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Dans la situation actuelle, de nombreuses PME sont obligées de déplacer leur travail vers le siège social si possible. Mais comment vos employés peuvent-ils rester en contact et travailler ensemble de manière productive lorsqu’ils travaillent seuls à la maison ?
En collaboration avec nos partenaires, nous avons élaboré un guide pour aider les petites et moyennes entreprises à mettre en place la communication et la collaboration au sein de leur équipe le plus rapidement possible, lorsque celle-ci travaille à distance. Ce guide contient d’une part des informations sur la version gratuite de Teams, d’autre part il vous fournit une précieuse collection de conseils et astuces ainsi qu’un aperçu des diverses formations à disposition.
Qu’est-ce que Teams et comment Teams peut-il aider en cette période de crise COVID-19 ?
Microsoft Teams, l’outil de collaboration qui englobe entre autres les fonctions de chat, d’appels vidéo, de discussions et de partage de fichiers, ne vous aide pas seulement au bureau, mais surtout lorsque vos employé-e-s sont en télétravail en permettant une collaboration efficace au sein de votre entreprise.
En tant que service en nuage basé sur Internet, vous pouvez rapidement déployer un environnement Microsoft Team pour votre entreprise. Indépendamment du lieu et de l’infrastructure, vous pouvez ainsi assurer la collaboration continue de vos employé-e-s dans cette situation particulière.
Vous êtes inquiet/e pour la sécurité de vos données ? Inutile, tous les nouveaux clients sont hébergés dans le centre de données suisse de Microsoft et sont soumis aux règles en matière de protection des données.
Licence-Test gratuite et installation de Teams
Afin de mettre en place Microsoft Teams le plus rapidement possible au sein votre entreprise, entreprenez les deux actions suivantes : 1) Choisir une des deux versions et 2) Installer Teams.
1) Choisir une des deux versions
Il existe deux versions de Microsoft Teams: une version basique, gratuite et illimitée temporellement, pour un maximum de 300 utilisateurs, ainsi qu’une version complète pour laquelle vous pouvez recevoir des licences-test de la part de nos partenaires pour une durée de 6 mois et un maximum de 1’000 utilisateurs.
| Version basique et gratuite de Microsoft Teams | Version complète de Microsoft Teams (Licence-Test disponible par le biais de nos partenaires) | |
| Durée | Illimitée | 6 mois après l’activation |
| Nombre d’utilisateurs max. | Illimitée | 3’000 + accès invité |
| Activation par | Utilisateur final ou service IT-interne | Partenaire Microsoft |
| Contenu | · Messages illimités dans le chat et fonction de recherche intégrée
· Appels vidéo en ligne en 1:1 et en groupe avec partage d’écran · Sauvegarde de documents en ligne · Intégration d’Apps et services, ainsi que des versions en lignes de Word, Excel, PowerPoint et OneNote
|
Fonctions de la version gratuite ainsi que :
· Planification de réunions · Enregistrement · Conférences et vidéo-conférences en ligne jusqu’à 250 participants, Online-Events jusqu’à 10.000 personnes · Outils supplémentaires de Office 365: Exchange Online, Flow, Forms, Microsoft Planner, Microsoft Whiteboard, PowerApps for Office 365, SharePoint Online Kiosk, Stream, Sway, Yammer Enterprise |
| Où puis-je obtenir Microsoft Teams ? | Version gratuite de Microsoft Teams | Solutions des partenaires de Microsoft pour Home Office |
2) Installer Teams
Voici des instructions pratiques pour créer et gérer votre organisation sur Teams avec la version gratuite et basique de Microsoft Teams.
- S’inscrire gratuitement pour Teams
- Inviter des personnes à utiliser Teams gratuitement
- Cinq choses à faire en premier avec votre organisation Teams gratuite
- Invités et membres dans la version gratuite de Teams
- Bienvenue dans la version gratuite de Teams
Dans le cas où vous avez choisi la version complète, veuillez contacter un partenaire Microsoft près de chez vous, qui vous mettra non seulement les licences-test à disposition, mais qui vous conseillera également pour l’installation.
