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Wandel der Internen Kommunikation – zwischen emotionaler Nähe und räumlicher Distanz

Interne Kommunikation mit Haltung, Transparenz – und den richtigen Technologien

New Normal, Netzwerk-Unternehmen, Kollaboration, sozialer Austausch, Homeoffice. Die Anforderungen an modernes Arbeiten werden die (Weiter-)Entwicklung des Arbeitsplatzes 2021 maßgeblich beeinflussen. Rollen, Strukturen und Prozesse sind der Ausgangspunkt für neue Arbeitskonzepte – und für die Interne Kommunikation. Die Entgrenzung des klassischen Arbeitsortes verändert nicht nur Konzepte zur Mitarbeiter*innen-Bindung, sondern auch die Art, wie wir innerhalb einer Organisation miteinander sprechen und uns austauschen. Wie hält man also die Unternehmenskultur aufrecht und vermittelt sie unter veränderten Rahmenbedingungen? Was ändert sich für Kommunikationsspezialist*innen unter dem Brennglas der Pandemie und auch darüber hinaus?

Klar ist: Die Interne Kommunikation muss sich den neuen Arbeitswelten anpassen und Wege finden, unter völlig neuen, dezentralen Bedingungen die Mitarbeiter*innen zu erreichen und zum (sozialen) Austausch anzuregen. Mitarbeitende haben gefühlt vor einer halben Ewigkeit den Plausch an den Kaffeemaschinen gegen einen Video Call und die Weihnachtsfeier gegen ein Feierabendbier über einen kleinen Bildschirmausschnitt eingetauscht. Einige Unternehmen haben angekündigt, ihre Büros – und damit den Ort für soziale Interaktion und „Kollektiv-sein“ – komplett zu schließen. Für immer.

Noch ein bisschen länger und man könnte fast annehmen, die meisten hätten sich an die Situation gewöhnt. Bedeutet jetzt also, alles ist gut und wir können uns entspannt auf dem Küchenstuhl zurücklehnen und der nächsten Welle von Videokonferenzen gelassen entgegensehen? Sind wir alle selbstbestimmt, selbst-motiviert, selbst-verantwortet? Wir glauben nein. Vielmehr ist doch genau jetzt die Zeit, die Ärmel hoch zu krempeln und Interne Kommunikation im Wandel aktiv zu gestalten, voran zu treiben und Verantwortung statt Verwaltung in den Mittelpunkt zu stellen.

Warum Interne Kommunikation mehr ist, als wir denken

Microsoft Office
Microsoft Office Schwabing

Drehen wir die Zeit zurück, Februar 2020. Arbeitnehmer*innen treffen sich zum Lunch, an der frischen Luft für einen Spaziergang oder für den leckeren Cappuccino am Nachmittag auf einer offenen Meeting Fläche. 2021 unterbricht das Arbeiten in den eigenen vier Wänden diese Kette und führt dazu, dass Mitarbeiter*innen räumlich isoliert sind. Heißt, die sozialen Bindungen erfahren eine rapide Beschneidung. Deswegen scheint es in diesen Zeiten wichtiger denn je, die Mitarbeiter*innen mit einer guten Kommunikation nicht nur im Geiste, sondern auch im Herzen zu erreichen. Emotionale Ansprache und ein Gemeinschaftsgefühl müssen gewährleistet werden, damit sich unsere Kolleg*innen auch weiterhin dem Unternehmen, dessen Werten und seinem Sinn zugehörig fühlen. Dem zugrunde liegen muss eine sich verändernde Haltung von uns als Kommunikator*innen, die nicht nur noch Absender*innen, sondern ebenso Empfänger*innen und Verbindungsglied darstellen.

Zentrale Tools für moderne Interne Kommunikation

Um den von uns angestrebten Wandel von Interner Kommunikation und Ansprache zu gewährleisten, setzen wir daher auf eine gesunde Mischung aus Austausch, interessanten Themen mit Mehrwert, transparenter Kommunikation von Veränderungen und Neuigkeiten – und eine gehörige Portion Augenzwinkern. Dabei behalten wir stets im Blick, dass die besten Inhalte zwecklos sind, wenn wir sie unbedacht streuen. Ergo: Was wir aus der externen Kommunikation mit Zielgruppen und Kanälen längst kennen, ist genauso entscheidend für interne Prozesse.

Noch nie in der Geschichte der Wissensarbeit haben sich so viele Technologien mit so hoher Geschwindigkeit entwickelt. Und noch nie standen uns so viele Informationen, Schnittstellen und Möglichkeiten zur Verfügung, all dies miteinander zu kombinieren. Wer das perfekt kann? Ihr ahnt es schon: Microsoft Teams. Teams ist unsere Kollaborationsplattform, die weltweit von zahlreichen Unternehmen, aber auch Bildungseinrichtungen täglich genutzt wird. Kolleg*innen aber auch Informationen sind nur einen Klick entfernt.

Um nun aus vielen 100 (Home) Offices aus miteinander zu arbeiten, finden Mitarbeitende hier ein Tool, mit dem sie gemeinsam an Projekten arbeiten und sich im Chat über die aktuelle Situation austauschen können. Aus Sicht des Unternehmens bietet der Company Communicator Raum dafür, Nachrichten an alle Mitarbeiter*innen zu schicken oder ein Townhall Meeting abzuhalten, wie wir es bei Microsoft mit unserer Deutschland-Chefin Dr. Marianne Janik und dem Leadership Team auf der Bühne im #OfficeMitWindows in München und via Livestream umgesetzt haben. Diese Townhall-Meetings finden für alle Mitarbeitenden in Deutschland vierteljährlich statt. Seit März realisieren wir die Meetings über Microsoft Teams per Live Event, an dem wir Moderator*innen und Speaker*innen aus dem Home Office zuschalten.

