Con el fin de buscar soluciones que contribuyan a optimizar el manejo del tiempo de sus trabajadores, liberándolos de tareas rutinarias para enfocarse en trabajos estratégicos, la compañía implementó un programa piloto de Copilot, sistema de inteligencia artificial creado por Microsoft.
Con la irrupción de la inteligencia artificial generativa, han surgido numerosas soluciones que aprovechan estas capacidades para facilitar diferentes tareas en el ámbito laboral. La Encuesta de Experiencia del Trabajador Digital de Gartner encontró que el 47% de los trabajadores digitales luchan por encontrar la información o los datos necesarios para realizar su trabajo de manera efectiva. Como resultado de ello, las personas son más propensas a enfrentar obstáculos en relación con la innovación y el desarrollo de nuevas ideas y soluciones.
Frente a este escenario, la inteligencia artificial ha surgido como un aliado capaz de optimizar lo más valioso que tiene el talento: su tiempo. Gracias a los asistentes virtuales basados en el procesamiento del lenguaje natural, las personas están encontrando ese tiempo necesario para dedicarlo a las tareas más satisfactorias, y las empresas están aprovechando sus beneficios para mejorar su competitividad y eficiencia.
Este ha sido el caso de Colbún, empresa chilena de generación y comercialización de energía, que ha sido pionera en Chile y en la región al adoptar tempranamente Copilot para Microsoft 365, empoderando a los colaboradores con soluciones que están transformando su día a día. Con Copilot integrado en aplicaciones como Word, Excel, Outlook, Power Point y en Teams, los ejecutivos pueden realizar minutas de reuniones virtuales, sintetizar los temas más relevantes de las discusiones, crear listas de tareas pendientes, recibir apoyo en la redacción de correos, resumir documentos extensos, generar nuevos contenidos o estructurar informes de manera eficiente.
Estas funcionalidades han permitido que más de 250 trabajadores de Colbún puedan gestionar mejor su tiempo, encontrar información de manera más eficiente, y enfocarse en tareas creativas y estratégicas.
Un asistente inteligente para todos los roles
En Colbún, los equipos de Marketing y Comercial han optimizado la obtención de datos relevantes de las reuniones y han agilizado las respuestas a correos electrónicos, contando con un contexto completo. “Con Copilot hemos mejorado significativamente nuestra comprensión y comunicación con los clientes. Las transcripciones y análisis ofrecidos en cada reunión nos permiten obtener valiosos insights y realizar un seguimiento efectivo de nuestras interacciones con ellos. Además, nos ha brindado un apoyo invaluable para resumir y entender el contexto en la gestión de los correos de nuestra Gerencia Comercial. Esta tiene más de 300 clientes y numerosas contrapartes que requieren respuestas rápidas y contextualizadas, lo que permite que nuestros ejecutivos se enfoquen en atender al cliente en lugar de dedicar 30 minutos en comprender cada correo”, afirmó Isamar Painemal, Especialista en Experiencia Digital de Colbún.
Además, la herramienta facilita el acceso ágil a información histórica o actualizada sobre clientes, proyectos o contratos, evitando la necesidad de navegar por múltiples carpetas y distintas plataformas. En la creación de documentos, genera borradores de texto a partir de indicaciones, ajusta detalles clave y elabora presentaciones con los insumos proporcionados. Esto ha mejorado la calidad y claridad de las comunicaciones escritas, y ha optimizado los tiempos de elaboración.
“En ocasiones he necesitado buscar información sobre un correo, informe o manual que no he visto personalmente, pero del cual tengo conocimiento. Al utilizar la herramienta para esta búsqueda, me proporciona referencias útiles y puedo consultarlas de manera directa. Además, genera un resumen con los puntos más importantes, lo cual optimiza mi tiempo, ya sea para preparar una presentación, redactar un reporte o elaborar un plan”, contó Elías Valencia, Ingeniero Técnico de la Gerencia de Transmisión de Colbún.
Una transformación más allá de lo digital
Quizá lo más significativo de esta nueva era es que la IA está en manos de todas las personas. No se trata de un cambio tecnológico, sino de una transformación cultural real. Por ello, se ha implementado una estrategia centrada en la formación de comunidades de aprendizaje lideradas por ‘Champions’. Estos líderes curiosos comparten sus conocimientos y experiencias, enseñando a sus compañeros el uso de Copilot para diferentes tareas. Juntos, resuelven dudas y exploran nuevas maneras de hacer más con menor esfuerzo y tiempo.
“Contamos con gente entusiasta, dispuesta a ayudar a los demás, amantes de la tecnología y sin miedo a aplicarla a quienes se les proporcionan técnicas para comunicarse efectivamente con los miembros de su comunidad para promover el aprendizaje entre pares e incentivar el uso de una herramienta beneficiosa para todos”, destacan desde WHY Consulting, firma consultora que acompaña el proceso de adopción de Copilot para el equipo de Gestión del Cambio de Colbún.
Gracias a estos embajadores, el apetito por descubrir las ventajas de Copilot se ha extendido a todos los departamentos de Colbún, los cuales ha adoptado un enfoque práctico para comprender el potencial de esta herramienta: experimentando, iterando y descubriendo nuevas funciones, así como mejorando las competencias del personal para su integración en los flujos de trabajo cotidianos. Este proceso ha generado un cambio cultural gradual pero efectivo dentro de la organización. Desde el departamento financiero hasta los equipos técnicos o de mercadeo, todos se han apoyado en la IA para dedicarse más a los asuntos estratégicos propios de sus roles.
“Ver cómo nuestros compañeros pueden mejorar su trabajo gracias a esta herramienta produce una satisfacción inmensa. Continuaremos colaborando con este proyecto para aumentar la adopción entre los usuarios y promover un uso más amplio de Copilot para que las personas exploren nuevas funciones que les ayudarán en sus labores diarias”, destacó Jorge Castro, Jefe de Proyectos para Microsoft Copilot 365 en Colbún.
“Estamos convencidos de que la IA representa un potencial enorme para impulsar la creatividad y la productividad de la compañía. De hecho, ya estamos viendo sus ventajas que le han permitido a nuestros equipos un ahorro sustancial de tiempo en su trabajo, facilitando de manera significativa la toma de decisiones, la revisión de información y la generación de ideas. En Colbún, estamos explorando y trabajando arduamente para que nuestros sistemas de reporte, análisis de datos e inteligencia ejecutiva se beneficien de la IA, apoyándonos en Copilot para potenciar aún más nuestras ventajas competitivas”, destaca Juan Alarcón, Jefe de Infraestructura TI de Colbún, quien lideró el Proyecto.
A través de una eventual adopción masiva de Copilot, Colbún busca aumentar su impacto en las actividades diarias de sus equipos, abordando desafíos de deuda digital y productividad mejorando así la satisfacción de las personas con su trabajo: “Hemos estado trabajando para que este piloto de adopción temprana sea exitoso y nos permita innovar haciendo más eficientes algunas tareas rutinarias del día a día de nuestros colaboradores. De esta forma, podemos apoyarlos en que logren su mayor potencial y que puedan dedicar más tiempo a tareas estratégicas”, sostuvo José Ignacio Escobar, CEO de Colbún.
“Este programa piloto es un ejemplo de cómo la tecnología puede potenciar el talento humano y ayudar a transformar el día a día de todas las personas, permitiéndoles trabajar de manera más creativa, productiva y colaborativa. Colbún es una compañía relevante en Chile y Latinoamérica, y nos complace que haya depositado su confianza en Microsoft para impulsar su crecimiento con Copilot”, concluyó Carlos Rodríguez, Gerente General de Microsoft Chile.
