Jared Spataro, poslovni podpredsednik za Microsoft 365
Virus COVID-19 se je dotaknil življenj ljudi po vsem svetu. Omejitve potovanj in nova pravila za večja javna zbiranja so spremenila vsakodnevno rutino milijonov ljudi. V zadnjih nekaj mesecih so se name z vprašanjem, kako lahko pomagamo, obrnili mnogi sodelavci in stranke.
Lily Zheng je dobra prijateljica in sodelavka, ki živi v Šanghaju. Na Kitajskem sva sodelovala v živo, toda večinoma se srečava v storitvi Microsoft Teams. Nedavno je Lily napisala pismo strankam v regiji o tem, kaj sta se ona sama in njena ekipa naučili o delu na daljavo ob izbruhu epidemije. Njeno pismo je spodbudilo našo ekipo, da ponudi storitev Microsoft Teams brezplačno vsem, ki v teh zahtevnih časih prehajajo na delo na daljavo. Želim ga deliti z ljudmi po svetu, ki so jim lahko v pomoč izkušnje naše ekipe v Šanghaju. Upam, da bo tudi za vas tako koristen, kot je bil zame.
Naj predam besedo Lily.
Drage stranke!
Moje ime je Lily Zheng. Sem Microsoftova zaposlena, ki živi in dela v Šanghaju. V času, ko izbruh virusa COVID-19 še naprej vpliva na milijone ljudi tukaj na Kitajskem, smo zabeležili izjemno rast dela na daljavo. Vsaka šola, bolnišnica in podjetje na Kitajskem je sedaj distribuirana organizacija – četudi zgolj začasno. Obstaja veliko razlogov – od izbruhov virusov, kot je COVID-19, do nepričakovanih vremenskih katastrof, zaradi katerih lahko delo na daljavo nenadoma postane nujno. Zato želim deliti tri nasvete, ki sem jih spoznala v zadnjih nekaj tednih, kot tudi tri nasvete, ki smo jih zbrali od svojih strank, ko so se prilagajale na delo na daljavo.
Kot mnogi izmed vas sem informacije o virusu prvič opazila v januarju, večinoma na družabnih omrežjih. A nisem se zavedala, za kako veliko stvar gre tik do prihoda kitajskega novega leta, ko je zaradi potovalne mrzlice ob pomladanskem festivalu število prizadetih ljudi začelo hitro rasti. 23. januarja je vlada, da bi omejila širjenje virusa, zaprla provinco Hubej. Naslednji dan, ob novoletnem večeru, je moja družina načrtovala obisk kinodvorane. Šele ko smo iz medijev izvedeli, da so bile kinodvorane po mestu zaprte, je zares prodrlo zavedanje o resnosti izbruha. Dva dneva kasneje je vlada najavila izjemno odpoved dogodkov, povezanih s pomladanskim festivalom, sama pa sem odpovedala dolgo načrtovane družinske počitnice. Otroci so bili razočarani, toda naše zdravje in varnost sta bila na prvem mestu.
Torej, kaj rečem, ko ljudje vprašajo, kako je v tem trenutku delati na Kitajskem? No, delo na daljavo je skrajšalo čas za prevoz na delo in prav zagotovo nismo več zaskrbljeni, kako smo oblečeni. Ker so mnoge restavracije zaprte, smo vsi prav tako izboljšali svoje kuharsko znanje. A ker otroci niso v šoli, varuške pa so prav tako ostale doma, je ohranjanje storilnosti lahko izziv.
Kaj sem se naučila pri delu na daljavo
Čeprav je naša ekipa navajena delati na daljavo, so zadnji tedni resnično razkrili, kaj zahteva uspešno in vzdržno delo na daljavo. Tukaj so moja tri največja spoznanja.
Ostanite zdravi
Cilj prehoda na delo na daljavo je varovanje našega fizičnega zdravja z minimiziranjem stikov z virusom. To vsi razumejo. Kar je manj očitno, je to, da lahko delo tam, kjer živim, prinese posebno vrsto stresa. Za ohranjanje psihičnega zdravja pri delu od doma si je nujno treba vzeti čas za telovadbo, dobro prehranjevanje in uživanje v prostem času.
