В момент, когато организациите по целия свят се адаптират към работата от вкъщи, всички ние научаваме нови начини да свързваме и информираме своите служители, клиенти и бизнес партньори. Без да можем да се срещнем лично, имаме нужда от нови подходи към всичко – от срещите с клиенти и разговорите за обучения на служители, до големи събития като обръщение на изпълнителния директор и международни конференции за продажби.
Много от клиентите ни питат: как можем да направим тези събирания толкова ефективни онлайн, колкото и ако се провеждаха лице в лице? Възможностите за онлайн срещи на Microsoft Teams, организирането на събития на живо с Microsoft 365, LinkedIn Live, а скоро и PowerPoint Live са създадени да ви помогнат да осъществите ангажиращи, ефективни виртуални събития. Целта ни е да ви помогнем да извлечете максимална полза от тях. В следващите редове ще ви представя всеки от тези инструменти и възможностите, които предоставя, като ви насоча за какъв вид онлайн комуникация е най-подходящ. Да започваме.
Онлайн срещи в Microsoft Teams — съвместни видео и аудио разговори за до 250 души
Ако на срещата, която планирате, ще присъстват до 250 души, функционалностите на Microsoft Teams могат да бъдат чудесно средство за провеждане на интерактивни, разговори с възможност за сътрудничество както с вътрешни, така и с външни за организацията участници. Можете да се включите отвсякъде, да споделяте екрана и да работите заедно върху документи в реално време, докато използвате леснодостъпните функции на приложението като тази за оставяне на разяснителни бележки. Преди среща, организаторът може да изпрати съобщение или дори да публикува кратък видеоклип с някои предварителни уточнения в прозореца за чат. А за моментите на групова дискусия над даден проблем може да се използва приложението Whiteboard, специално създадено, за да вдъхне живот на идеите ви. Ако някои от участниците не могат да присъстват в уговореното време, то срещата може да бъде записана и впоследствие прегледана, за да се навакса с информацията. На всички присъстващи автоматично биват предоставени видеозапис и стенограма от разговорите. И накрая всичко, което е споделено по време на онлайн срещата, остава в архива, така че лесно можете да го прегледате отново и да намерите това, което ви трябва.
Можете също да провеждате импровизирани срещи, докато вече си сътрудничите в Teams по проект или задача. Постоянните записи и бележки от срещите помагат на всички, влезли в канала на дадения разговор, да разберат бързо за какво става дума в него и да наваксат с актуалните данни. След като цялата информация е на едно място, значително се скъсява времето за търсене на всичко необходимо и се увеличава възможността за фокусиране върху важните акценти преди, по време на и след самата среща. И макар че лошата интернет връзка или участниците, които трябва да се включат докато са в движение, може да подлагат на изпитание подобен вид разговори – с Teams съответният участник може да се свърже с телефонния си номер, използвайки възможностите за аудиоконферентен разговор.
Компании като Cerner и St Luke’s използват функционалностите на Teams за разговори и срещи и така се възползват от иновациите, осигурявайки по-добра грижа за пациентите си.
През март нашият клиент Nuance Communications планираше да организира международната си конференция за научноизследователска и развойна дейност (R&D) в Монреал. В събитието трябваше да участват няколкостотин души. Поради ограниченията за пътуване се наложи от компанията бързо да се преориентират. Затова решиха конференцията да се проведе онлайн чрез Microsoft Teams. Само за няколко дни Nuance Communications успяха да организират събитието изцяло в дигитална среда. Що се отнася до възвръщане на инвестицията (ROI), миналата година всички разходи по конференцията бяха около 700 000 долара, а тази – сумата клонеше към 0. И понеже използваха Microsoft Teams и не се наложи участниците да пътуват, въглеродният отпечатък върху околната среда беше нулев.
Новост за Вас ли е създаването на срещи в Teams? Ето някои полезни предложения как да използвате Teams Meetings и да извлечете максимална полза от интегрирано онлайн сътрудничество в Microsoft Teams.
Microsoft 365 събития на живо – срещи в стил на телевизионно излъчване за до 10 000 участници
Когато трябва да организирате среща за над 250 и до 10 000 души, на помощ идва Microsoft 365 live events. Събитията на живо не са самостоятелен продукт; те представляват набор от възможности, позволяващи видео презентации в стил „телевизионно излъчване“, както на момента, така и при запис при поискване (on demand). При тях ролите на водещ и публика са ясно дефинирани, те могат да си взаимодействат по модела на въпроси и отговори. Не се изисква предварителна регистрация при присъединяването на нови участници. При организацията на подобни събития в неформална среда могат да се използват уеб камери и споделяне на екрани. Ако срещата има официален характер, за целта може да осъществите и продукция, която има качеството на създадена в професионално оборудвано студио.
Можете да изберете да проведете събитието си на живо с Teams, Yammer или Stream. Изборът на най-добрия инструмент ще зависи от формата, целта и аудиторията на презентацията ви.
