Vernetzt in die Zukunft – Wie MPREIS die digitale Bindung zwischen Mitarbeiter*innen und Unternehmen stärkt

Das freundliche Gesicht bei der Supermarktkassa, die Verkäufer*innen an der Wursttheke aber auch die Fahrer*innen und Lagermitarbeiter*innen in der Logistik. Es sind viele Menschen, die uns täglich ein positives Einkaufserlebnis verschaffen. Auch Frontline Worker genannt sind es die Mitarbeiter*innen an der vordersten Front, die den Großteil der Belegschaft in Supermarkt-Filialen ausmacht.

Die Tiroler Supermarktkette MPREIS ist ein Familienunternehmen mit über 300 Filialen in Österreich und Italien. Mit mehr als 6.000 Mitarbeiter*innen ist das Unternehmen einer der größten privaten Arbeitgeber in Tirol. Bekannt für seine familiäre Atmosphäre ist es MPREIS ein Anliegen gewesen, eine Kommunikationsplattform zu schaffen, die das Potenzial hat, alle Mitarbeiter*innen ortsungebunden zu erreichen. Um eine vernetzte Unternehmenskultur zu fördern, entschied sich MPREIS daher die Kommunikationskanäle zwischen dem Unternehmen und seinem Personal digital auszubauen und dabei auf Microsoft-Lösungen zu setzen.

Mitarbeiter*innen-App als Schlüssel zur Kommunikation

Die Herausforderung dabei war es, dass der Großteil der Zielgruppe nicht über ein Dienstgerät verfügte, sei es Smartphone oder PC. Daher erfolgte der Informationsfluss in den MPREIS Märkten mehr oder weniger durch das sogenannte „Gießkannenprinzip” und die Weiterleitung der Information war von der Filialleitung abhängig. Somit war auch der direkte Austausch etwas begrenzt, sei es unter den Mitarbeiter*innen, aber auch zwischen Unternehmen und Angestellten. Die Informationen aus der Zentrale wurden unter anderem über das firmeninterne Intranet geteilt. Da der Intranet-Zugang in den Märkten aber weitgehend den Führungskräften vorbehalten war, war eine breite Streuung relevanter Neuigkeiten somit stets auf einige wenige begrenzt. „Die Kommunikation war dadurch eher einseitig und erschwerte den Dialog zwischen Mitarbeiter*innen und dem Unternehmen“ beschreibt Natalie Seidel, Leitung Kommunikation, PR und Kundenservice bei MPREIS die Ausgangssituation im Unternehmen.

In einer modernen Unternehmenskultur ist eine offene und vor allem transparente Kommunikationsweise, nicht nur bei Führungskräften und Angestellten, sondern auch unter den Mitarbeiter*innen selbst unerlässlich, so wurde die Idee einer Mitarbeiter*innen App geboren. Denn informierte Mitarbeiter*innen sind in der Regel motivierter und effizienter. Vor allem können auch Frontline Worker von den Vorteilen einer digitalen Kommunikation profitieren, um stets am neuesten Stand sein.

Starker IT-Partner als Erfolgsfaktor

Die ersten Maßnahmen wurden bereits 2020 gesetzt, um den Digitalisierungsprozess aller Kommunikationsströme innerhalb des Unternehmens in die Wege zu leiten. Bei der Entwicklung und Einführung der Anwendungsszenarien der App sowie bei der technischen Beratung zu Möglichkeiten von Microsoft 365 wurde das Unternehmen von der Communardo Software GmbH als verlässlicher IT-Partner unterstützt. 

Zu Beginn bestand das Hauptziel darin, die technischen Grundlagen der App und tatsächliche Anwendungsszenarien, die im Rahmen von Mitarbeiter*innen-Workshops ermittelt wurden, aufzustellen. „Mit der Use-Case-Shopping Methode wurden die Anforderungen der Frontline Worker bei MPREIS erhoben, was für uns als Grundlage für die Priorisierung der Anwendungsfälle innerhalb der App diente,“ so Jan-Mathis Schnurr, Project Manager und Business Consultant bei Communardo über die Umsetzung.

Weiters folgten die technische Implementierung der App zusammen mit der MPREIS-internen IT sowie zahlreiche Filialtests, wobei anfangs auch eine gewisse Unsicherheit hinsichtlich deren Akzeptanz bei den Beschäftigten bestand. Unmittelbar nach dem Go-Live der MIA-App Anfang 2022 kletterte die Zahl der aktiven Nutzer*innen jedoch innerhalb der ersten Wochen auf 50 Prozent, wenig später bereits auf 65 Prozent und beseitigte damit alle Bedenken. Aktuell sind über 76 Prozent aller österreichischen Mitarbeiter*innen von MPREIS in der MIA App aktiv.

