Así moderniza Invías sus procesos de trabajo para hacer más transparente su gestión

El Instituto Nacional de Vías se monta en Microsoft Teams para agilizar sus procesos clave: Reducción en los tiempos de adjudicación de contratos, streaming de sus audiencias públicas, mejor control de los recaudos en los peajes y mayor productividad y transparencia frente a organismos de control.

Los cerca de 13.000 kilómetros de extensión que tiene la infraestructura vial del país son la razón de ser de este organismo adscrito al Ministerio de Transporte. Su rol principal es gestionar los proyectos de construcción, reparación y mantenimiento de las 7 troncales, que recorren el territorio de Norte a Sur, y de las 8 transversales que unen a dichas troncales en su tránsito Oriente – Occidente.

Hoy, tras más de 20 años de su creación y de hacerse cargo de buena parte de las carreteras del país, da el brinco a nuevas y modernas estrategias en estructura organizacional, iniciando el viaje a la transformación digital para garantizar eficiencia en los procesos, trabajo colaborativo entre los empleados de la institución y transparencia en toda la gestión.

Con esto en mente, Invías destaca 4 escenarios fundamentales con los que quiere cambiarle la cara a la Institución, transformar su manera antigua manera de trabajar y responder con cada proceso. Todo esto apoyado de una poderosa plataforma tecnológica: Microsoft Teams.

Escenario 1: Una semana menos en la adjudicación de contratos

Un proyecto, cualquiera que sea, debe ser calificado por el área de contratación de Invías antes
de ser adjudicado. Este es un proceso que hoy se puede demorar entre 4 y 5 semanas y que
carece de una dinámica clara en cuanto a asignación y seguimiento de tareas al interior de los
equipos de trabajo, además de un sistema de información que permita acceder a otros archivos
históricos.

Esta organización viene haciendo un uso convencional de correos electrónicos y su
departamento de contratación, conformado por entre 80 y 150 personas según la demanda,
tiene limitaciones a la hora de saber cuándo comienza o cuándo termina un proyecto, quién lo
tiene a cargo, o a qué documentos históricos podrían acceder.

El uso convencional del correo electrónico hace que se generen más de 15 copias de un mismo
documento entre revisiones, correcciones y sugerencias de los funcionarios involucrados.

Entendiendo este contexto, Invías decide apostar por Microsoft Teams que -a través del
aplicativo Planner- permite asignar y hacer seguimiento de tareas mientras que almacena todo
el historial de documentos en Sharepoint, además de contar con un Chat que aloja todas las
conversaciones e interacciones de los equipos de trabajo; todo ello desde una única pantalla.

“La apuesta por Teams es en procura de hacer seguimiento y control de tareas, consolidación
de una bodega digital de información y una mejor gestión de la comunicación entre equipos…
Con la visualización y seguimiento de tareas que ofrece la herramienta de Microsoft es posible
bajar los tiempos de adjudicación de contratos 3 ó 4 semanas, una menos de lo habitual, lo
que representa una evolución significativa en términos de productividad, si se tiene en cuenta
que Invías maneja entre 2 mil y 3 mil procesos de contratación en simultáneo”, agrega Eduardo
Zamora, Líder de Gobierno en Línea en Invias.

Escenario 2: Mejor evidencia ante procesos administrativos

Invías es un organismo regulado por múltiples entes de control: Contraloría, Procuraduría,
Fiscalía y Ministerio de Transporte, entre otros. Cuando alguno de estos considera pertinente
levantar algún proceso administrativo o de auditoría, el Instituto debe estar en capacidad de
presentar evidencia que justifique las decisiones que se tomaron en el desarrollo de cualquier
proyecto.

Así lo explica Zamora: “Invías contrata a un abogado para dar un concepto referente a un
proyecto de una carretera, él viene y hace sus recomendaciones, pero todo queda por correo
electrónico, a su salida se cancela el buzón de mensajes y no hay prueba alguna de su gestión.
Ahora con Teams, cualquier comentario que haga un funcionario, cualquier modificación en
un documento o cualquier instrucción que haya dado, quedará registrada y almacenada en
una bodega de información digital, disponible en cualquier momento para cuando aparezca
alguno de estos entes de control a consultar por la decisión que se tomó a partir de ese
concepto”.

Escenario 3: Streaming de audiencias públicas

Las audiencias públicas son espacios en los que Invías informa los términos de referencia de
una licitación y dónde más adelante se anuncia y se adjudica algún contrato. Como parte de
su gestión, el Instituto está en obligación de grabar en video estos espacios, sin embargo, es
habitual que estos archivos se pierdan en el tiempo. Con Teams, gracias a la articulación del
servicio de streaming que trae Office 365 e se puede integrar en una pantalla la transmisión
en vivo de los vídeos de cada una de estas audiencias y dejarlo alojado en un mismo espacio
donde está toda la información del proceso.

“Tener a la mano estos vídeos nos permite dar respuesta oportuna y contundente cuando
alguna de las empresas licitantes tiene algún reclamo referente a una adjudicación: que no se
enteraron del proceso, que se hizo la audiencia de aclaraciones y su representante no vino, o
que Invías no hizo el proceso de acuerdo a cómo lo demanda la ley; a todo eso podemos dar
respuesta rápidamente gracias al acceso inmediato que tenemos de estos videos”, comenta
Eduardo Zamora

Escenario 4: Internet de las cosas para controlar el recaudo de los peajes

Actualmente Invías se encuentra monitoreando el comportamiento de 8 peajes en el territorio
nacional a través de Internet de las Cosas (IoT) para conocer datos de comportamiento como:
cuántos vehículos pasaron, de qué tipo, cómo fue pago, cuál fue el recargo diario o el recargo
total por mes, entre otras.

Con ese recaudo, los peajes están en la obligación de hacer un informe consolidado que
posteriormente debe ser enviado a los funcionarios del departamento de Peajes de Invías.
Actualmente este documento llega con hasta 3 semanas de retraso, con lo cual Invías se limita
a observar una foto de un mes atrás.

Ahora, con la implementación de esta tecnología, el proceso se hace más transparente ya que
el tomador de decisiones al interior de Instituto puede ver la foto al día, pues gracias a la
integración de IoT todos los datos se actualizan cada cinco minutos y le permiten al funcionario
tener un respaldo más preciso para contrastar el consolidado que cada peaje enviará más
adelante.

‘’Con esta solución logramos anticiparnos y sopesar cualquier error involuntario en la
estructuración de estos informes. Puede pasar que el peaje reporte un número X de
transacciones equivalentes a 50 millones de pesos, y que en realidad el número sea mayor…
ahora con la información al día podemos entender qué pasó, si se trata de un error de software
o fue que la talanquera estuvo levantada por tres horas, pero el consolidado enviado por el
peaje no lo muestra. En definitiva, esto nos permite tener un control más eficiente y
transparente’’, concluye Zamora.

El proyecto a futuro de Invías es convertirse en una institución de contratación digital dónde
todos sus funcionarios trabajen de forma colaborativa, sus áreas se integren y su gestión sea
cada vez más transparente ante sus múltiples audiencias de interés. El proceso ya inició con el
área de contratación y de peajes, se espera en un mediano plazo integrar el ecosistema
completo del Instituto.

 

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Microsoft (Nasdaq “MSFT” @microsoft) es la compañía líder en plataformas y productividad para un
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y a cada empresa del planeta.

 

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