Aufgrund der Corona-Pandemie und dem verordneten Social Distancing beschlossen die Verantwortlichen der Gemeindebehörden in Langnau am Albis am 18. März die Schliessung des Gemeindehauses. Um den Betrieb für die Gemeinde weiterhin aufrecht zu erhalten, musste jetzt schnell eine ortsunabhängige, benutzerfreundliche und sichere Kommunikations- und Kollaborationslösung implementiert werden. Bereits einige Tage später fand die erste virtuelle Gemeinderatssitzung statt.
«Obwohl wir so rasch wie möglich eine Lösung brauchten, haben wir verschiedene Lösungen evaluiert. Zur Wahl standen Zoom, Skype, webex, Teamviewer und Microsoft Teams», erinnert sich Adrian Hauser, Gemeindeschreiber der Gemeinde Langnau am Albis im Kanton Zürich. «Schlussendlich haben wir uns für MS Teams entschieden, da es optimal in die bereits genutzte Office 365-Umgebung integriert und auch in Punkto Funktionalität, Sicherheit und Zuverlässigkeit unsere Bedürfnisse am besten erfüllt hat.»
Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit an oberster Stelle
Trotz enormem Zeitdruck waren die Verantwortlichen nicht bereit, in den Bereichen Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit Kompromisse einzugehen. Für Adrian Hauser und das Team war entscheidend, «dass die Datensicherheit unbedingt gewährleistet wird». Die Wahl fiel auf Microsoft Teams, weil es als Produkt der Office 365-Familie für öffentliche Verwaltungen datenschutzrechtlich bereits freigegeben war.»
Thomas Kaufmann, Leiter ICT und Finanzen der Gemeinde Langnau am Albis, ist mit der Wahl sehr zufrieden: «Die Lösung ist intuitiv zu bedienen und die integrierten Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge funktionieren zuverlässig. Wir konnten innerhalb kurzer Zeit Sitzungen mit der Verwaltung und mit dem Gemeinderat durchführen, in denen wir auch die Bildschirm-Sharing-Funktion häufig genutzt haben, um Dokumente zu präsentieren oder gemeinsam zu bearbeiten.»
Schnelle Umsetzung, auch dank schneller Entscheide
Ein weiterer Vorteil der gewählten Lösung lag gemäss Rahel Siegenthaler, stellvertretende Gemeindeschreiberin und Applikationsverantwortliche für Microsoft Teams, in der schnellen Implementierung: «Die Umsetzung hat innerhalb von wenigen Tagen stattgefunden. Nachdem der politische und verwaltungsinterne Entscheid getroffen war, konnten wir dank der Flexibilität des Microsoft-Partners Baggenstos innerhalb wenigen Tagen sicherstellen, dass der Gemeindebetrieb reibungslos weiter funktionierte.»
Das bestätigt auch Claudio Garzoni, Bereichsleiter ICT der Gemeinde, aus dem Home-Office: «Wir haben unsere Kolleginnen und Kollegen mit einer Einführung in das neue Tool geschult. Nach einer wirklich kurzen Eingewöhnungsphase sind alle begeistert und schätzen es, konzentriert von zuhause aus arbeiten zu können. Es ist auch interessant zu beobachten, dass die Effizienz zugenommen hat – zum Beispiel durch viel kürzere Entscheidungswege im Vergleich zu früher.»
Evaluation, Implementierung, Roll-Out und Schulung in nur 8 Tagen.
Tag 1:
Evaluation einer Lösung für die virtuelle Zusammenarbeit innerhalb der Gemeindeverwaltung und den Miliz-Behördenmitgliedern. Online Präsentation von Microsoft Teams durch Othmar Frey, CSO von Baggenstos.
Tag 2:
Offerte für die Bereitstellung und Cloud-Konfiguration von Microsoft Teams, VDI für den externen Zugriff auf die Daten der Gemeinde für den Homeoffice-Betrieb.
Tag 3:
Entscheid für Microsoft Teams, mündliche Bestellung.
Tag 4:
Online Workshop zum Design, Definition der MS Teams Workloads und dem Berechtigungskonzept. 5 Pilotuser aufschalten zur Überprüfung der Konfiguration und Verifizierung der Bedürfniserfüllung.
Tag 5:
Konfiguration Tenant und Software Rollout (automatisiert), Lizenzzuordnungen und rollenbasierte Funktionsfreigaben. Schulung der ersten Poweruser (Applikationsverantwortliche sowie IT-Abteilung – Train the Trainer). Poweruser schulen anschliessend die Benutzer und Gemeinderäte. Roll-Out an die Gemeinderäte, welche mit ihren privaten Endgeräten (Mac, Android-Tablet, iPad’s und PC’s) an der Gemeinderatssitzung remote teilnehmen. Headsets, Videocam wo notwendig beschaffen und verteilen durch die IT.
Tag 6:
Die erste Gemeinderatssitzung findet remote über Teams statt. Es sind dies die ersten 15 Benutzer/Teilnehmer mit Microsoft Teams.
Tag 8:
Roll-Out auf die restliche Verwaltung mit ca. 40 zusätzlichen Benutzer, welche im Homeoffice arbeiten. Roll-Out auf die weiteren Behördenmitglieder.
