La Universidad Europea ha dado el paso definitivo para disponer del mejor sistema de correo electrónico posible con la implantación de Microsoft Office 365. Gracias a ello la Universidad unificará cada uno de los sistemas que albergan no sólo los tres campus que la componen en España (Madrid, Valencia y Canarias), con los que se dará servicio a 16.500 usuarios, sino también las diferentes universidades que conforman el grupo Laureate International Universities.
En la actualidad, las 60 universidades (750.000 usuarios) que componen esta red internacional tienen sistemas de correo independientes, de modo que no hay estructuras ni de mensajería ni de compartición de información remota. Tal y como señalan desde la Universidad Europea, esta situación imposibilita dos funciones básicas: el directorio compartido y la compartición de agendas. Además, se necesita un sistema de mensajería instantánea interno –Lync- y una herramienta para compartir información como SharePoint.
Microsoft Office 365, la mejor opción
A la hora de afrontar el proyecto, la Universidad consideró cuál era la mejor opción para conseguir los objetivos marcados. Se tuvieron en cuenta distintas alternativas distribuidas, centralizadas, regionalizadas, de distintos fabricantes…, pero fue su clara apuesta por la Nube y las ventajas que proporcionaba lo que hizo que Office 365 se constituyera como la solución elegida. Además, este servicio de Microsoft proporciona ventajas clave como una total integración con la arquitectura que tiene la Universidad y la comodidad que supone para los usuarios trabajar en un entorno al que están habituados.
Una vez que se realice la implantación en todas las universidades del grupo, los beneficios no tardarán en hacerse patentes. Así, se logrará una mejora de la colaboración entre las universidades a través de una plataforma unificada, una agenda consolidada, compartición del calendario, mensajería instantánea, colaboración en grupo, redes sociales empresariales, etc.
A estas ventajas se añaden otras que la adopción de Office 365 aportará a la Universidad Europea:
- Aumentar el poder de negociación con los proveedores de cara a lograr economías de escala y mejorar en los niveles de servicio.
- Incrementar dichos niveles de servicio para los usuarios finales, con costos prorrateados por todas las universidades, reduciendo de este modo los costes locales.
- Asegurar el cumplimiento de las regulaciones locales y globales.
- Integrar procesos administrativos como las finanzas y los recursos humanos en una estructura coherente que permita mejorar la calidad de la información y las oportunidades, de manera que se evite el trabajo redundante entre las universidades y aumente así el nivel de soporte local y central.
Fases de implantación
Al tratarse de un proyecto multinacional, la coordinación de los esfuerzos con el equipo de Estados Unidos ha sido crítica. No obstante, la mayor parte de la ejecución de los trabajos de migración se está realizando con una empresa local (Comparex-ODM), siendo ésta una condición para llevar adelante el proyecto con garantías de éxito.
Cabe señalar al respecto que los estudiantes de la Universidad Europea vienen utilizando la solución live@edu desde hace seis años. Esto ha facilitado la implantación de Office 365 para todos empleados, la cual se culminará este mes de junio, momento en el que se convertirá en el sistema de correo único.
“La Universidad Europea es uno de nuestros clientes que más confían en la innovación, como bien queda claro tras apostar el año pasado por nuestra Nube Privada para sus laboratorios virtuales o después de ser la primera universidad española en dotar a sus alumnos de acceso a live@edu. Ahora, con Office 365 han dado un nuevo paso para estar a la vanguardia tecnológica, puesto que les ofrecerá el mejor sistema de correo del mercado para unas necesidades como las que tienen”, comenta Antonio Budia, director de la División de Office en Microsoft Ibérica.
Acerca de Microsoft
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