Türen auf zu Microsoft und der neuen Welt des Arbeitens

Microsoft Schweiz setzt sich seit Jahren intensiv mit der neuen Welt des Arbeitens auseinander. Im Vordergrund steht die Frage, wie man die Produktivität der Mitarbeitenden fördern und gleichzeitig ihre Lebensqualität steigern könne. Die Antwort von Microsoft: indem man flexible Arbeitsformen einführt und Mitarbeitende über Vertrauen und Zielvereinbarungen führt.

Veränderung
auf
drei

Ebenen
: Mensch,
Raum
,
Technologie

Vor diesem Hintergrund adressiert das Projekt Live & Work die Bereiche Mensch, Raum und Technologie als integrative Bestandteile der neuen Welt des Arbeitens. Unter dem Aspekt «Mensch» werden organisationskulturelle Themen angesprochen. Durch dezentrales und zeitlich unabhängiges Arbeiten verlieren gewohnte Kontrollmechanismen ihre Bedeutung und werden durch Werte wie Vertrauen und Verantwortung ersetzt. Das setzt einen Veränderungsprozess bei Mitarbeitenden und Führungskräften voraus, der von der Personalabteilung geleitet und mit Schulung und Training begleitet wird. Sitzungen und informelle Kaffeemaschinengespräche werden ergänzt oder substituiert mit Kollaborationstechnologien wie Microsoft Lync für virtuelle Meetings oder Cloud-Lösungen, die den mobilen Datenzugang unterstützen. Technologie wird zur wichtigen Schnittstelle für den produktiven und sozialen Austausch und gewinnt deshalb im modernen, dezentralen Büroalltag zusätzlich an Bedeutung. Sie wird von der Kostenstelle zum Leistungsträger, der die Geschäftstätigkeit treibt und nicht nur ermöglicht.

Der dritte Pfeiler ist «Raum». Er reflektiert sich im neu gestalteten Microsoft-Gebäude in Wallisellen, das unter Berücksichtigung modernster Nutzungs- und Gestaltungskonzepte entstanden ist.

Flexible
Raumaufteilung

mit

Weitblick

Microsoft hat Mitarbeitende aufgrund ihrer Funktion, ihrer Tätigkeit und ihres Mobilitätsverhalten in Arbeitstypen eingeteilt. In einem zweiten Schritt wurden entlang diesen Typologien und in enger Absprache mit Mitarbeitenden verschiedene Arbeitsplätze und -zonen entwickelt. Das Erdgeschoss und Teile der ersten Etage sind auf den Dialog mit Kunden und Partnern ausgerichtet. Die Zone wurde flächenmässig beim Umbau verdreifacht und verfügt heute über Sitzungszimmer und Lounge-Ecken, die unsere Kunden und Partner frei nutzen können.

Nutzungszonen
– das
passende

Raumkonzept

für

jede

Tätigkeit

Auf den mittleren Stockwerken befinden sich offene Büroflächen, die den Mitarbeitenden für ihre Bürozeit sowie den Austausch mit Kolleginnen und Kollegen zur Verfügung stehen. Für bestimmte Tätigkeiten sind nach wie vor fixe Arbeitsplätze reserviert, und in den beiden oberen Etagen sind Zonen eingerichtet, die für konzentrierte und vertrauliche Tätigkeiten geeignet sind. Mitarbeitende wählen frei, wie lange sie wo sitzen wollen. Auf jeder Etage gibt es immer wieder Räume, in denen man sich zurückziehen und mental auftanken kann. Das Gestaltungskonzept trennt konsequent zwischen konzentrierter Arbeit, für die man Ruhe braucht, und sozialer Interaktion in gemeinschaftlichen Zonen, die den spontanen Austausch fördern.

Radikaler

Veränderungsprozess
:
Arbeitsroutine

durchbrechen

Um Mitarbeitende während des Umbaus nicht den Lärmemissionen auszusetzen, hat sich Microsoft Schweiz für die Schliessung des gesamten Gebäudes entschieden. Von Mitte Juli bis Mitte Oktober 2011 waren alle Mitarbeitenden aufgefordert, ihr Büro dort einzurichten, wo sie am besten arbeiten können, und ihre Teamarbeit dezentral und virtuell zu organisieren. Microsoft-Mitarbeitende arbeiten bereits seit Jahren örtlich und zeitlich unabhängig, die radikale Umstellung über mehrere Monate hat aber dazu geführt, dass bestimmte Gewohnheiten überdacht und Spielregeln für die Zusammenarbeit neu gestaltet werden mussten. Die Schliessung hat neue Perspektiven, aber auch Grenzen von dezentralen Arbeitsstrukturen aufgezeigt und war für Microsoft wegweisend, um ihre Arbeitswelt noch besser auf die Anforderungen von Mitarbeitenden, Kunden und Partnern abzustimmen.

Microsoft Schweiz hat den gesamten Projektverlauf in Zusammenarbeit mit der ETH Zürich anhand verschiedener Instrumente gemessen. Dazu zählen Mitarbeiterbefragungen, Beobachtungen sowie die Auswertung betriebswirtschaftlicher Kennzahlen. Die Gebäudeschliessung unterstreicht Erkenntnisse aus der gesamten Projektphase als «radikale» Arbeitsplatzform, akzentuiert gleichzeitig aber auch positive wie negative Erfahrungen mit dezentralem Arbeiten.

