- Sharepoint 2013 facilitó la implementación del portal “Gente Promerica”, un espacio adecuado a la nueva forma de trabajo de la institución.
San José, 18 de febrero 2015- Con la idea de integrar elementos de su cultura organizacional a un proyecto tecnológico que les permitiera impulsar a lo interno una serie de cambios en la forma de trabajo, Banco Promerica aprovechó la coyuntura para crear su portal “Gente Promerica”, haciendo uso de las facilidades que ofrece SharePoint 2013.
La implementación del proyecto estuvo a cargo de SiderysBSN, socio comercial de Microsoft Costa Rica, y el lanzamiento del portal se realizó en setiembre del 2014. Esto le ha permitido a la entidad financiera mejorar el flujo de la comunicación interna, de modo que la información esté disponible para quienes la necesitan, de forma selectiva.
“SharePoint es una herramienta fácil de usar, muy amigable. Precisamente lo que queríamos es que usuarios no técnicos pudieran diseñar sus sitios o crear sus propios espacios virtuales de trabajo y, precisamente, hemos logrado ese involucramiento de parte de nuestros colaboradores de forma muy natural”, explica Federico Chavarría Vargas, Subgerente de Negocios de Banco Promerica.
Como resultado, hoy, toda la comunicación interna se realiza a través del portal. Según explica Chavarría, con la herramienta han podido disminuir el tráfico de datos vía correo electrónico, con lo cual también han reducido las quejas de usuarios relacionadas con buzones saturados de archivos adjuntos de gran peso.
Adicionalmente, en el momento en que el portal se implementó, el banco atravesaba por un cambio en la forma de trabajar. “Hace como 3 años, nos dimos a la tarea de mejorar las políticas y procedimos. Pasamos de tener procesos largos y engorrosos para los colaboradores, con un esquema departamental, hasta llegar a una forma de trabajo delimitada por procesos. Cuando iniciamos con el proyecto de SharePoint, creímos que debíamos trasladar esta misma visión, por lo que el portal se organizó desde la perspectiva de los procesos y no por departamentos. Esto nos permitió que los colaboradores interiorizaran más fácilmente el cambio, adoptaran más rápidamente la herramienta y, a la larga, nos facilitó ofrecer un mejor servicio a nuestros clientes”, comenta Chavarría Vargas.
Por ahora, SharePoint le ofrece a Banco Promerica una gran variedad de posibilidades para llevar a cabo proyectos adicionales para incorporar la innovación dentro de la dinámica de trabajo. Por ejemplo, actualmente están a punto de poner en marcha un gestor documental para compartir archivos y posibilitar a los usuarios gestionar las propiedades de edición, impresión y otras acciones a través de SharePoint. Más adelante, se tiene en la mira incorporar el sistema de compras a esta plataforma de colaboración.
“Este es un gran ejemplo de cómo las empresas pueden reinventar la productividad a través del uso de las herramientas de colaboración para empoderar a sus colaboradores, de forma que exista más autonomía en el desarrollo de las funciones y un mejor aprovechamiento de sus potenciales y aportes dentro de la organización. La productividad es el motor del progreso humano. Somos productivos cuando hacemos que las cosas sucedan y el objetivo es que la tecnología mejore el uso del tiempo para ejecutar nuestras tareas”, manifiesta Carlos Flores, Gerente General de Microsoft Costa Rica.
SharePoint es la herramienta de colaboración de Microsoft que facilita el uso de las características sociales en favor de las empresas. Permite publicar y compartir contenido dentro y fuera de la organización, de forma sencilla; además, agiliza la organización y seguimiento de las tareas, entre otras funciones.
Banco Promerica es una entidad bancaria que forma parte del Grupo Bancario Regional Promerica, con presencia en Centroamérica, República Dominicana, Cayman y Ecuador. Cuenta con 22 años de estar en el país, con una planilla de 672 colaboradores locales, distribuidos en 11 sucursales y 14 kioskos de atención al público.
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