New Work: Beiersdorf beschleunigt Kulturwandel am Arbeitsplatz mithilfe von Microsoft Office 365

Innovation und Ideen

München/ Hamburg, 12. August 2019. Mit den Tools von Microsoft Office 365 treibt das global führende Hautpflegeunternehmen Beiersdorf eine neue Art der Kommunikation und Zusammenarbeit voran. Dabei setzt der Konzern vor allem auf eines: den Pioniergeist der Mitarbeiter weltweit.

Um zu funktionieren, erfordert New Work bekanntermaßen beides: agile Strukturen und Denkweisen und die passenden digitalen Tools, um diese abzubilden. Beiersdorf setzt hierbei auf die Wechselwirkung zwischen Microsoft Office 365 und der Befähigung der Mitarbeiter, um neue Arbeitsmethoden im Unternehmen zu etablieren.

„Grassroot Initiatives“ fördern und nutzen

„Pioniergeist ist seit jeher etwas, das Beiersdorf auszeichnet. Neue Arbeitsweisen bieten den Mitarbeitern die Flexibilität, neue Ideen zu entwickeln und diese eigenverantwortlich voranzutreiben“, so Julian Kupfer, Corporate Communications Manager bei Beiersdorf. Mithilfe der Cloud-basierten Office 365 Tools stärkt der Konzern gemeinsam mit Microsoft die unternehmensweite Vernetzung und den Wissensaustausch über alle Standorte hinweg, etwa durch zeit-, orts- und Geräte-unabhängiges Arbeiten. Agile Gruppen finden sich durch Lösungen wie Yammer oder Teams unkompliziert zusammen, um sich auszutauschen. „Damit ermöglichen und erleichtern wir die Entstehung von Eigeninitiativen unserer Mitarbeiter – sogenannten ‚Grassroot Initiatives‘ – auf neue Art und Weise. Diese nutzen wir wiederum in der globalen Kommunikation, um den Wandel im Unternehmen zusätzlich zu beschleunigen.“

Ein Beispiel für eine solche Grassroot-Initiative ist die eigens mit PowerApps entwickelte Anwendung QualityOnShelf. Bisher setzte Beiersdorf zur Qualitätskontrolle der Ware am Verkaufsort (Point of Sale) auf die manuelle, stichprobenartige Überprüfung durch global agierende Teams. Camila Kuhn, Global Quality Manager bei Beiersdorf, wollte diesen aufwändigen Prozess durch neue, moderne Tools ablösen. „Mit Microsoft PowerApps realisierten wir mit unserer IT in nur 92 Tagen die QualityOnShelf-App, ohne externe Schulungen und ohne eine Zeile Code“, so Camila Kuhn. Über eine intuitive Benutzeroberfläche können nun nicht nur die zuständigen Qualitätsmanager, sondern alle Beiersdorf Mitarbeiter weltweit beschädigte Waren fotografieren sowie Barcode, GPS-Standort und die Ladenfiliale erfassen. „Die Möglichkeiten zur Datenvisualisierung in Power BI und der reibungslose Transfer in SharePoint zur weiteren Verarbeitung sparen unseren Kollegen viel Zeit. Wir gewinnen tagesaktuelle, relevante Erkenntnisse – ein großer Mehrwert für das Qualitätsmanagement.“

Mut für Innovationen mit dynamischer Optimierung

„Gerade in international tätigen Großunternehmen helfen smarte, integrierte Tools, Wissenssilos aufzubrechen und die standortübergreifende Kommunikation zu fördern. Beiersdorf geht hier voran und sendet ein wichtiges Signal für die Branche und Konzerne weltweit, die Potentiale digitaler Prozesse für sich zu nutzen“, sagt Alain Genevaux, Leiter der Microsoft 365 Business Group bei Microsoft. Denn auch in der internen Kommunikation ging Beiersdorf einen innovativen Schritt: Basierend auf der Cloud-Lösung SharePoint Online entwickelte Beiersdorfs Unternehmenskommunikation in Zusammenarbeit mit der IT-Tochter Beiersdorf Shared Services (BSS) und Microsoft ein digitales Zuhause für alle Mitarbeiter weltweit, das sogenannte „younited“. Als Vorreiter in der Branche verzichtete Beiersdorf dabei auf eine vorgelagerte Nutzeroberfläche. Stattdessen setzt das Unternehmen auf den Sharepoint Online-Standard, um zusätzliche Entwicklungsaufwände zu vermeiden und unmittelbar von Microsoft-Updates profitieren zu können. Die neue Landingpage ersetzt die Office 365-Startseite und vereint die neuen Microsoft-Kollaborations-Tools mit der Informationswelt des früheren Beiersdorf Intranets.

