Das Homeoffice gehört für viele von uns seit einigen Monaten zur „neuen Normalität“. Jetzt, wo die Zahl der Infizierten aufgrund der Schutzmaßnahmen in Deutschland deutlich zurückgeht und die Bestimmungen gelockert werden können, kehren viele Menschen zumindest zeitweise ins Büro oder in die Schule zurück. Doch das bedeutet keine Rückkehr in die Arbeitswelt, wie wir sie vor der COVID-19-Pandemie kannten. Wir haben in den vergangenen Monaten eine neue, hybride Art des Arbeitens und Lernens erlebt, die auch in Zukunft Bestand haben wird. Um Menschen dabei noch besser zu unterstützen, entwickeln wir unsere Kollaborationslösung Microsoft Teams stetig weiter – basierend auf wissenschaftlichen Erkenntnissen, die wir in der neuen Ausgabe unseres Work Trend Index vorstellen.
In den vergangenen Wochen haben viele von uns die Vor- und Nachteile des Homeoffice am eigenen Leib erfahren können: So zeigt der zweite Bericht unseres Work Trend Index beispielsweise, dass das Arbeiten von Zuhause tendenziell zu längeren Arbeitszeiten führt. Er macht auch deutlich, dass virtuelle Meetings unsere Konzentration mehr als physische Treffen im Büro beanspruchen und so schneller zur Ermüdung führen. Und natürlich fehlen uns der persönliche Kontakt und die spontanen Gespräche mit Kolleg*innen, die uns als Team zusammenschweißen, für informellen Wissenstransfer sorgen und die Zusammenarbeit erleichtern. Im Work Trend Index fassen wir die empirischen Erkenntnisse [1] zusammen, die wir mit Expert*innen aus den Bereichen virtuelle Realität (VR), künstliche Intelligenz (KI) und Produktivitätsforschung ausgewertet haben. Sie zeigen deutlich, dass Remote-Arbeit uns in vielen Bereichen herausfordert – die technische Seite ist dabei nur eine von vielen.
Darauf basierend haben wir neue Funktionen für Microsoft Teams entwickelt, die Menschen miteinander verbinden, unsere Kollaborationsplattform noch zugänglicher machen und uns dabei helfen, effizienter und produktiver zu sein. So gewinnen wir wertvolle Zeit, in der wir uns anderen Dingen widmen können.
Neue Funktionen für agile Zusammenarbeit und mehr Verbundenheit in virtuellen Teams
- Together Mode: Das neue Feature platziert alle Teilnehmer*innen einer Teams-Besprechung mit Hilfe unserer KI-Segmentierungstechnologie in einem gemeinsamen Hintergrund. Das gibt uns nicht nur das Gefühl, im selben Raum wie unsere Kolleg*innen zu sitzen. Wir können uns auch besser auf die Gesichter und die Körpersprache der Teilnehmer*innen konzentrieren und so die nonverbale Kommunikation besser verstehen. Der Together Mode mit Auditorium-Ansicht wird derzeit eingeführt und ist ab August allgemein verfügbar. Weitere Ansichten im Together Mode werden folgen.
- Dynamic View: Um Teams-Besprechungen interaktiver und dynamischer zu machen, verbessern wir die Ansichtsmöglichkeiten. Mit Unterstützung von KI bieten wir euch mehr Kontrolle darüber, wie freigegebene Inhalte und andere Teilnehmer*innen in einer Besprechung angezeigt werden. Zudem könnt ihr über neue Steuerelemente die Ansicht dynamisch an eure Vorlieben und Bedürfnisse anpassen und zum Beispiel freigegebene Inhalte und bestimmte Teilnehmer*innen nebeneinander anzeigen. Dynamic View baut auf den im letzten Monat angekündigten Verbesserungen für Besprechungen auf: Die große Galerieansicht ermöglicht es, Videos von bis zu 49 Personen in einer Besprechung gleichzeitig zu sehen. Zusätzlich gibt es nun auch die Möglichkeit, die Teilnehmenden in kleinere Gruppen aufzuteilen, indem die Besprechungsorganisator*innen virtuelle Nebenräume erstellen.
- Video Filters: Aus den sozialen Medien kennt ihr sicher Filter, die unsere Fotos und Videos schöner und lustiger machen. Wir integrieren solche Videofilter jetzt auch in Teams. Damit könnt ihr vor einer Besprechung zum Beispiel die Beleuchtung anpassen oder den Fokus der Kamera so einstellen, dass ihr anschließend besser im Bild zu sehen seid.
