El Ministerio de Justicia ha elegido Microsoft SQL Server 2012 para optimizar la gestión de expedientes de nacionalidad por residencia, procesando la conversión de los mismos en expedientes electrónicos, mediante su digitalización y su posterior tramitación electrónica, en colaboración con los Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España.
Una de las principales preocupaciones del Ministerio de Justicia desde el comienzo de esta legislatura ha sido poner fin al retraso acumulado de expedientes de nacionalidad por residencia, que alcanzaba una cifra superior a 400.000 a principios del año 2012. Para dicho propósito, desde la Dirección General de los Registros y del Notariado se puso en marcha en enero de 2012 un grupo de trabajo con el objeto de analizar la situación y proponer medidas de choque que permitieran recuperar el atraso y poner al día la tramitación de esta clase de expedientes. El grupo de trabajo, en unión con la Subdirección General de Nacionalidad y Estado Civil, propuso las medidas necesarias para acometer un Plan Intensivo de Nacionalidad por Residencia.
Sistema de gestión integral electrónico
Tal era la envergadura de los datos circulantes, que se tomó la decisión de denominar el plano estrictamente tecnológico del Plan Intensivo de Nacionalidad como Proyecto G.E.N., Gestión de Expedientes de Nacionalidad.
Entre otros muchos aspectos, el Ministerio de Justicia demandaba un sistema de gestión integral electrónico, que aunara y conectara todos los agentes implicados, tanto a nivel público como privado. Por otro lado, se necesitó un proceso de migración de los datos de la aplicación anterior al nuevo sistema, que no supusiera una pérdida de información ni funcionalidad.
FUTUVER ha sido el partner encargado del desarrollo e implantación de la aplicación de gestión para la tramitación de los expedientes, adaptando y personalizando a medida el Framework de procesos registrales FUTUREG, con proceso electrónico integral, materializando los documentos con firma electrónica reconocida, así como el diseño del flujo de tramitación de los expedientes. FUTUVER ha dedicado para ello un equipo multidisciplinar de consultores e ingenieros especialistas en reingeniería de procesos con más de 10 años de experiencia así como su herramienta FUTUREG, desarrollada completamente sobra la plataforma Microsoft .Net (Visual Studio 2010)
El motor de base de datos adquirido e implantado es SQL Server 2012, al que se han migrado todos los datos que estaban en las anteriores aplicaciones, incluidas las imágenes de los expedientes escaneados en formato PDF y almacenadas en campos Filestream base de datos.
Gracias a esta tecnología, el Ministerio de Justicia ha logrado:
- La resolución de los más de 400.000 expedientes atrasados en los últimos tres años en un plazo de tan sólo seis meses. Además, al mismo tiempo se ha podido atender las nuevas solicitudes en los plazos previstos.
- La tramitación electrónica de todos los procesos generados a lo largo del procedimiento cuyos resultados se materializan en documentos con firma electrónica, permitiendo la completa trazabilidad del historial de todos los expedientes existentes.
- La digitalización de 450.000 expedientes de los 475.000 existentes, entre ellos el 100% de los que estaban presentados en el momento de iniciarse el plan y que ascendían a 425.000.
- La interconexión de 5.000 usuarios, a través de 1.450 oficinas distribuidas a lo largo del territorio nacional, de ellas más de 1.000 oficinas de Registros de la Propiedad y Mercantiles. Además, se ha integrado información de más de 20 organismos públicos pertenecientes a ocho ministerios diferentes.
- Una media de 4.000 resoluciones diarias de concesión o denegación de nacionalidad por residencia.
- Los sistemas de listas de responsabilidad de los expedientes para permitir el recorrido por todos los ciclos de su tramitación, desde la creación de la copia electrónica del expediente hasta la resolución de los mismos.
“Necesitábamos dar respuesta, de forma rápida y eficaz, a un gran volumen de expedientes, para lo que era necesario digitalizar tanto los datos como los procesos. Elegimos Microsoft SQL Server 2012 porque nos ofrecía las máximas garantías tanto en disponibilidad como en seguridad y se adaptaba por completo a los niveles de exigencia esenciales para la Administración Pública”, explica Joaquín Rodríguez, Director General de los Registros y del Notariado del Ministerio de Justicia.
Según explica Luis Miguel García, Director de la Unidad de Negocio de Servidores y Plataformas de Microsoft Ibérica, “Esta experiencia pionera es un ejemplo de cómo la aplicación innovadora de tecnologías asentadas y contrastadas en otros ámbitos de la actividad social y económica pueden ser aplicados en cortos periodos de tiempo a muchos de los problemas a los que se enfrentan las Administraciones Públicas, sentando las bases de una verdadera Administración Electrónica”.
La implantación se está llevando a cabo en dos fases, -septiembre de 2012 hasta diciembre de 2013, por lo que el Ministerio de Justicia quiere implantar más mecanismos para conseguir:
- Información estadística directamente desde el sistema de información y accesible a directivos y responsables de gobierno.
- Control del flujo del procedimiento de tramitación adaptable fácilmente a los cambios jurídicos y procedimientos que se produzcan en el futuro.
- Servicio a través de internet para los solicitantes de la nacionalidad, con el fin de reducir la saturación de las oficinas de los registros civiles.
- Continuidad del proyecto dotándole de aplicaciones escalables y documentadas.
Acerca de Microsoft
Fundada en 1975, Microsoft (Nasdaq “MSFT”) es el líder mundial de software, servicios y soluciones que ayuda a las personas y a las empresas a desarrollar todo su potencial.
