Por Steve Chew, gerente
de mercadotecnia
de productos, y Joey Masterson, gerente de programaci
ón en el equipo Exchange.
Cuando la gente envía archivos adjuntos, a menudo espera poder colaborar con otros y recibir retroalimentación, y hasta ahora esto ha sido un proceso incómodo. Por ejemplo, cuando ustedes envían un documento por email a una compañera, ella tendrá que descargar primero el documento para poder editarlo. Una vez editado, ella necesitará re-adjuntar el archivo a un nuevo email antes de mandarlo a ustedes. Esto requiere varios pasos y cambios de contexto, lo cual puede ser un distractor y consumidor de tiempo.
A principios de año, en la Conferencia de Microsoft Exchange, anunciamos una mejorada experiencia de colaboración en documentos en Outlook Web App para usuarios de Office 365. Hoy, nos emociona presentar la primera de estas mejoras, la cual apunta hacia mejorar la manera en la que las personas interactúan con archivos adjuntos en sus correos. ¡Ahora, ustedes podrán editar un documento desde Outlook Web App, y adjuntar el archivo ya editado a un email de respuesta con solo un par de clics! Veamos más de cerca.
Vista
compartida de documentos e email
Su compañera le ha enviado un documento para revisar, y ven que el archivo está adjunto en un correo en su bandeja de entrada.
Cuando abren el adjunto, ahora podrán ver el contenido de aquel documento en contexto (o “juntos”) con el correo mismo; podrán ver ambos al mismo tiempo. Ya no más tener que abrir y cerrar ventanas para tener toda la información que necesitan, ustedes pueden desempeñar todas las acciones básicas de mensajes (responder, reenviar, y demás) justo desde esta vista.
Así que nuestro primer gran cambio como parte de esta mejorada experiencia para el trabajo de documentos, es la posibilidad de ver fotos y archivos de Office en una vista unificada. Con esta nueva vista, es fácil revisar la información en el correo a la par del adjunto mismo.
Fácil edición de documentos y responder
Cuando estén listos para editar el adjunto y enviar sus comentarios, ya no necesitan descargar el adjunto, hacer sus cambios, renombrar el archivo, volverlo a adjuntar y enviar su email de respuesta, todo eso lo pueden hacer sin tener que dejar la vista “compartida”.
Para hacer esto, solo den clic en Editar y Copiar justo arriba del adjunto y del mensaje.
Al hacer eso, un par de cosas suceden de manera automática.
Se crea un borrador de “Responder a Todos” para que puedan almacenar esta nueva versión editada del adjunto.
Se crea una nueva copia editable del adjunto que recibieron, y con un nuevo título en la que su nombre aparece al final, por ejemplo, “Northwind Energy (Garth Fort).pptx”. De esta forma, podrán diferenciar la nueva copia del archivo original.
Esta nueva copia del adjunto está viva, y cualquier cambio que ustedes hagan se guardará de manera automática. Una vez que hayan terminado de realizar sus cambios, podrán teclear de manera sencilla una respuesta en el correo y dar clic en Enviar.
Así de rápido, ustedes han reenviado el correo de sus compañeros con la versión editada del documento ya adjuntada de manera automática.
Ya no tendrán que abrir y cerrar diversas ventanas, porque ahora ya pueden editar el archivo adjunto y reenviarlo con todos los cambios en una simple acción. Colaborar con archivos adjuntos en un email nunca había sido tan fácil.
Mejoras Adicionales
En adición a la vista “compartida”, y las mejoras a “editar y reenviar”, también verán dos nuevas capacidades. La experiencia del usuario para archivos adjuntos ha sido actualizada, así que ahora cuando adjunten archivos, estos se verán más grandes y con mejor apariencia que nunca. Además, ya pueden descargar múltiples adjuntos al mismo tiempo en formato de un simple archivo zip.
Estamos emocionados por dar el primer paso en esta experiencia mejorada para colaboración de archivos en Outlook Web App. Tendremos más mejoras para compartir después a lo largo del año, mientras tanto, pondremos más atención a sus comentarios sobre cómo podemos seguir atendiendo sus necesidades.
Preguntas más frecuentes
¿Qué tipo de archivos son soportados para ver en la nueva experiencia “
Compartida
”?
Hoy, el soporte es para todos los archivos de Microsoft Word, Excel y PowerPoint, así como archivos en PDF y casi todo tipo de imágenes. Vamos a agregar más tipos de archivos para poderlos ver en nuestra nueva experiencia para próximos lanzamientos.
¿Qué tipo de archivos son soportados para editarlos en los nuevos flujos “Editar y Reenviar”?
Hoy, hay soporte para editar archivos de Word, Excel y PowerPoint creados a partir de Microsoft Office 2007 en adelante.