MIA – Mehr als eine App

MIA ist nicht nur der Name der App, sondern auch ein speziell entworfener Avatar, der in der App Beiträge veröffentlicht, Gewinnspiele ankündigt und sogar über eine eigene E-Mail-Adresse verfügt. Sie teilt relevante Informationen und steht auch für Fragen zu Verfügung. So können Mitarbeiter*innen selbst entscheiden, wann sie Informationen bekommen und die Möglichkeit eines Dialoges mit dem Unternehmen ermöglicht.

Denn mit der Digitalisierung der Kommunikationskanäle können die Mitarbeiter*innen von MPREIS nun über E-Mail, Instant Messaging und Videokonferenzen miteinander kommunizieren, was eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis mit sich bringt. Mithilfe Microsoft 365 wurde ein frei zugänglicher digitaler Kanal eingeführt, über den die MPREIS Zentrale nun alle 6.000 Mitarbeiter*innen, vor allem die Frontline Worker, direkt und schnell erreichen kann und gleichzeitig einen standortübergreifenden Austausch zulässt.

„Wir sind stolz, gemeinsam mit MPREIS eine flexible, anpassbare Plattform eingeführt zu haben und damit die standortübergreifende Vernetzung zu unterstützen“, betont Peter Geißler, Head of Communardo Consulting.

Die App ist auf den MPREIS Geräten vorinstalliert, aber der größte Vorteil ist, dass sie am privaten Smartphone genutzt werden kann. Der Download ist freiwillig und bringt viele Vorteile mit sich. Mit der MIA-App erhalten die Mitarbeiter*innen alle Neuigkeiten aus dem Unternehmen jetzt über ihren eigenen News-Feed. Im persönlichen Bereich der App kann der aktuelle Dienstplan sowie der persönliche Lohnzettel ganz einfach abgerufen werden, immer und überall.

Als Zusätzlichen Mehrwert bietet die App eine digitale Mitarbeiter*innenkarte mit Rabatte für den Einkauf in MPREIS Filialen. Zu guter Letzt ermöglicht die App auch den Zugriff auf ein Portal mit Mitarbeiter*innen-Rabatten bei vielen weiteren Unternehmen und Anbietern. Kleine Aufmerksamkeiten, wie Gutscheine für einen Krapfen zur Faschingszeit und die Möglichkeit an Gewinnspielen teilzunehmen, werden ebenfalls gerne angenommen.

Kollaborationsplattform am Smartphone

Die MIA-App baut auf Microsoft 365 auf und nutzt für die verschiedenen Angebote Lösungen wie Microsoft Teams, Yammer, SharePoint, und Power Plattform.

Während der Austausch per Chatfunktion über Teams läuft, haben Angestellte dank SharePoint Online Zugriff auf redaktionell betreute Informationen, wie wichtige Unternehmensnachrichten, Urlaubskalender, Pressebereich, die interne Stellenbörse und viele weitere Inhalte. Der barrierefreie Zugang zu Informationen und auch die Möglichkeit mit Kolleg*innen in der Zentrale Kontakt aufzunehmen, wird von Filialleitungen als besonders positiv hervorgehoben. Mittels Power Platform werden Dienstpläne und Gehaltszettel zur Verfügung gestellt, was ebenfalls als große Erleichterung wahrgenommen wird. Yammer ermöglicht die Umsetzung von unternehmensinternen Communitys, wie ein eigener Bereich für Lehrlinge oder eine Gruppe für Fahrradliebhaber*innen, die sich großer Beliebtheit erfreut. Das Feedback der Mitarbeiter*innen bestätigt, wie sehr dieser Austausch geschätzt wird.

Digital verbunden und zukunftsorientiert

Indem Informationsaustausch ortsunabhängig ermöglicht wird, kann eine hybride Arbeitsweise im Unternehmen umgesetzt werden. Denn um die gewünschten Informationen zu erhalten, müssen Angestellte nicht mehr persönlich zum Arbeitsplatz fahren, was Kosten, Zeit und Ressourcen spart. Dank der MIA-App können nun auch Mitarbeiter*innen ohne Büroarbeitsplatz digital eingebunden bleiben, wie zum Beispiel in der Produktion, in der Logistik oder in den Filialen. Das Wir-Gefühl wird dabei gestärkt und eine verbindende Kultur zueinander und zum Unternehmen wird gefördert.

Dank der digitalen Kommunikationsstrategie des Unternehmens konnte MPREIS einen erfolgreichen Kulturwandel innerhalb der Organisationsstruktur verzeichnen.

Im Rahmen seiner Zielsetzung für die Zukunft will das Unternehmen den prozentualen Anteil der aktiven Nutzer*innen der MIA-App weiterhin erhöhen. Auch zusätzliche In-App Funktionen sollen implementiert werden, um den Mitarbeiter*innen von MPREIS weitere Mehrwerte bieten zu können. Vor allem will das Unternehmen den barrierefreien und standortübergreifenden Informationsaustausch innerhalb der App-Communitys weiterhin anregen und ausbauen, sowie Interaktion mithilfe von modernen Tools zu forcieren.

Foto Credit: MPreis