Предлагаме да се спрете на Yammer, когато искате да ангажирате широка вътрешна аудитория или да достигнете до всички служители в компанията във връзка с теми, които са с постоянен приоритет. Представяне на изпълнителния директор или събития от рода на открита среща с въпроси и отговори могат да се реализират лесно в Yammer. Можете да използвате уеб камери и споделяне на екрани, а ако искате по-професионално заснемане на срещата, да включите допълнително оборудване.
Може да се спрете на Stream за събитието си на живо, когато то се отнася до повишаване на квалификацията, обучение или други специализирани теми за вътрешна аудитория. Тези видеа могат да бъдат гледани на живо в Stream, вградени във вътрешни за компанията интернет страници или други места за споделяне на информация сред служителите. Когато предаването на живо приключи, записът се запазва там и служителите могат да го достъпят на по-късен етап. При тези събития също може да се използват допълнителни инструменти, за да се повиши качеството.
Събитията на живо в Teams са чудесен начин за структуриране и организиране на големи вътрешни и външни срещи в стил “телевизионно излъчване”. Целта им е да се достигнете до служители, клиенти и бизнес партньори. Когато се осъществява подобно събитие чрез Teams, само с няколко клика организаторите имат възможността да излъчват от камерите си или да споделят това, което се вижда на десктопите им. Участниците пък могат да се свържат през всеки браузър или мобилно устройство. Двупосочната комуникация под формата на въпроси и отговори, както и писането на бележки докато тече срещата само обогатяват изживяването. За по-официални събития организаторите могат да се възползват от повишаване на качеството чрез допълнителни инструменти за видео продукция. Организации като Католическо образование Западна Австралия вече извличат максимална полза от дигиталното си присъствие, като помагат на своите студенти и учебния съвет, използвайки Microsoft Teams и Microsoft 365 live events.
Прочетете повече за начините за провеждането на среща онлайн, така че да постигнете успех. Ето няколко добри практики и насоки как да започнете да организирате събития на живо още днес.
LinkedIn Live – събития на живо за широка общност от професионалисти
LinkedIn Live улеснява ангажирането на вниманието на широката професионална общност от членове на социалната мрежа в реално време. Можете да използвате това приложение, за да излъчвате речи, панели, лидерски беседи, новини и съобщения към хилядите последователи на страницата ви в LinkedIn, както и да привличате нови. Институции като Световната здравна организация използват LinkedIn Live, за да организират панелни дискусии и брифинги за медиите. А BMW, Mercedes Benz и Damier AG наскоро използваха LinkedIn Live за излъчване на пресконференции, по време на които показват новите си автомобили. Много по-малко хора щяха да имат достъп до такова събитие, ако то беше организирано на живо.
Ето и още за това как да започнете да използвате LinkedIn Live.
Презентации на живо с PowerPoint Live – нови начини за обучения и презентации пред аудитория
Скоро приложението PowerPoint Live, част от онлайн базираната PowerPoint, ще позволи на компаниите да провеждат обучения и да ангажират аудиторията по нови начини. Презентаторите ще могат да споделят слайдове със слушателите си. През мобилните си устройства чрез QR код или кратък линк, участниците в събитието ще могат да се присъединят и да следят презентацията благодарение на субтитри на повече от 60 езика. Приложението също предоставя възможност на публиката да реагира на чутото, както и да се попълни проучване към участниците. Когато отговорите им са събрани, до презентатора автоматично се генерира имейл с данните от обобщената обратна връзка на аудиторията и съответните препоръки и идеи за подобряване на бъдещите презентации и обучения. Тази функция е полезна както за образователни организации, така и за компании.
А регистрацията на участниците, отчитането и CRM интеграцията?
Тези решения на Microsoft са подходящи за повечето видове срещи и събития, реализирани в дигитална среда, но може да имате специфични изисквания за регистрация на участниците и за взаимодействие с публиката. Ако трябва да организирате събитие за външна аудитория с предварителна регистрация, отчитане и интеграция със CRM, ви препоръчваме да използвате по-специализирани решения. В Microsoft например използваме ON24 за външни събития, които изискват регистрация. Интегрирайки го с инструментите за автоматизация на маркетинга на Adobe, ние сме в състояние да направим оценка на посещаемостта и да предприемем следващи действия.
В момент, когато много от нас преминават към работа от разстояние, редица срещи и събития също се преместват в дигиталното пространство. Ние знаем колко е важно да можем да общуваме и да си сътрудничим с колеги, служители, клиенти и партньори и се надяваме, че тези съвети са ви били от полза при планирането на предстоящите ви активности онлайн. С Microsoft Teams Meetings, Microsoft 365 live event, LinkedIn Live, PowerPoint Live, искаме да помогнем да изберете правилното приложение, което да задоволи нуждите на бизнес ви.
