Arbejder du hjemmefra og benytter Microsoft Teams?

Med nogle helt enkle grundregler, sikrer man sig som bruger bedst:

• Husk først og fremmest at sikre dit hjemmenetværk – mange WiFi leveres med standard bruger og kodeord (ADMIN/PASSWORD eller ADMIN/12345678 eller lignende), og det skal skiftes hurtigst muligt, inden du bruger det. En manual, til hvordan du gør det, fik du fra din internetudbyder, da det blev leveret.
• Al kommunikation over Teams er naturligvis som standard krypteret, men din virksomhed har sandsynligvis en politik om, at du skal benytte en såkaldt VPN forbindelse, når du ikke logger direkte på virksomhedens netværk på arbejde – vejledning i hvordan lige din virksomhed gør det, får du fra jeres IT afdeling(s intranet side).
• Sæt default audio setting til mute ved i Teams at benytte ’MUTE’ knappen
• Når du indkalder til et online møde i Teams:
  • Tjek deltagerlisten inden du uploader filer eller andre former for oplysninger – er alt OK at dele med alle deltagerne?
  • Brug Video BLUR for privacy. For at starte et møde med blur, træk ‘blur slider��—det er den til højre for ‘video slider’— til højre

• Som med alle andre emails og beskeder generelt: hvis ikke du umiddelbart kender personen eller det projekt, du inviteres til, så vær skeptisk, brug din sunde fornuft og overvej, om du skal acceptere mødet.
• Er du det mindste i tvivl, om det er en valid invitation, du har modtaget, så lad din mus-markør hvile over linket og tjek, at den reelle adresse med invitation til at deltage i et møde peger på den adresse, du forventer (for Teams, vil adressen altid starte med https://teams.microsoft.com/).
• Heller ikke derhjemme bør du lade din computer stå ulåst, når du ikke sidder ved/med den. Så lås din computer med WINDOWS TAST + L eller på Mac med Command+Control+Q tasterne (eller på ældre Macs Control+Shift+Power).
• Og endelig: Teams indeholder mange funktioner, og vigtigst af alt er nok den indbyggede træning, som man med fordel kan bruge lidt tid på at gennemgå. Vælg HELP i nederste venstre hjørne og TRAINING.

Her ligger både små videosnippets, som hjælper dig med en given funktion, og tekstbeskrivelser og vejledninger til hver eneste funktion eller spørgsmål, du måtte have.

• Vejledninger til Teams kan i øvrigt også findes online her.
• Egentlige gratis tutorials finder man her.

PS! Hvis du arbejder i en virksomhed med flere brugere og evt. central IT funktion, så er der naturligvis en række mere tekniske ting, som bør overvejes for hele virksomheden – inspiration til de tekniske overvejelser kan findes her.

Specifikt under COVID-19 karantænen kan virksomheder opleve, at den øgede trafik via f.eks. Teams skaber flaskehalse i deres netværk – for nogle vil det være en god idé at læse f.eks. denne vejledning om miskonfiguration, som kan ligge bag eventuelle flaskehalse.

Udover de gode råd til sikker brug af Teams, har du her nogle mere praktiske råd om, hvordan man får den bedste oplevelse ud af at arbejde hjemmefra via Teams.

15 gode råd til at få det bedste ud af online møder:

1. Møder handler om mennesker og ikke om den teknologi, man benytter. Derfor er det altid en god idé at have nogle grundlæggende ting klar til hvert eneste møde:
   • Hvad er agendaen?
   • Hvilke af deltagerne spiller hvilke roller?
   • Hvad forventes mødet at resultere i? En beslutning, uddelegering af opgaver, fredagshygge eller noget helt fjerde?
   • Se evt. flere råd om Teams-møder her.
2. Hvis nogle af deltagerne forventes at have forberedt sig til mødet, så inkludér den information i mødeindkaldelsen, men send dem også gerne en separat påmindelse og invitér dem evt. til et formøde på Teams, så aftalen er klar, forstået og accepteret.
3. Inden mødet starter, kan alle deltagere logge på mødet og via CHAT funktionen dele tanker, dokumenter eller lignende, som så vil være tilgængelige for alle, når mødet starter.
4. Er der behov for det, kan man benytte de andre ’Channels’ i Teams, som hører til hvert møde – f.eks. ’Files’ eller oprette særlige ’Channels’, alt efter hvad man ønsker at dele med deltagerne.
5. Optag mødet, hvis der er værdi i det for andre, og hvis alle deltagere accepterer det (NB! Husk at spørge eller pointere det specielt i indkaldelsen).
6. Slå video til så meget, som muligt – det gør mødet personligt.
   • Der kan naturligvis være grunde til ikke at gøre det – netværksbelastning, morgenhår eller lignende.
   • Husk dog at Teams med funktionen ’BLUR’ kan sørge for, at alt andet end personen i fokus af kameraet er utydeligt for andre deltagere – dvs. at f.eks. dine børn, som leger i baggrunden, IKKE er med eller genkendelige i videoen.
7. Hvis ikke du skal tale, så sørg for at du er på ’MUTE’ ved at trykke på højttalerknappen eller bruge keyboard shortcut CTRL+SHIFT+M – husk naturligvis at slå ’MUTE’ fra igen, når du gerne vil tale til de andre deltagere. Bemærk at specielt når/hvis man ankommer, efter at et møde er startet, eller man opholder sig, hvor der kan være lyde i baggrunden, så er det god skik at starte med at være på ’MUTE’ for ikke at afbryde eller gøre det svært for de øvrige at høre.
8. Overvej om ikke du har brug for hovedtelefoner med en god mikrofon, som giver både bedre lyd, hurtig adgang til at MUTE og at folde mikrofonen væk fra din mund, hvis du lige skal give en hurtig besked til folk omkring dig, uden at lyden brager ud i dit online møde. Overvej også hvilket Webcam, du benytter – det er sjældent en god ide at benytte et, som peger opad (mod din næse), så måske det er tid at finde et eksternt frem eller justere det indbyggede.
9. Husk også at der i nogle tilfælde kan være en smule forsinkelse, (f.eks. hvis folk skal nå at UNMUTE), hvorfor det er god skik, og og det giver en bedre oplevelse, hvis man lige venter et par sekunder, efter at man har stillet et spørgsmål. Hvis du leder mødet, så forbered dig på at agere mødeleder også i forhold til at styre, hvem der taler hvornår, og sikre, at alle får mulighed for at nå til deres pointe eller blot komme til orde.
10. Brug gerne CHAT til at tage noter og gerne tildeled actions undervejs – dette gør det nemmere både at få accept fra deltagerne undervejs og lave opfølgning bagefter.
11. Fastgør eller ’PIN’ de vigtigste af de Teams, du deltager i, i øverste venstre hjørne af Teams – efterhånden som antallet af Teams, du indgår i, stiger, kan du genoverveje, hvilke der skal være tilgængelige på denne ’Favorites’ liste.
12. Du kan også omarrangere listen af Teams, ved simpelthen at ’trække’ dem rundt på listen.
13. Ligeledes kan du gemme et Team, du måske stadig gerne vil være med i, men ikke behøver at følge konstant.
14. Skal du dele et view fra din desktop eller en applikation, så kan det være en god idé at ZOOME ind – der findes flere værktøjer, men Sysinternals gratis lille program ZOOMIT anbefales – hent det her.
15. Husk at du også kan deltage på Teams via din Smartphone – Download app’en til Android her og til iOS her.