Townhall Meeting
Townhall-Meeting

Auch das Intranet ist immer ein guter Anlaufpunkt. Unser SharePoint dient als kommunikatives „Intranet 2.0“ und ist zeitgleich für den mobilen Gebrauch ausgelegt und optimiert. Optimal ist die Möglichkeit, für einzelne Teams eigene Communications Sites aufbauen zu können. SharePoint dient als Hub für alle Informationen zu Teammitglieder*innen und aktuellen oder vergangenen Projekten. Gerade für neue Kolleg*innen ist es toll, eine solche Übersicht bieten zu können – egal, ob der Start „remote“ oder im Office stattfindet.

Das Unternehmen als glaubwürdige Informationsquelle

Klar ist: Ein Unternehmen, also der Arbeitgeber, spielt eine wichtige Rolle im Leben seiner Angestellten. Bedingt durch Corona ist die Glaubwürdigkeit des Arbeitgebers laut Edelman Trust Barometer 2020 als Informationsquelle enorm gestiegen. Gleichzeitig zeigt eine ähnliche Studie von Weber Shandwick & KRC Research 2020, dass das Vertrauen in den Arbeitgeber steigt, wenn dieser regelmäßig und transparent Informationen teilt.

Microsoft Yammer ist dafür ein perfektes Werkzeug, ein „Social Network“, eine soziale Technologie und dient uns standortübergreifend als Austausch und Kommunikationsplattform. Das Tool bietet Gruppenfunktionen, denen alle Mitarbeiter*innen beitreten können und fungiert als Newskommunikation. Sobald es Neuigkeiten gibt (z.B. Personal News der Geschäftsleitung, neue strategische Ausrichtungen, Produktnews, etc.) nutzen wir Yammer als Kommunikationskanal.

Per Microsoft Stream können wir eigene Videos, Podcasts, Webcasts oder Livestreams für spezielle oder breite Nutzergruppen online zur Verfügung stellen. Egal, ob es sich dabei um Aufzeichnungen von Kursen, Besprechungen, Präsentationen, Schulungssitzungen oder andere Videos handelt, die die Zusammenarbeit eines Teams stärken. Die Videos lassen sich über die VOD Plattform problemlos in andere Microsoft Tools integrieren.

Mutig voran: Die Zukunft der Internen Kommunikation gestalten

Wir sind uns sicher: Die Pandemie wird irgendwann enden, doch bei einer Rückkehr in eine neue Normalität wird es kein Zurück in alte Strukturen geben. Die veränderten Anforderungen der Arbeitswelt werden auch technologische Trends befeuern. ZDNet prognostiziert im kommenden Jahr u.a. einen Run auf vernetzte Whiteboards, Internet-of-Things-Geräte werden den Arbeitsplatz – ob zu Hause oder im Büro – im Laufe des Tages so anpassen, dass er optimale Voraussetzungen für Produktivität und Wohlbefinden bietet. Virtuelle Realitäten werden Teil von Meetings sein, Bildung wird zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

Uns Kommunikator*innen muss klar sein: Die Gesellschaft verändert sich – und mit ihr auch die Kultur am Arbeitsplatz. Unternehmen werden vielfältiger, offener und empathischer – diese Entwicklung wird 2021 weitergehen. Beschäftigte und zukünftige Mitarbeiter*innen erwarten, dass Unternehmen sich als Teil der Gesellschaft verstehen und dass sie kommunizieren. Die Bedürfnisse haben sich verändert und werden sich nicht zurückbilden. Dass hybride Arbeitsmodelle gekommen sind, um zu bleiben, zeigt auch eine Microsoft Studie, die Führungskräfte und Mitarbeitende nach dem Wert von hybriden Arbeitsmodellen befragt hat.

Die Interne Kommunikation wird zur moderierten Gemeinschaftsaufgabe

Was also gekommen ist, um zu bleiben, sind hybride Arbeitsformen, steigender Innovationsbedarf, menschliche Nähe – und Kommunikationsspezialist*innen, die den Wert von internen Informationen zum richtigen Zeitpunkt im richtigen Kanal aktiv gestalten wollen. Bei uns ist das abteilungsübergreifende Zusammenspiel für eine stringente, strategische, aber auch wenn passend, humorvolle Kommunikation für den Erfolg verantwortlich. Und genau deswegen ist unsere übergeordnete interne Kommunikationsstrategie bei Microsoft Deutschland: „Winning Hearts and Minds of Employees“. Die Rolle der Internen Kommunikation wird zur Beratung. Beratung für richtige Kanäle, Zeitpunkte und vor allem auch passende Themen. Beratung für Kolleg*innen, für Abteilungen, für die Geschäftsleitung – nichts ist wichtiger als der Austausch aller. Denn nur so können wir gemeinsam in der Zukunft unsere Kommunikation im Unternehmen gestalten – also, packen wir‘s an!

Für Interessierte zum Thema Interne Kommunikation gibt’s auf LinkedIn die Gruppe #HeartsAndMinds. Wir freuen uns über einen Beitritt und neue Perspektiven!