younited steht außerdem exemplarisch für den Kulturwandel bei Beiersdorf: Die Entwicklung folgte dem MVP-Ansatz (Minimum Viable Product). Dabei werden Produkte schneller als in klassischen Entwicklungszyklen auf den Markt gebracht, getestet und dann auf Basis aktueller Anforderungen und Nutzer-Feedbacks dynamisch optimiert. „Natürlich sind hierbei auch Reibungsverluste entstanden. Nicht jeder der 20.000 Kollegen hat Verständnis für die Schwachstellen, die es bei dem Ausrollen eines solchen Systems nach dem MVP-Ansatz zunächst immer gibt“, sagt Ivan Brkic, Teamleiter Modern Digital Workplace bei BSS. „Dennoch waren wir erstaunt davon, wie schnell große Teile der Organisation die neue Plattform und damit verbundenen Tools annahmen noch bevor zentrale Schulungen angeboten und die Kommunikation hierzu gestartet war.“ Das bestätigt auch Melanie Neeven, Projektleiterin seitens der Unternehmenskommunikation: „Insbesondere unsere globalen Tochtergesellschaften sind schnell auf Office 365 und younited aufgesprungen. Einerseits haben die Länder mehr Gestaltungsspielraum durch lokalisierte younited-Seiten. Auf der anderen Seite sind alle Mitarbeiter weltweit durch Office 365 besser miteinander vernetzt, was Barrieren abgebaut und das globale Zusammengehörigkeitsgefühl gestärkt hat. “

Beiersdorf AG
Die Beiersdorf AG ist ein führender Anbieter innovativer und hochwertiger Hautpflege¬produkte und verfügt über mehr als 135 Jahre Erfahrung in diesem Marktsegment. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Hamburg beschäftigt weltweit rund 20.000 Mitarbeiter und ist im deutschen Leitindex für Aktien, dem DAX, gelistet. Im Geschäftsjahr 2018 erzielte Beiersdorf einen Umsatz von über 7,2 Mrd. Euro. Das Beiersdorf Produktportfolio zeichnet sich durch starke, international führende Haut- und Körperpflegemarken aus, zu denen u. a. NIVEA – die weltweit größte Hautpflegemarke* –, Eucerin, Hansaplast und La Prairie gehören. Mit ihren innovativen und hochwertigen Produkten überzeugen sie Tag für Tag Millionen von Menschen weltweit. Weitere namhafte Marken wie Labello, Aquaphor, Florena, 8X4, Hidrofugal, atrix und Maestro ergänzen das umfangreiche Portfolio. Die hundertprozentige Tochtergesellschaft tesa SE, ein ebenfalls weltweit führender Hersteller in seiner Branche, versorgt Industrie, Gewerbe und Verbraucher mit selbstklebenden Produkt- und Systemlösungen. Weitere Informationen finden Sie unter www.beiersdorf.de

*Quelle: Euromonitor International Limited; NIVEA als Dachmarke in den Kategorien Gesichts-, Körper- und Handpflege; Handelsumsatz 2018.

Microsoft Deutschland GmbH
Die Microsoft Deutschland GmbH ist die 1983 gegründete Tochtergesellschaft der Microsoft Corporation/Redmond, U.S.A., des weltweit führenden Herstellers von Standardsoftware, Services und Lösungen mit 110,4 Mrd. US-Dollar Umsatz (Geschäftsjahr 2018; 30. Juni 2018). Der Netto-Gewinn im Fiskaljahr 2018 betrug 30,3 Mrd. US-Dollar. Neben der Firmenzentrale in München Schwabing ist die Microsoft Deutschland GmbH bundesweit mit sechs Regionalbüros vertreten und beschäftigt rund 2.700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Im Verbund mit rund 30.000 Partnerunternehmen betreut sie Firmen aller Branchen und Größen. Das Advanced Technology Labs Europe (ATLE) in München hat Forschungsschwerpunkte in IT-Sicherheit, Datenschutz, Mobilität, mobile Anwendungen und Web-Services.

Ansprechpartnerin Beiersdorf
Inken Hollmann-Peters
Vice President Corporate Communications & Sustainability
Unnastraße 48
20245 Hamburg
Tel.: 040 – 4909 2001
E-Mail: cc@beiersdorf.com

Ansprechpartnerin Microsoft
Charlotte Reimann
Communications Manager Digital Workstyle
E-Mail: charlotte.reimann@microsoft.com
Twitter: @charlotterei1

Ansprechpartnerin Faktor 3
Marina Lenz
Kattunbleiche 35
22041 Hamburg
Tel: 040 679446-6304
E-Mail: m.lenz@faktor3.de

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