Por qué desconectarse del trabajo requiere más trabajo del que pensamos

Este artículo fue publicado en Microsoft Workplace Insights.

Desconectarse del trabajo: es probable que la mayoría de nosotros pensamos que lo hacemos, tal vez creemos que somos muy buenos en eso. Durante nuestro tiempo personal escondemos nuestros teléfonos y desactivamos las notificaciones. Tal vez tengamos la suficiente disciplina de no enviar un email fuera del horario de trabajo. Toda una economía ha surgido, desde campamentos de desintoxicación digital para adultos hasta aplicaciones guardianas para controlar nuestro tiempo en pantalla, para ayudarnos a despegarnos.

Y aun así – perdonen, esperen, ¿Escucharon ese sonido de repique? – aún damos un distraído vistazo a nuestros teléfonos, monitoreamos de manera habitual nuestras bandejas de entrada y ese cada vez más grande volumen de emails de trabajo, anticipamos notificaciones incluso cuando están silenciadas, y de manera inadvertida nos perdemos la anotación ganadora en el partido de nuestro hijo (ups, perdón cariño).

Estamos de acuerdo que desconectarse es importante, pero muchos de nosotros no lo conseguimos, y nos lastima, lastima a nuestros colegas, y lastima a nuestras compañías.

Un estudio realizado por LinkedIn encontró que 70 por ciento de los profesionales no se desconectan por completo del trabajo. Un estudio reciente de 1,400 trabajadores de la información encargado por Microsoft, encontró que 40 por ciento de la gente trabaja fuera de las horas regulares de manera que interfiere en su tiempo en familia. Una investigación de la Universidad Estatal de Utah encontró que el uso de una persona de su dispositivo móvil para trabajar durante su tiempo en familia no sólo impactaba de manera negativa al empleado y a su pareja, también llevaba a instancias más altas de agotamiento, un menor compromiso con su empleados, y una probabilidad más alta de renunciar.

Incluso el tiempo oficial de vacación no es sagrado: 67 por ciento de la gente encuestada por LinkedIn dijo que contactaría a un colega sobre temas de trabajo aunque ese colega estuviera de vacaciones.

A pesar de las estadísticas, los líderes están cada vez más conscientes que para ser exitosas, las compañías deberían ayudar a que los empleados se sientan balanceados. Y los empleados agotados, distraídos, se sienten cada vez más desesperados por desconectarse de las mismas herramientas en las que se apoyan para en verdad poder recargarse.

“De manera irónica, hemos encontrado que en la vida moderna la fuente de mucho de nuestro estrés y tensión es el software, la manera en que está estructurado para ser muy centrado en las notificaciones en lugar de estar centrado en las personas”, comentó Kamal Janardhan, directora asociada de producto para Microsoft Workplace Analytics y MyAnalytics, herramientas que aprovechan datos para ayudar a dirigir el cambio en el lugar de trabajo. “Desconectarse es casi un sistema de mecanismo contra ese sistema”.

Al final, las acciones que realizamos de manera individual, poner nuestros teléfonos en una caja, bloquear aplicaciones, establecer confusas reglas para nosotros que luego intentamos romper, son reacciones, y no son suficientes para resolver un problema más grande. Necesitamos cambiar el sistema.

Nuevas investigaciones y nuestro creciente entendimiento sobre el comportamiento humano nos dicen que dos cosas son ciertas: que desconectarse es más necesario que nunca, y que en verdad desconectarse no es una sola acción, sino un acuerdo social, un cambio cultural que empleados y compañías deben crear en conjunto.

Encontrar culpables ocultos

Para entender hacia dónde vamos cuando se trata de la intersección de tiempo de trabajo y tiempo personal, es importante recordar cómo llegamos ahí. Mucho de lo que creemos sobre cómo deberíamos trabajar se remonta a la revolución industrial y al cambio de un día de trabajo mucho más largo a una semana de trabajo de 40 horas y una expectativa colectiva de entrar y salir en el horario establecido. En el siglo XXI este sistema de creencia se volvió propicio para volver a reinventarse, pero no en las maneras que lo hemos visto.

