St. Ignatius Catholic School, en Islas Caimán, cuenta con una plataforma de aprendizaje electrónica que integra a alumnos y sus familias, y cada estudiante posee una laptop para utilizarse dentro de un ambiente donde la conectividad es ubicua y de manera reciente el colegio comenzó también a emplear tabletas con fines educativos. Todo ello, aunado al alto número de estudiantes, profesores y personal que interactúan día a día, implica un uso intensivo de las tecnologías de información y comunicación.
Para su operación, esta caribeña escuela primaria y secundaria empleaba una plataforma informática basada en Linux, pero ésta tenía una funcionalidad limitada, además de que exigía personal especializado debido a su complejidad.
EDU365, socio de Microsoft especializado en tecnología educativa, da soporte a St. Ignatius Catholic School desde hace más de ocho años, apoyando a su dirección IT en la gestión de su software e infraestructura tecnológica. Al tanto de la carga impuesta a las funciones IT de la institución, en especial en la administración de las cuentas del personal y estudiantes (con su rotación natural cada inicio y fin de ciclo escolar), EDU365 identificó una oportunidad de mejora y la comunicó a Mick Whyte, director de Tecnología del St. Ignatius Catholic School, cuando éste buscaba una solución a largo plazo al problema.
La solución sería integrar el sistema de información escolar (SIS) Capita SIMS, en Active Directory y Office 365 para lograr la automatización de procesos. “Nuestro personal deseaba acceso a todas las funciones de Microsoft Exchange y nosotros necesitábamos poblar los calendarios y grupos de distribución de correo electrónico de forma dinámica, con información actualizada de nuestro SIS para aprovechar por completo su potencial y, de esa manera, mejorar el servicio”, comenta Whyte.
Según relata el director de Tecnología, se construyó una arquitectura basada en la integración de Windows Server y SQL Server en Office 365 usando el SIS como motor. “Era lógico usar una sola base de datos para activar todas las funciones de la escuela –señala Whyte–. Eso optimizó de manera considerable nuestras capacidades IT, lo que significó que podíamos ofrecer mejores servicios a nuestra comunidad.”
EDU365 implementó también una herramienta de integración que aprovecha los comandos de PowerShell para insertar atributos del SIS como grado escolar, horario de clases, identificación y demás. Con ello, se automatizó la creación de usuarios, lo que para St. Ignatius Catholic School era necesario. Al respecto, Whyte explica: “La integración y automatización de procesos incrementa la productividad, especialmente al inicio del año escolar que es cuando necesitamos registrar a todos los estudiantes nuevos, crear cuentas de ingreso y asignar licencias de Office 365. Ahora, cuando un estudiante o miembro del personal se inscribe, todo el proceso tiene lugar en el fondo sin tener que involucrar al área IT”.
Más allá de la gestión acelerada: una mejor experiencia de usuario
Además de eliminar la complejidad de la operación IT, Office 365 mejoró la experiencia de alumnos, profesores y personal administrativo del colegio al proveerles un conjunto de herramientas de comunicación que cumple con los propios estándares de excelencia del St. Ignatius Catholic School.
Por un lado, los servicios de Remote Desktop Server (RDS) se utilizan para brindar al personal acceso 7X24 a Capita SIMS, con lo cual la escuela puede ofrecer una solución que funciona tanto dentro como fuera del plantel, así sea en una computadora portátil personal, una tableta o cualquier dispositivo de la escuela.
Por otro lado, está el correo electrónico, trascendental para Whyte al tratarse de la principal forma de proporcionar y solicitar información, coordinar actividades y enviar materiales de apoyo a los alumnos para sus diferentes materias. “Asimismo es vital contar con calendarios compartidos que muestren las clases, la hora del almuerzo y los descansos para lograr una mejor organización interna, a fin de que todos puedan administrar su día de forma ordenada”, indica el directivo para quien “asegurar que cada miembro del personal, cada profesor y cada estudiante reciban automáticamente su propia dirección de e-mail y su derecho de acceso a los servicios IT de la institución es un paso importante hacia una integración y colaboración que mejorarán la experiencia de cada individuo en St. Ignatius Catholic School”.
Otro beneficio para los usuarios es que “Office 365 ofrece funciones sumamente valiosas, como la posibilidad de acceder a archivos actualizados en cualquier computadora conectada a Internet, lo que significa que tanto profesores como alumnos pueden elegir cuándo y dónde trabajar, y desde qué dispositivo”, comenta Whyte.
Los diferentes elementos que componen a Office 365 crean un clima de colaboración optimizada entre profesores y estudiantes, además de acelerar las comunicaciones y la manera en que los materiales se distribuyen y las actividades escolares se organizan. Asimismo, facilitan la supervisión personalizada y promueven la participación de las familias en el proceso educativo, lo que, a juicio de Whyte, representa una aportación importante al cumplimiento de los objetivos del colegio en lo que respecta a la calidad.