- Reflect Messaging: Wie geht es euch eigentlich im Homeoffice? Eine Antwort auf diese scheinbar triviale Frage zu erhalten, ist aus Sicht von Führungskräften eine echte Herausforderung. Hier hilft die Teams-Erweiterung Reflect Messaging: Sie bietet vorgefertigte oder benutzerdefinierte Fragen z.B. zur Work-Life-Balance, aber auch zu konkreten Projekten oder Veränderungen im Team, auf die Teammitglieder in einer Art in ihrem Teams-Kanal antworten können – auch anonym. Diese neue Funktion wird in den kommenden Wochen verfügbar.
Features für integrativere, engagiertere und effektivere Meetings
- Live Reactions: Nonverbale Zeichen wie ein Lächeln oder ein Kopfnicken bleiben in großen Videobesprechungen oft verborgen. Mit Live Reactions, einem Feature der PowerPoint Live Presentations, erleichtern wir Teilnehmer*innen nun mit speziellen Emojis die Interaktion mit anderen und ermöglichen unmittelbares Feedback. In Zukunft werden wir PowerPoint Live Presentations in Teams integrieren, um die interaktive Beteiligung der Zuschauer*innen direkt von Teams aus zu ermöglichen.
- Chat Bubbles: Der Chat in virtuellen Besprechungen ist längst zu einem lebendigen Raum für Gespräche und den Austausch von Ideen geworden. Allerdings kann es eine echte Herausforderung sein, sich gleichzeitig auf den Live-Stream, die Präsentationen und den Chat zu konzentrieren. Darum werden wir künftig die Chats live einblenden, die während einer Teams-Sitzung gesendet werden. So sehen alle Teilnehmer*innen sie auf ihren Bildschirmen und können ihnen einfacher folgen.
- Namen, Übersetzung von Live-Untertiteln und Transkriptionen: Mit Live-Untertiteln in Teams möchten wir das Verfolgen von Besprechungen erleichtern [2]. Wir ergänzen diese Untertitel schon bald um die Namen der Sprecher*innen [3] . Später wird es auch möglich sein, die Live-Untertitel zu übersetzen, sodass ihr sie synchron in einer anderen Sprache verfolgen könnt. Im Laufe des Jahres wird es in Teams auch Live-Übersetzungen geben, die besonders die Teilnehmer*innen in mehrsprachigen Meetings unterstützt. Alle diese Texteinschübe werden zudem automatisch im Chat-Fenster der Besprechung gespeichert und können so auch im Nachhinein noch abgerufen werden.
- Interaktive Besprechungen mit mehr als 1.000 Teilnehmer*innen: Viele Unternehmen haben nicht nur kleinere Besprechungen in die virtuelle Welt verlegt, sondern sogar komplette Firmenmeetings wie unser Geschäftsjahresauftaktevent. Wir erweitern daher die Zahl der aktiven Teilnehmer*innen auf 1.000, die nicht nur wie bisher chatten, sondern auch die Stummschaltung aufheben und ihre Videokamera einschalten können, um sich aktiv am Meeting zu beteiligen. Nehmen mehr als 1.000 Menschen an solchen Besprechungen teil, können die Meetings sogar auf bis zu 20.000 Teilnehmer*innen skaliert werden, die einer Präsentation oder Diskussion folgen können.
- Updates für Microsoft Whiteboard: Mehr Interaktion in Teams wird es auch für diejenigen geben, die keinen Touchscreen oder Surface Hub zur Verfügung haben. Post-it’s, schnellere Ladezeiten und eine neue Drag&Drop-Funktion erleichtern es Teilnehmer*innen, interaktiv an Whiteboard-Sitzungen in Teams teilzunehmen.
Neue Funktionen für kontaktlose und effiziente Zusammenarbeit
- Task App: Noch in diesem Monat werden wir die neue Tasks App in Teams einführen, die einen umfassenden Überblick über alle offenen und individuell zugewiesenen Aufgaben aus Microsoft To Do, Planner und Outlook ermöglicht. Ihr könnt diese Aufgaben als neue Registerkarte in Teams hinzufügen oder wie bisher schon im Planner innerhalb von Teams anzeigen lassen. In eurem Desktop-Client wird die neue Funktion zunächst unter dem Namen Planner angezeigt und danach vorübergehend als Tasks by Planner und To Do. Im Anschluss wird die Funktion dann Tasks heißen. In der mobilen Teams-Anwendung erscheint Tasks sofort unter diesem Namen. Bei der Verfügbarkeit in der mobilen Teams-App kann es zu einer Verzögerung kommen.
