Caracas, noviembre de 2014.- Cada día más las empresas venezolanas encuentran en la tecnología de Microsoft herramientas que impulsan la productividad y eficiencia en los equipos de trabajo. Es el caso de Corporación Palmar, organización orientada a los servicios financieros y legales que completó con éxito la migración de la plataforma de correos a Office 365 de tres sus filiales: Corpalmar, Embutidos Arichuna e Inversiones Porcinas (Inporca).
Erika Useche, coordinadora de Tecnología de Información de Corporación Palmar, explicó que su plataforma de correos era obsoleta e incompatible con las últimas versiones del sistema operativo de Microsoft. “La empresa más afectada del Grupo era Corpalmar, debido a los usuarios móviles que quedaban incomunicados cuando se trasladaban dentro y fuera de Venezuela”. Cuando se unen los responsables de tecnología de estas empresas se determina que, además de la necesidad de actualización, debían aprovechar la oportunidad para sacar los servidores de correo de las empresas por un asunto de seguridad. En este sentido, Useche señaló que “la idea era tener una plataforma única de correos como la que nos ofrece Office 365”.
Office 365, una herramienta afín al usuario
El proceso, iniciado en 2012, les llevó a evaluar una nueva versión de la herramienta de correos que usaban, pero el licenciamiento les resultaba muy costoso; incluso, se pasearon por la idea de tener los servidores tipo housing, alojados en un data center.
“Cada responsable de tecnología de las tres empresas seleccionó una herramienta de correo de las disponibles en el mercado. Yo tenía a cargo la oferta de la nube y cuando presentamos los números de esta propuesta el resultado fue fenomenal. Para tomar una decisión acertada me puse del lado del usuario y consideré que siempre se ha trabajado con Office en la empresa. El hecho de que los equipos tengan sistema operativo Microsoft y de que el usuario conozca la plataforma generaba mayor afinidad”, destacó Useche.
La coordinadora de Tecnología de Corpalmar señaló que cuando le fue informado al capital humano que volverían a trabajar con Outlook, la receptividad fue absolutamente positiva. “El front in de Outlook es Excel, PowerPoint, Word, que es lo habitual, lo que hizo que el proceso fuera muy sencillo. Con esta migración, nosotros estábamos tan cómodos en dos semanas, como cuando te compras unos zapatos y te quedan perfectos”.
Considerando que la adaptación es la parte más compleja de cualquier migración, Useche destacó que tomaron la previsión, desde el pasado año, de configurar las cuentas personales de los usuarios con el Outlook para que se fueran acostumbrando, “de manera que no abrieran Hotmail, por ejemplo, para ver sus correos, sino Outlook directamente. Cuando ya se dio la configuración de las estaciones, eliminamos esa cuenta personal y colocamos la corporativa con Office 365 y ya el usuario estaba habituado a su uso. Nuestra filosofía fue ponernos siempre del lado del usuario y pensar como ellos. Bajo este esquema nos fue muy bien y el resultado nos hace estar satisfechos”, relató.
La primera empresa que migró a Office 365 fue Corpalmar por ser la más pequeña. El proyecto duró un mes, incluyendo el entrenamiento a los usuarios por sesiones de trabajo; adicionalmente, el proceso de migración fue de una semana. Una vez concluida esta fase, se sumaron Arichuna e Inporca bajo el patrón dictado por la primera. En total fueron adquiridas 390 licencias para igual número de buzones y puestos de trabajo.
Un asunto de economía
“Teníamos un detalle presupuestario para manejar el mantenimiento anual de los tres servidores ‘raqueados’ que tenía la empresa, cuyo costo era altísimo. Incluso, estando amparados con un contrato de mantenimiento, muchas veces debíamos esperar por una pieza o un repuesto debido a un tema logístico. Con la nube el ahorro fue considerable, nos quitamos tres servidores de una semana para otra, lo que dio un desahogo al presupuesto”, consideró Erika Useche.
Según aclaró, para el usuario es transparente si los servidores son físicos o virtuales, no obstante había temor. “Mi bandera siempre fue explicar que si usted tiene un correo freemail, ya está trabajando en la nube, entonces no hay problema. Internamente no había que defender mucho la propuesta, se vendía sola”.
Más que una plataforma de correos
“Nuestra principal necesidad era el tema del correo electrónico y una vez que fue atendida con Office 365 en las PC, lo llevamos a celulares y tabletas. En la actualidad estamos explotando el resto, porque 365 no es solo correo electrónico. Es la oportunidad de comunicarse con cualquiera de las empresas del Grupo vía chat, conferencias telefónicas, videoconferencia, compartir presentaciones, archivos”, indicó Useche.
A medida que el equipo humano de Corpalmar va usando las herramientas de Office 365, ratifican cuán positivo ha sido el cambio. Entre los planes de la empresa sustentados en plataforma tienen previsto desarrollar en la nube un site basado en SharePoint con las gacetas oficiales con las que trabajan los abogados, que podrá ser consultado por el equipo de Arichuna e Inporca.