Die
Ergebnisse

im

Überblick
:

• Mitarbeitende haben eine deutliche Verbesserung ihrer Work-Life-Balance festgestellt, was primär auf eine flexible Planung der Arbeitszeit zurückzuführen ist.

• Im Home Office kann man ungestört, konzentrierter und produktiver arbeiten. Abgabetermine konnten effizienter und somit auch entspannter eingehalten werden. Heute arbeiten Mitarbeitende regelmässig ein bis zwei Tage von zu Hause.

• Die individuelle Produktivität pro Mitarbeiter ist signifikant gestiegen, Während der Sommermonate ohne Bürogebäude ist die Teamproduktivität leicht gesunken, und der Aufwand für den Austausch wurde als überproportional hoch empfunden, was die Grenzen von dezentralem Arbeiten aufzeigt.

• Mitarbeitende haben kollaborative Technologien häufiger eingesetzt, heute arbeiten sie damit strukturierter und somit auch routinierter und effizienter.

• Das «physische» soziale Miteinander gewinnt an Bedeutung und darf nicht dem Zufall überlassen werden, Frequenz und Inhalt spontaner Treffen müssen geplant und geführt werden.

• Aufgrund der arbeitsprozessoptimierten, verdichteten Nutzung der Büroflächen werden die Arbeitsplatz- und Unterhaltskosten langfristig um 15% reduziert, gleichzeitig steht dem einzelnen Mitarbeiter heute mehr als doppelt so viel Raum für die individuelle Nutzung zur Verfügung. So gibt es beispielsweise heute 64 Sitzungszimmer, das sind 36 mehr als vor dem Umbau.

• Der Kunden- und Partnerbereich wurde von 1200 m2 auf 3000 m2 knapp verdreifacht, und der Austausch gewinnt dadurch auch in der Mitarbeiterwahrnehmung an Bedeutung. Durch reservierte, öffentlich zugängliche Etagen ist die Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern und anderen Bezugsgruppen deutlich vereinfacht und optimiert worden.

Der frühe und durchgehende Einbezug der Mitarbeitenden hat massgeblich zum Erfolg des Projekts Live & Work beigetragen. Dem Bürogebäude kommt nach wie vor eine zentrale, aber neue Bedeutung zu. Als «Social Office» ist es Dreh- und Angelpunkt für gemeinschaftliches Arbeiten und dient als wichtiger Kontaktpunkt für den spontanen sozialen Austausch. Das Thema „neue Welt des Arbeitens“ ist mit dem Bezug der neuen Büroräumlichkeiten nicht abgeschlossen, es entwickelt sich in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden laufend weiter und stellt sicher, dass Microsoft auch in Zukunft zu den beliebtesten Arbeitgebern zählen wird und so die besten Talente anziehen und halten kann.

Zitate

«Im Büro entsteht soziale Interaktion, und das ist zentral für erfolgreiche Teamarbeit. Wir möchten, dass Mitarbeitende gerne ins Büro kommen und hier unsere Innovationskultur uneingeschränkt leben können. Mit der Umsetzung des Projekts Live & Work ist uns genau das gelungen. Wir sind der Arbeitswelt von morgen bereits heute einen wesentlichen Schritt näher gekommen», Petra Jenner, Country General Manager Microsoft Schweiz

«Als Vorbereitung für die Gesamtrenovation haben wir 2010 eine Etage geschlossen und umgebaut. An dem Pilotprojekt haben 50 Mitarbeiter freiwillig teilgenommen. In dieser Phase haben wir wertvolle Erfahrungen gesammelt, die wir in den gesamten Umbau einfliessen liessen. Es zeigt, wie wir bei Microsoft arbeiten: Wir lassen uns auf kontrollierte Risiken ein und entwickeln uns als lernende Organisation gemeinsam mit unseren Mitarbeitenden weiter», Claudia Wentsch, Director Customer & Partner Experience Microsoft Schweiz

«Durch die Zusammenarbeit mit Microsoft haben wir wertvolle Erfahrungen gesammelt. Gemeinsam sind Ideen für die Arbeitswelt von morgen entstanden, die Microsoft bereits heute umsetzt. Die Ergebnisse unserer Studie lassen wir in unsere Arbeit einfliessen. Das Hand in Hand von Wirtschaft und Wissenschaft bringt die Schweiz weiter», Sifra Corver, Msc., Eidgenössische Technische Hochschule (ETH) Zürich, MTEC, Forschungsgruppe Organisation – Arbeit – Technologie

«Microsoft hat mit ihrem Projekt ‹Auszug aus dem Gebäude› den eigentlichen Zweck des Büros von morgen bereits heute erfahren: Es ist ein Ort des sozialen Austauschs und eine Manifestation der Unternehmensidentität. Er bietet Raum für die Pflege der Beziehungsgruppen. Unsere Kinder werden nicht mehr ‹ins Büro fahren› um Dinge zu erledigen, die sie irgendwo tun können, sondern um dem rein kollaborativen Charakter des Arbeitens nachzugehen und ihr Umfeld physisch zu spüren», Niklaus Arn, Architekt und Inhaber RBSgroup