett sådant tillägg är att hela lösningen placeras i molnet genom en migration till Office 365, Microsofts molnbaserade kontorssvit. Migrationen till molnet har föregåtts av en förstudie, flera workshops och tester tillsammans med it-partnern Sogeti. Molnlösningar inom landsting är en uppåtgående trend men LUL är på många sätt en föregångare eftersom allt placeras i molnet.
”Landstinget i Uppsala läns lösning är till 100 procent i molnet.”
– Landstinget i Uppsala läns lösning är till 100 procent i molnet, dels med Office 365 och dels med utvalda delar i Microsofts molnplattform Azure, säger Johan Erixon, lösningsarkitekt hos Sogeti Luleå som medverkat i arbetet med både NLL och LUL.
Josefin Haraldsson är projektledare för införandet av DocPlus, som LULs dokumenthanteringslösning döpts till. Lösningen täcker alla Landstingets verksamheter, från kollektivtrafik, administration och utbildning, till hälso- och sjukvård. Lösningen utgår ifrån Landstingets it-strategi.
”Visionen är att öka tillgänglighet, mobilitet och sök och versionshantering…”
– Vi har inom landstinget bestämt att vi har Office 365 och då ska vi nyttja den lagringsyta som ingår där. Visionen är att öka tillgänglighet, mobilitet och sök och versionshantering för alla verksamhetsområden, säger Josefin Haraldsson.
Verksamheten i fokus
Den nya dokumenthanteringslösningen kommer användas av hela Landstinget och innebär att anställda inom LUL får nya och säkra möjligheter till ökat samarbete, lagring och kontroll. Lösningen innefattar bland annat:
- Samarbetsplatser för att lagra dokument
- Anpassade arbetsflöden och funktioner för att skapa, skriva, granska, godkänna och publicera dokument
- Kontroll över livscykeln för dokument gällande revidering, rensning och arkivering
- Konvertering av publicerade dokument till PDF och PDF/A (för arkivering)
- Publicerade dokument tillhandahålls i ett anpassat sökcenter inne i lösningen där endast den senaste versionen av dokumentet är sökbart
- Metadata sätts på samtliga dokument för att underlätta god sökfunktionalitet
- Sökregler för att guida användaren i processen att hitta rätt information vid rätt tillfälle
På det stora hela handlar det om en lösning med verksamheten i fokus och lösningen kommer användas av hela Landstinget, men det är inom vården som förändringen kommer märkas mest. – Vården är inte den största gruppen användare, men av naturliga skäl den viktigaste, menar Johan Erixon och påpekar att viktiga komponenter är trovärdighet och trygghet.
”Mycket handlar om trovärdighet.”
– Mycket handlar om trovärdighet. Med den här lösningen kan du söka i systemen efter den informationen du behöver. Och om en läkare får in en patient kan läkaren ta fram rutinen för den sjukdomen patienten har – istället för att söka svar på annat håll, säger Johan Erixon.
Även Josefin Haraldsson, betonar att it-lösningen är till för medarbetarna.
– It är helt klart en del av det här, men vi jobbar mycket med mjuka frågor från verksamheten. Frågor som ”Hur ska vi tänka när vi skapar dokument?” och ”Vilken information får läggas i DocPlus?” besvaras genom riktlinjer och mallar, säger Josefin Haraldsson.
– Vi är måna om att få medarbetarna med oss och då gäller det att vara tydlig och göra lösningen lätt att använda. Vi tar in användarna successivt med ett stegvis införande. I slutändan handlar det om att DocPlus ska det leda till ”en enklare arbetsvardag”, fortsätter Josefin Haraldsson.
Mathias Ekman, affärsutvecklare inom hälso- och sjukvård på Microsoft, vill lyfta fram att de lösningar LUL tagit fram är tecken på att framtidens vårdinformationsmiljö redan finns tillgängliga.
”LULs lösningar är väldigt bra exempel på att de delar som bör omge ett kärnsystem i framtidens vårdinformationsmiljö redan finns här idag.”
– LULs lösningar är väldigt bra exempel på att de delar som bör omge ett kärnsystem i framtidens vårdinformationsmiljö redan finns här idag. Vi har unika tjänster för att möjliggöra mobilitet, produktivitet och avancerad analys som kan hjälpa landstingen skapa möjlighet för innovation och verksamhetsförbättring, säger Mathias Ekman, Microsoft.
Säkerhet för patient och vårdgivare
Molnlösningar är fortfarande ett nytt område där nya lösningar måste prövas och utvärderas utifrån verksamhetsområde. För vården som är en så pass samhällskritisk verksamhet blir därför säkerhet extra viktigt. Inför arbetet med DocPlus har Sogeti och LUL tagit lärdom av processen hos NLL och gjort vissa anpassningar för att allt ska fungera i molnet och Office 365. Utgångspunkten har hela tiden varit säkerhet, i processer, arbetsflöden och vårdrutiner.
Det handlar om att säkra upp vårdrutiner. Hur tar vi hand om våra patienter på ett tryggt sätt? LUL har haft metoder tidigare – men har vi korrekta arbetsflöden? Har vi uppdaterade rutiner? – det är viktiga frågor som vi nu kan följa digitalt, säger Johan Erixon.
