Por: Jaime Parra Mutis, director corporativo de TI de Carvajal.
Mantener la información del negocio accesible y segura es un reto en cualquier escenario, pero es especialmente difícil cuando operas una miríada de divisiones de negocio a lo largo de 15 países. Eso es lo que enfrentamos en Carvajal, donde nuestras divisiones producen de todo, desde muebles para oficina y software educacional hasta impresión comercial y paquetería.
De igual forma, nos esforzamos en lograr que nuestra diversa y extensa organización opere como una empresa cohesiva. Puede ser rudo coordinar reuniones y colaborar entre 20,000 empleados en muy distintas divisiones dispersas por todo Norte y Sudamérica.
Hace unos años, decidimos estandarizar nuestro entorno tecnológico para facilitarnos el traspasar las fronteras geográficas y divisionales y unir fuerzas. Por ejemplo, necesitábamos consolidar los diferentes sistemas de comunicación que teníamos soportados e implementar una infraestructura de email más estable que nos ayudara a reducir los costos de hardware y administración. Así que nos movimos de nuestro rango de software on-premise a Google Apps.
Pero pronto encontramos que los empleados debían dar pasos extra para cumplir con su trabajo. Esto era por la falta de integración entre las soluciones de Google y nuestros sistemas Microsoft, particularmente Microsoft Office, del que dependen los empleados para su productividad diaria.
Por citar un ejemplo, ellos tenían problemas al tratar de publicar documentos porque el formato no permanecía consistente, y se les dificultaba hallas maneras de colaborar de forma eficiente. Supimos que debíamos hacer un cambio, y en 2015 elegimos migrar a Microsoft Office 365, completando con éxito nuestra migración con la ayuda de Microsoft Services Premier Support.
Cambiar de Google Apps a Office 365 ha sido un movimiento astuto para Carvajal. Vimos de inmediato cuán fácil es ahora para los empleados compartir información donde sea que se encuentren, y trabajar juntos mediante cualquier dispositivo. Estamos implementando procesos de flujo de trabajo en Microsoft SharePoint Online y tomando ventaja de los grupos de Office 365 para optimizar aún más nuestras operaciones.
Y no importa si los empleados están trabajando desde la oficina o algún hotel, en un smartphone o una computadora tradicional; ellos se mantienen productivos de todas formas. Además, ellos están felices de usar de nuevo Microsoft Outlook, plataforma con la que se sienten más cómodos. Lo mejor de todo es que todo está inter-operado de forma que los equipos de trabajo están conectados.
Estamos complacidos de haber adoptado Office 365 por múltiples razones, muchas de las cuales tienen que ver con eficiencia y colaboración a nivel de toda la organización. Estamos agradecidos de que ahora podemos extender el número de integrantes de nuestras llamadas en video, al usar Skype for Business, porque la excelente contribución de los empleados nos facilita el tomar decisiones más informadas.
También planeamos expandir el uso de la red social corporativa Yammer para que sea más simple para nuestras divisiones de negocio compartir sus mejores prácticas, comentar acerca de proyectos y sacar partido de toda la base de conocimiento de la empresa para responder más rápidamente a los problemas.
Los miembros de nuestro staff de TI están tan felices con Office 365 como sus colegas. Ellos, por ejemplo, pasan ahora menos tiempo en la gestión del hardware y software, y más tiempo enfocados en nuevos proyectos que soportan el negocio. La empresa también se beneficia de tener sus datos más seguros en un ambiente que cumple con importantes estándares internacionales. Esto es muy significativo para nosotros porque operamos en muchas industrias en las que es crítico estar adheridos a regulaciones, y contamos con Microsoft para ayudarnos a mantenernos seguros y en cumplimiento.
Estamos haciendo que para los empleados sea más fácil comunicarse entre sí y colaborar en una amplia variedad de proyectos. Al final, esto nos ayuda a desarrollar productos más rápidamente y prestar más atención a nuestros clientes y sus necesidades. Eso es un negocio inteligente.
—Jaime
Parra Mutis