- Suggested Replies: Künstliche Intelligenz ermöglicht es künftig, vorgefertigte Antworten in Teams-Chats senden zu können. Wenn euch also jemand fragt, ob ihr Zeit für ein Treffen habt, könnt ihr mit „aber sicher“ antworten, ohne dafür eine einzige Taste drücken zu müssen. Die neue Funktion wird noch diesen Monat eingeführt.
- Cortana in Teams: Wir integrieren die persönliche Assistenz-Software Cortana in die mobile Teams-Anwendung. Cortana hält euch die Hände frei und kann per Voice-Steuerung Anrufe starten, euch in eine Besprechung einwählen oder Chat-Nachrichten und Dateien verschicken. Cortana wird in den kommenden Wochen in der mobilen Teams-App auf iOS und Android verfügbar sein – zunächst aber nur für Nutzer*innen von Microsoft 365 Enterprise in den USA in englischer Sprache.
- Bildschirme für Microsoft Teams: Mit speziellen Displays für Microsoft Teams werden wir noch in diesem Jahr eine neue Generation von „All-in-One“-Geräten einführen. Sie verfügen über einen Touchscreen, eine Freisprecheinrichtung und eine Sprachsteuerung durch Cortana. Die Geräte lassen sich nahtlos in PCs und Laptops integrieren und bieten darüber einfachen Zugriff auf Team-Chats und -Meetings sowie auf Kalender und Daten. Die ersten Geräte dieser Art werden das Lenovo ThinkSmart View und ein Device von Yealink Beide werden Ende des Jahres zunächst in den USA erhältlich sein.
- Kontaktlose Meetings: Bereits heute ermöglicht es Teams Teilnehmer*innen, von ihrem eigenen Mobilgerät oder PC aus an Besprechungen teilzunehmen und Inhalte auf den Geräten im Besprechungsraum gemeinsam zu nutzen. Später in diesem Jahr werden wir die Möglichkeiten auch für das Surface Hub einführen. Mit dem neuen Room Remote bauen wir diese Fähigkeiten in der mobilen Teams-App weiter aus. So können Anwender*innen Teams-Besprechungen kontaktlos steuern, beispielsweise Meetings verlassen, die Stummschaltung aufheben, die Kamera ein- und ausschalten oder die Lautstärke anpassen. Ab Ende des Jahres werden Sprachbefehle für Microsoft Teams Room-Geräte eingeführt, so dass die Teilnehmer*innen per Sprachsteuerung einer Besprechung beitreten, sie verlassen und einen Teilnehmer*in oder eine Telefonnummer zu einer Besprechung hinzufügen können [4].
Mit den Ankündigungen von heute tragen wir nicht nur zum Gelingen eines hybriden Arbeitsmodells bei, wir spiegeln auch unsere Vision für die Zukunft der Arbeit wider. Wir wollen Menschen und Organisationen dabei unterstützen, bestmöglich zu arbeiten – Plattform- und Geräteübergreifend zwischen Homeoffice und Büro. Innovative Technologien wie künstliche Intelligenz helfen uns dabei, effektiver zu arbeiten und Zeit zu sparen – sie tragen so zu unserem Wohlbefinden bei. In dieser komplexen Arbeitswelt sind Teams unverzichtbar; wir helfen mit, dass sie noch besser zusammenarbeiten können als bisher.
1 Im zweiten Work Trend Index kombinieren wir Erkenntnisse aus drei Quellen: Analysen aus der Nutzung unserer Tools, Ergebnisse einer Umfrage unter mehr als 2.000 Telearbeitskräften in sechs Ländern sowie Schlussfolgerungen aus mehr als 30 Forschungsprojekten von Microsoft, in die zahlreiche Wissenschaftler*innen und Expert*innen eingebunden sind.
2 Bei Live-Untertiteln handelt es sich um ein Vorschaufeature in Microsoft Teams, das derzeit nur in Englisch (USA) zur Verfügung steht.
3 Anmerkungen von Teilnehmer*innen in einem Konferenzraum werden nicht einzelnen Personen, sondern dem Raum zugeordnet.
4 Sprachbefehle werden zunächst auf Englisch eingeführt. Nicht alle Teams Room-Audiogeräte werden zum Start sprachfähig sein.
Ein Beitrag von Marie-Thérèse Fontaine
Produkt Marketing Manager Microsoft Teams bei Microsoft Deutschland
