Colaboración, innovación y la eficiencia de Office 365 para mejorar la salud de los pacientes

Tradicionalmente, los hospitales se han dedicado a cuidar de los pacientes mientras éstos se encuentran en sus instalaciones. Hoy, hay un nuevo modelo de medicina, uno en el que el sistema sanitario mira más allá, para ayudar a los pacientes a evitar las hospitalizaciones y con la vista puesta en el largo plazo. Este nuevo paradigma requiere una nueva forma de pensar en los pacientes y cómo funcionar de la forma más eficiente.

Como uno de los mayores sistemas de hospitales de Illinois, el Advocate Health Care tiene que abordar importantes retos en su día a día. La organización busca la excelencia en todo lo que hace, aunque mantener el nivel de servicio entre sus más de 37.000 trabajadores no es una tarea fácil. Por este motivo decidieron apostar por compartir las mejores prácticas y promover la colaboración entre sus diferentes instalaciones, dando acceso a sus empleados a tecnologías que permitiesen cumplir los objetivos. La respuesta al reto vino de la mano de Microsoft Office 365, implantado en la organización desde hace ya más de cinco años.

Recientemente, Advocate Health Care ha realizado un análisis económico del impacto que tuvo la implementación de Office 365. Dirigido por Forrester, la auditoría ha revelado, a través de diferentes métricas, que la transición a la nube ha transformado la organización, cosechando resultados positivos en tres años, ajustado al riesgo y obteniendo un retorno de inversión del 63%. Esto le ha permitido obtener 53,8 millones de dólares gracias al aumento de la productividad de los empleados. El informe de Forrester señala que en estos tres años la organización ha ahorrado 2,2 millones de dólares en tiempo y costes de transporte, debido a que los trabajadores cuentan ahora con herramientas de colaboración que minimizan sus desplazamientos.

Según Dennis Giles, director de Comunicaciones Unificadas de Advocate Health Care: “Al hacer más fácil trabajar juntos, hemos incrementado la eficiencia de todo nuestro sistema. De hecho, la auditoría muestra que hemos reducido en dos millones de horas el tiempo de trabajo de cada trabajador en tres años, lo que ha tenido un efecto enorme en la productividad.”

La empresa también ha reducido la cantidad de tiempo que pasa el personal médico viajando para visitar pacientes, ya sea de hospital a hospital o dentro del mismo edificio. Por ejemplo, se instaló un sistema electrónico en las Unidades de Cuidados Intensivos a principios de los 2000 y esto permite utilizar llamadas con Skype for Business para atender rondas multidisciplinares en las UCIs. Los responsables médicos monitorizan a los pacientes a través de dispositivos que ofrecen en pantalla vídeo y constantes vitales. De ese modo, las rondas multidisciplinares se realizan moviendo una estación con ruedas hasta cada paciente ingresado en la UCI de forma que los diferentes especialistas médicos se pueden coordinar en el cuidado del paciente sin tener que ir de un hospital a otro. Usar el vídeo, además de la llamada de voz ha marcado la diferencia. Ahora es una experiencia más personalizada y que ofrece una mayor interacción entre todos los agentes del proceso.

La misma capacidad de comunicación móvil es útil cuando se transfieren pacientes de las urgencias de un hospital a otra área. Todos los movimientos de pacientes requieren que enfermería envíe la información clínica a la unidad asistencial de destino. Anteriormente para esta labor tenían que abandonar su trabajo en planta para recopilar los datos generados por urgencias. Hoy, la información se transfiere asociada al paciente desde cualquier sitio, con lo que el personal de enfermería puede evitar tareas puramente administrativas para centrarse en las asistenciales.

Advocate Health Care va a seguir expandiendo sus servicios con las funcionalidades de Office 365. Hace unos años, la organización estableció un sistema por el que enfermería hacía un seguimiento de las visitas que recibían los pacientes para comprobar que el regreso a casa tras el ingreso fuera más cómodo. Ahora, la organización va un paso más allá con un programa piloto en pacientes de larga estancia y de alto riesgo como, por ejemplo, aquellos que tienen problemas crónicos. Gracias al Sistema de Experiencia del Paciente, con la tecnología de Microsoft SharePoint, se puede contactar con los pacientes cuando ya han sido dados de alta. Cada profesional tiene acceso a un sistema para compartir información y valoraciones. Esto les ayuda a realizar un seguimiento exhaustivo de su estado y controlar los tratamientos indicados para evitar recaídas.

Advocate Health Care ha logrado también derribar fronteras entre sus diferentes instalaciones al compartir sus mejores prácticas. En el pasado, la organización utilizaba carpetas de red compartidas, pero los firewalls suponían un problema. Hoy día, los centros utilizan múltiples complementos de Office 365 para colaborar en documentos y acceder a las mismas fuentes. Gracias a todo ello los empleados pueden colaborar entre sí para dar respuesta a cuestiones sobre cualquier temática, desde encontrar información especializada, a revisar los protocolos de lavado de manos.

En palabras de Dennis Giles, “adoptar Office 365 nos ha ayudado a mejorar nuestra seguridad y cumplimiento con diferentes políticas. Por ejemplo, hemos implementado Office 365 Advanced Threat Protection para salvaguardar el sistema de correo de nuestros más de 37.000 empleados ante las posibles amenazas. Con ATP, estamos mejor protegidos contra ataques de malware 0-day, ya que nuestros asociados solo tienen acceso a links y adjuntos que han sido identificados previamente como no maliciosos.”

La organización al completo utiliza SharePoint Online como eje vertebrador de su intranet, logrando un ahorro de 400.000 dólares en infraestructura cada 4 años, más los costes anuales de mantenimiento. Asimismo, los 128 responsables de contenidos existentes han creado un grupo de Yammer para resolver cualquier duda y sacar el máximo partido a la nueva intranet, compartiendo conocimiento y ganando en experiencia con una involucración mínima del equipo de IT.

Con la vista puesta en el futuro, Advocate Health Care espera poder profundizar en la utilización de Microsoft Power BI para extraer inteligencia de sus datos y optimizar aún más los procedimientos clínicos. Esto es algo que la organización ya está realizando gracias a servicios de traducción online para facilitar la interacción con los pacientes que no hablan inglés. De esta forma, podrán tener una visión más clara de cómo se utilizan estos recursos e incidir en los aspectos clave para mejorar el servicio.

Según afirma Giles, “estamos utilizando Office 365 para mejorar nuestro estándar en Advocate Health Care, transformar nuestra organización en una red hospitalaria en la que trabajemos colaborativamente para mejorar la salud y seguridad de nuestros pacientes. Office 365 nos ayuda a optimizar la colaboración, fomentar la eficiencia e incorporar puntos de vista al proceso que han resultado esenciales para llegar adonde estamos hoy día.”

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