La Universitat Autònoma de Barcelona (UAB) ha escogido Office 365 de Microsoft para mejorar su servicio de correo electrónico y añadir nuevas funcionalidades para sus usuarios.
La UAB, que alberga unos 12.000 buzones y 4 TB de datos, disponía de un servicio de correo obsoleto y muy costoso en los ámbitos de gestión, soporte y hardware. Debido a la necesidad de ofrecer una solución de correo óptima para el cuerpo docente y administrativo, así como disminuir los costes asociados al servicio, la Universidad decidió implantar la solución de Microsoft. Era además necesario que se tratara de una solución de carácter empresarial, que aportara el máximo número de funcionalidades y que ofreciera una absoluta garantía en el cumplimiento de la legalidad y la seguridad de los datos.
Así, desde el pasado mes de enero, la UAB cuenta con Office 365 Education A2, que incluye Exchange Online, Lync Online y Sharepoint Online. Está previsto que próximamente se pueda ofrecer también a los usuarios Office 365 One Drive para empresa.
Una migración rápida y segura
La consultora barcelonesa Tokiota fue el partner encargado de implantar Office 365 en la UAB. El proceso se llevó a cabo en cuatro fases:
- Fase 1: Análisis y Diseño. Se realizó una revisión del servicio global de correo previo a la migración con la finalidad de obtener una visión clara del resto de servicios que podían intervenir directa o indirectamente en la ejecución del proyecto.
- Fase 2: Laboratorio/PoC. Se creó un entorno de laboratorio para poder validar tanto la implementación como los procesos de migración sin afectar al entorno productivo.
- Fase 3: Despliegue del entorno de Producción. Una vez validados tanto el correcto funcionamiento del servicio en el entorno de laboratorio así como los procesos de migración, se procedió a implementar el futuro entorno de Producción.
- Fase 4: Piloto de Migración. En esta última fase de ejecutó la migración de una agrupación de usuarios reales y se entregaron los correspondientes procesos para que el propio personal técnico de la UAB fuese autónomo a la hora de migrar al resto de usuarios.
Para la migración, Tokiota empleó un software propio que no solo migraba mensajes de correo, sino también contactos de los usuarios, configuración de redirecciones y OOF de cada buzón. Esta herramienta permitió la migración de más de 1.000 cuentas cada fin de semana. Se trató, por tanto, de un proceso muy rápido y con todas las garantías de seguridad requeridas.
Ahorro de costes
El balance de estos seis primeros meses ha sido enormemente positivo en diversos aspectos:
- Ahorro de costes, gracias a la liberación de hardware y su soporte asociado, sí como un importante porcentaje de los recursos destinados a administrar y mantener la antigua plataforma de correo.
- Garantía de servicio y flexibilidad, ya que Microsoft garantiza la disponibilidad del servicio y la capacidad de poder acceder al correo desde cualquier lugar y dispositivo.
- Usabilidad. Office 365 es un entorno muy intuitivo y de fácil uso para todos los usuarios.
- Aumento de la cuota de correo, con la capacidad de ofrecer a cada usuario 50 GB de almacenamiento.
Por su parte, Lorenzo Rodríguez, Director de TIC de la UAB: “Estamos muy satisfechos con la implantación de Office 365. La garantía que Microsoft nos proporciona en cuanto a usabilidad y seguridad ha sido clave. En apenas seis meses hemos logrado nuestro objetivo de disponer de la nueva solución con un importante ahorro de costes y tiempo, teniendo acceso a nuevas funcionalidades de Microsoft que facilitan la labor tanto del personal docente e investigador como del personal de administración y servicio de nuestra universidad. Además, la migración llevada a cabo por Tokiota ha sido impecable”.
Acerca de UAB
La UAB es una universidad pública, con una configuración de campus universitario, que ha apostado desde su inicio por ofrecer una docencia innovadora y de calidad en todos los ámbitos de conocimiento. Igualmente, la UAB está considerada como una universidad de investigación y desarrolla una intensa actividad de generación y transmisión de conocimientos. Sus resultados de docencia e investigación están ampliamente reconocidos por los principales rankings universitarios internacionales.
Acerca de Tokiota
TOKIOTA es una «boutique» tecnológica experta en soluciones Microsoft, que nace en Barcelona pero con una filosofía japonesa: apuesta por la eficiencia, la calidad y sobre todo la honestidad, valor perdido en el ámbito de las consultoras TIC.
Acerca de Microsoft Ibérica
Fundada en 1975, Microsoft (Nasdaq “MSFT”) es el líder mundial de software, servicios y soluciones que ayuda a las personas y a las empresas a desarrollar todo su potencial.