Lösningen innebär att dokumentation inom vården blir säkrare och att LUL får ett kvalitetssäkert arbetssätt som kan följas upp och utvärderas. Något som ökar tryggheten både för patient och vårdgivare.
”Vi vill komma ifrån att läkare googlar fram lösningar.”
– Med den nya lösningen kan verksamheten gå tillbaka och kolla – vilka rutiner gällde just då? Vi kan se att läkaren följt de rutiner som gällde, vilket blir en säkerhet för både patient och läkare. Vi vill komma ifrån att läkare googlar fram lösningar. Vi vill ha lösningar som Landstinget godkänt, säger Johan Erixon.
Från LULs sida kan man se fördelar med att flera landsting väljer liknande lösningar. Det skulle troligtvis kunna uppstå positiva synergieffekter.
– Vi kan se att det vore positivt om flera landsting hade en liknande lösning. Vi skulle kunna ha mycket nytta av varandra genom att dra nytta av varandras lärdomar både på it- och verksamhetssidan. Det kommer ju många frågor från verksamheten som vi skulle kunna samarbeta kring att besvara, säger Josefin Haraldsson.
Investeringar i modern vård som håller för framtiden
Investeringen i en ny dokumenthanteringslösning är ett sätt för Landstinget i Uppsala län att säkra upp för framtiden. Molnlösningar är fortfarande nytt inom offentlig sektor och LUL är tidigt ute. Och trots att it-satsningar inledningsvis kan vara kostsamma räknar man på LUL med att räkna hem investeringen på sikt.
”Det är inte så pass stora kostnader om vi räknar på tid och effektivisering.”
– Det är inte så pass stora kostnader om vi räknar på tid och effektivisering. Vi ser exempelvis i undersökningar hur mycket tid som gått åt att söka och hitta information. De siffrorna blir mycket mindre nu – så ja, vi är övertygade om att vi räknar hem det, säger Josefin Haraldsson.
Men det handlar inte bara om kostnadseffektivitet.
– Göran Stiernstedt påpekade i sin utredning ”Effektiv vård” att avsaknad av moderna kunskapsstöd kan innebära stora risker för patienten då många vårdskador kan relateras till brister i information och kommunikation. Genom att etablera den här typen av verksamhetslösningar på en modern produktivitetsplattform skapas förutsättningar för att adressera även denna typ av utmaningar, tillägger Mathias Ekman, Microsoft.
Finns det några risker med att lösningen blir omodern?
– Jag har svårt att se att det här skulle gå ur tiden inom överskådlig framtid. Lösningen som vi byggt tillsammans med LUL är baserad på standardfunktionalitet i Office 365 och kommer hänga med i takt med att plattformen uppdateras. Du kommer alltid behöva hantera den här typen av dokument, inom vården och inom hela landstingets verksamhet, säger Johan Erixon. – Sedan försöker vi rent tekniskt att undvika att bygga in oss i några hörn där vi kan bli frånsprungna av den tekniska utvecklingen, fortsätter han.
”…det är investeringar som är nödvändiga för att öka kvaliteten inom landstinget.”
– Med det samarbetsavtal vi har med Norrbottens läns landsting kan vi dela på utvecklingskostnader, något vi ser som mycket positivt. Det kostar att ta hand om uppgraderingen från server till moln, men det är investeringar som är nödvändiga för att öka kvaliteten inom landstinget, säger Josefin Haraldsson.
För mer information kontakta:
Mathias Ekman, Affärsutvecklare inom hälsa- och sjukvård, Microsoft
E-post: [email protected]
Josefin Haraldsson, Projektledare för DocPlus på Landstinget i Uppsala län
E-post: [email protected]
Johan Erixon, Lösningsarkitekt, Sogeti Luleå
E-post: [email protected]
Om Landstinget i Uppsala län
Landstinget i Uppsala län ansvarar liksom alla landsting främst för hälso- och sjukvård. Förutom hälso-, tand- och sjukvård, har landstinget även ett ansvar för den regionala utvecklingen i länet och regionen. Landstinget står också för allmänna kommunikationer mellan länets kommuner och bedriver även kulturell verksamhet.
Landstinget i Uppsala län är det femte största landstinget i Sverige och den näst största arbetsgivaren i Uppsala län.
Mer information finns på www.lul.se
Om Sogeti Sverige AB
Sogeti levererar högkvalitativa IT-konsulttjänster på den lokala marknaden. I vår heltäckande tjänsteportfölj ryms IT-styrningstjänster, IT-specialisttjänster, utvecklings-, integrations- och migeringsprojekt, testning, cyber security-tjänster, systemförvaltning samt Rightshore-tjänster. Sogeti har cirka 20 000 medarbetare i 15 länder. Av dessa arbetar 1 150 konsulter vid företagets 21 svenska kontor.
Mer information finns på www.sogeti.se.
Om Microsoft
Microsoft grundades 1975 och är ett världsledande teknikföretag som erbjuder tjänster och enheter som förenklar människors liv. Microsoft Sverige leder marknaden med 600 medarbetare som dagligen jobbar för att alla människor ska få ut maximalt av sin dag. Oavsett om det handlar om arbete eller fritid.
Mer information finns på www.microsoft.com