Conseils et astuces pour le travail à domicile
Voici quelques conseils et astuces pour la mise en place du travail à domicile et un travail d’équipe efficace :
Configurer son espace de travail
Si vous n’avez pas de bureau à votre domicile, ne vous inquiétez pas ! Vous pouvez tout de même travailler de manière productive depuis chez vous. Teams a été conçu comme un bureau virtuel, vous permettant ainsi de l’emporter partout. Même si vous n’avez pas d’imprimante, de dossiers physiques ou de téléphone sur votre bureau à la maison, vous pouvez directement accéder à vos documents dans Teams, stocker vos dossiers en toute sécurité là où les bonnes personnes peuvent y accéder et commencer rapidement des appels et réunions. Néanmoins, il est important d’avoir à la maison un espace de travail dédié où vous pouvez être productif et signaler que vous êtes en mode “ne pas déranger”.
Si votre pièce est moins ordonnée en fin de journée, ne vous inquiétez pas ! Vous avez toujours la possibilité d’utiliser le flou d’arrière-plan lors de vos réunions vidéo, afin que vos collègues se concentrent uniquement sur vous.
Communiquer, communiquer, communiquer
Lorsque vous travaillez à domicile, votre rythme quotidien peut changer. Cela est particulièrement vrai pour ceux/celles d’entre nous qui doivent concilier travail et garde d’enfants. Communiquez clairement vos horaires de travail à vos collègues et à votre personnel afin qu’ils sachent quand ils peuvent vous joindre. Vous pouvez également définir un message de statut dans Teams afin de partager ces informations de manière proactive.
Organiser des réunions efficaces
Etant donné il n’y a pas de salle de conférence physique, réunir les équipes peut sembler être le plus grand défi du travail à distance. Lorsque vous déplacez vos réunions vers Teams, assurez-vous que toutes les réunions disposent de l’option “rejoindre une réunion Teams” afin de créer une salle de conférence en ligne. Nous suggérons également à tous les participant-e-s d’allumer la vidéo s’ils se sentent à l’aise pour le faire. L’interaction personnelle est essentielle pour que tous les participant-e-s se sentent connectés. Une large gamme de caméras certifiées ainsi que d’équipements tels que des casques et des kits mains libres sont également disponibles pour vous et vos employé-e-s afin que vous puissiez toujours communiquer de façon optimale.
Enregistrer vos réunions
Il est bien souvent difficile d’éviter les doubles rendez-vous dans son calendrier. Si votre organisation le permet, enregistrez vos réunions Teams afin que vos employé-e-s puissent les écouter plus tard. Si vous-même ne pouvez pas assister à une séance, rappelez à l’organisateur d’enregistrer la réunion en votre absence. La transcription générée automatiquement est également très utile lorsque vous désirez accéder à une information traitée lors d’une réunion à laquelle vous avez participé.
Rassembler votre équipe
En travaillant à distance, on peut se sentir isoler. En tant que manager, il est important de créer des opportunités permettant à toute l’équipe de se réunir virtuellement. Gardez le rythme de vos réunions d’équipe ou de vos déjeuners d’équipe habituels, faites-les simplement en ligne. Utilisez le canal “Général” dans Teams pour les discussions qui pourraient intéresser tout le monde. Pour les grandes séances de brainstorming, utilisez l’application Microsoft Whiteboard qui fournit un tableau blanc digital infini où les participant-e-s peuvent développer des idées et collaborer en équipe.
Matériel de formation et assistance
Matériel de formation
Si vous souhaitez en savoir plus sur Teams, vous trouverez ici une série de vidéos de formation que vous pourrez regarder à tout moment selon vos besoins:
| Utilisateurs finaux | Formation vidéo Microsoft Teams avec 14 vidéos en français qui expliquent les fonctionnalités de Teams.
Grâce à la démo Teams interactive (en anglais), vous pouvez tester les fonctionnalités Teams par vous-même. |
| Experts IT
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Formations Microsoft Teams pour experts IT: |
Assistance
Si toutefois quelque chose ne fonctionnait pas comme prévu, nous sommes là pour vous aider. Avec la version complète de Microsoft, vous disposez d’un contact d’assistance via le Office 365 Admin Portal ainsi que par téléphone (+49 69 380 789 305).
Pour la version de base gratuite, il n’y a pas de ligne d’assistance. Vous pouvez cependant obtenir de l’aide via les canaux suivants :
- Prise en charge des travailleurs à distance avec Microsoft Teams
- Auto-assistance : vous trouverez ici des conseils et astuces ainsi que des formations Teams
- Communauté technique : posez vos questions et échangez avec la communauté technique de Teams
- Partenaire Microsoft : contactez un partenaire Microsoft
Si vous avez d’autres questions concernant le travail à domicile et Microsoft Teams, veuillez nous contacter à l’adresse suivante : [email protected].
