Der Globale Work Trend Index Special Report zeigt: Mitarbeitende erhalten durchschnittlich 117 E-Mails und 153 Teams-Nachrichten pro Tag, während traditionelle Grenzen der Arbeitszeit zunehmend verschwinden.
Immer mehr Berufstätige, auch in der Schweiz, erleben eine „endlose Arbeitszeit“: Laut dem neuen Microsoft Work Trend Index Special Report, der heute veröffentlicht wurde, rufen 40% der Mitarbeitenden ihre E-Mails bereits vor 6 Uhr morgens ab. Gleichzeitig ist die Zahl der Meetings nach 20 Uhr im Jahresvergleich um 16 % gestiegen. Die globale Studie analysierte Billionen von Microsoft 365-Produktivitätssignalen und umfasste 31.000 Wissensarbeiter*innen in 31 Märkten, darunter auch die Schweiz. Sie zeigt eindrücklich, wie sich der klassische 9-to-5-Arbeitstag zu einem durchgängigen digitalen Kommunikationszyklus entwickelt hat.
Heute erhalten Mitarbeitende im Durchschnitt 117 E-Mails und 153 Teams-Nachrichten pro Tag. Der Dienstag ist der Tag mit den meisten Meetings – 23 % aller Besprechungen finden an diesem Wochentag statt. Der Bericht zeigt ausserdem, wie sich der Arbeitstag verändert: Neben den üblichen Leistungsspitzen am Vormittag und Nachmittag gibt es inzwischen eine dritte am späten Abend. Fast ein Drittel (29 %) der aktiven Mitarbeitenden greift gegen 22 Uhr erneut auf das Postfach zu. Auch die Wochenendarbeit nimmt zu: 20 % der Beschäftigten, die am Wochenende arbeiten, prüfen ihre E-Mails bereits vor Mittag – sowohl am Samstag als auch am Sonntag.
„Die Zahlen bestätigen, was viele Berufstätige in der Schweiz längst spüren: Die Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben verschwimmen immer stärker“ sagt Marc Holitscher, National Technology Officer bei Microsoft Schweiz. «Auffällig ist vor allem das Paradoxon, das mit der endlosen Arbeitszeit entsteht: Obwohl uns mehr Kommunikationstools zur Verfügung stehen als je zuvor, empfinden 48 % der Mitarbeitenden ihre Arbeit als chaotisch und zerfasert. Die Lösung liegt nicht in noch mehr Einsatz, sondern in einem grundsätzlichen Umdenken, wie wir arbeiten. Künstliche Intelligenz und KI-Agenten können helfen, diesen Kreislauf zu durchbrechen, indem sie Routinetätigkeiten übernehmen und den Fokus auf das richten, was tatsächlich geschäftlichen Mehrwert schafft.“
Die Studie zeigt, dass Mitarbeitende durchschnittlich alle zwei Minuten – also 275-mal pro Tag – durch Meetings, E-Mails oder Chat-Benachrichtigungen unterbrochen werden. Die Hälfte aller Besprechungen fällt in die produktivsten Stunden des Tages (9-11 Uhr und 13-15 Uhr), wodurch kaum Raum für fokussiertes Arbeiten bleibt. Zudem sind 57 % aller Meetings spontane Anrufe ohne eine Kalendereinladung. PowerPoint-Bearbeitungen steigen in den letzten zehn Minuten vor einem Termin um 122 % an.
Für Schweizer Unternehmen, die bereits in der früheren Ausgabe des Work Trend Index 2025 eine hohe Bereitschaft zur Nutzung von KI gezeigt haben – 52 % von ihnen setzen KI-Agenten zur Automatisierung von Geschäftsprozessen ein, verglichen mit 46 % weltweit – unterstreichen die neuen Daten die Dringlichkeit, digitale Transformation jetzt voranzutreiben.
Der Bericht nennt drei zentrale Strategien, um den Kreislauf der „endlosen Arbeitszeit“ zu durchbrechen:
- Das 80/20-Prinzip anwenden: Konzentration auf die 20 % der Arbeit , die 80 % der Ergebnisse liefern und Nutzung von künstlicher Intelligenz, um zeitintensive, wenig wertschöpfende Aufgaben zu reduzieren.
- Strukturen neu denken: Weg von starren Hierarchien hin zu agilen, ergebnisorientierten Teams, unterstützt durch künstliche Intelligenz.
- “Agent Boss” werden: Teams aus Menschen und KI-Agenten schaffen. Die Agenten übernehmen Routinetätigkeiten, während Menschen sich auf Strategie und Kreativität konzentrieren.
Fast die Hälfte der Mitarbeitenden (48 %) und über die Hälfte der Führungskräfte (52 %) empfinden ihre Arbeit als chaotisch und fragmentiert. Die Zusammenarbeit über Zeitzonen hinweg trägt zur Komplexität bei: Fast ein Drittel aller Meetings erstreckt sich mittlerweile über mehrere Zeitzonen – ein Anstieg um 35 % seit 2021. Besprechungen mit mehr als 65 Teilnehmenden sind derzeit der am schnellsten wachsende Meeting-Typ – ein Hinweis auf zunehmend komplexe Unternehmensstrukturen.
Diese Erkenntnisse sind besonders relevant, da 80 % der Schweizer Führungskräfte das Jahr 2025 als entscheidend für die Neuausrichtung ihrer KI-Strategien betrachten. 72 % planen, KI-Agenten als digitale Teammitglieder einzusetzen – umso wichtiger ist es, die „endlose Arbeitszeit“ gezielt anzugehen, um eine erfolgreiche Umsetzung zu ermöglichen.
Der Special Report des Work Trend Index mit dem Titel „Breaking down the infinite workday“ baut auf den Erkenntnissen des Microsoft Work Trend Index 2025 auf. Die Analyse basiert auf aggregierten und anonymisierten Produktivitätssignalen aus Microsoft 365 (Stichtag: 15. Februar 2025, ausgenommen Bildungs- und EU-Tenants) sowie auf einer Umfrage unter 31.000 Wissensarbeiter*innen in 31 Ländern weltweit.
Den Originalbeitrag auf Englisch können Sie hier lesen.
Fotocredits: (C) Microsoft