Resno zagrabite
Pri delu na daljavo obstaja skušnjava, da stvari preložite. Toda ekipe, ki so uspešne pri delu na daljavo, najdejo načine, da skoraj vse naredijo prek spleta. Če imate načrtovane sestanke ena-na-ena, jih ohranite. Če imate načrtovane velike sestanke, se jih držite. Če ste pripravljeni, da predstavite naslednjo predstavitev, se priklopite na ta video klic.
Podpirajte sodelavce
Pri tej izkušnji sem prav tako spoznala, da je podpiranje drugih najboljši način, da ostanete pozitivni in polni energije. Svojih spletnih orodij ne uporabljamo zgolj za delo, ampak tudi za izmenjavo fotografij družine in domačih ljubljenčkov ter javljanje drug drugemu čez dan.
Kaj sem se naučila od strank
V nekaj tednih smo videli stranke na Kitajskem, ki so resnično preobrazile način, kako delajo. Tukaj so tri stvari, kako pripraviti organizacijo za uspeh, ki smo se jih naučili od strank.
Takoj odprite komunikacijske poti
Ko vaši zaposleni delajo na daljavo, je bolj kot kadarkoli pomembno zagotoviti, da so vsi obveščeni o poslovanju. Ena izmed naših strank, veliko zavarovalniško podjetje s sedežem v Aziji, je začela oddajati video sporočila svojim zaposlenim, da bi zagotovila, da imajo vsi dostop do najnovejših informacij. V obdobju, ko so vsi iskali ravnotežje med delom od doma in skrbjo za otroke ter drugimi izzivi, so posneti videi dali ljudem priložnost, da nadoknadijo, če se niso uspeli udeležiti sestanka ali obveščanja v živo.
Nadaljujte z delom
Čeprav je lahko vabljivo preložiti načrte, dokler niso vsi ljudje pripravljeni, so podjetja tukaj našla načine, da nadaljujejo s poslovanjem. Z vladno spodbudo so mnoge šole uspele pravočasno začeti z izvajanjem semestra tako, da so preselile vse na splet. Svoje študente so podprle z ustvarjanjem jasnih urnikov, organiziranjem dogodkov za izboljšanje vzdušja, kot so kuharski izzivi, in s pazljivim komuniciranjem nalog in drugih informacij, tako da učenci niso bili preobremenjeni.
Na splet je mogoče prestaviti tudi velike sestanke
Mnogi smo navajeni hitrih klicev ali video pogovorov z nekaj sodelavci, toda na spletu je mogoče uspešno izvesti tudi velike in formalne sestanke. Ker so mnogi zaposleni izbrali delo na daljavo, so bolnišnice tukaj povezovale svoje zaposlene na spletu. Bolnišnica v mestu Dalian je na primer izvajala velika srečanja zaposlenih prek storitve Teams. Ključ do uspešnih spletnih sestankov vključuje postavljanje jasnega dnevnega reda, skrb za vključenost z odpravljanjem vseh težav z zvokom na začetku sestanka in delanje preglednih zapiskov, ki se posredujejo vsem po sestanku. Zapomnite si tudi, da, če vaša organizacija to dovoli, lahko sestanke posnamete za tiste, ki se jih ne morejo udeležiti.
Skupaj z mnogimi ljudmi po svetu si nisem predstavljala, da bomo na tak način zakorakali v novo leto. Veliko smo se naučili. Teams je bil izjemno zmogljivo orodja, ki nam je pomagalo premagati izzive. Mnogi ljudje ne vedo, da je storitev Teams že na voljo brezplačno. Tukaj lahko izveste več. A ne glede na to, katero orodje izberete, upam, da vam bodo ti nasveti koristili. Vam in vašim družinam želim vse najboljše!
Lily Zheng
direktorica, Microsoft Kitajska