Con la tecnología moderna, los dispositivos portátiles y wearable, la IA, y la nube, el tiempo de trabajo y el tiempo personal se han difuminado en uno para los trabajadores del conocimiento, y esa frontera ahora es más invisible. Ya no hay un tiempo claro de salida.

“Las compañías y los experimentos han mostrado que si se acorta la semana laboral, los empleados se vuelven más productivos, creativos, y leales. Henry Ford entendió este impacto en la productividad cuando acortó la semana de 60 a 40 horas”, comentó Kate Nowak, líder de diseño de soluciones para Workplace Analytics, que permite a las compañías entender cómo trabajan y colaboran los empleados cada día y también permite construir culturas impulsadas en el lugar de trabajo.

“Necesitamos que más compañías den el paso adelante y experimenten con nuevas maneras de trabajo para inspirar un cambio más amplio”.

Al mismo tiempo, las personas no dejan de ser personas, y aunque la tecnología y los estilos de trabajo han cambiado de manera rápida, nuestro ritmo circadiano aun controla nuestros patrones de enfoque y descanso, comenta Mary Czerwinski, investigadora principal para Microsoft, que estudia técnicas de interacción de los trabajadores y el multitasking. No estamos construidos para estar en un constante estado de “encendido”. Los trabajadores tienen fluctuaciones naturales de energía y atención en su día, desde trabajo enfocado a tareas rutinarias a aburrimiento, y experimentamos dos picos de tiempos de foco, a media mañana y a media tarde.

“Conforme tu ritmo circadiano desciende, los efectos negativos de tratar de enfocarse comienzan a subir. Necesitas de nuevo el impulso natural de homeostasis. Es por eso que nos vamos a casa y tomamos un Descanso”, comenta Czerwinski. “Necesitas regenerar tu energía. Desconectarse es una recarga emocional que todos necesitamos”.

Aunque, muy seguido, las maneras que hemos tratado de enfrentar la sobrecarga y habilitar la desconexión han resultado contraproducentes. ¿Se han comprometido a desconectarse más, tal vez motivados por algo como el Día Nacional de Desconectarse, o porque su pareja o sus niños los comienzan a ver mal? ¿Han creado reglas para ustedes sólo para encontrar que en unos días o una semana regresan a los viejos hábitos, a dar vistazos rápidos a su bandeja de entrada, a buscar su teléfono sin querer hacerlo de manera consciente?

Una razón clave por la que es tan difícil desconectarse es algo llamado estrés preventivo: la ansiedad que sentimos cuando nos preocupamos sobre algo que viene o vendrá.

Funciona así: Es sábado por la noche y se preparan para salir a cenar con sus amigos, cuando reciben una notificación de su jefe con un aviso para una importante reunión el lunes por la mañana, con más detalles por llegar. De pronto, aunque no se meten a trabajar, se sienten ansiosos, piensan en prepararse para la inesperada reunión y revisan su email en búsqueda de más emails. Su mente ya no está en la comida y la buena compañía y en el bienestar de su fin de semana, está atorada en la cosa de trabajo que podría venir.

De acuerdo con un estudio reciente de 1,400 trabajadores, casi la mitad de los encuestados dijo que pensar en el trabajo fuera de las horas laborales por lo regular tiene un impacto negativo en su balance de vida-trabajo. Y pensar en el trabajo durante el tiempo personal fue el disruptor más grande del balance entre vida y trabajo, y venció a otros factores como las notificaciones de teléfono, las expectativas de gerentes y clientes, y la presión de los colegas que trabajan fuera del horario laboral.

Otro estudio reciente apoya esto, encontrar que los empleados y sus familias experimentan la tensión de la expectativa incluso si el empleado no trabaja en sus horas libres.

Otra razón por la cual es difícil cambiar la manera en que trabajamos por nuestra cuenta es porque el cambio en el comportamiento se esparce en parte por la confirmación social, entre más los otros adoptan un comportamiento, es más fácil que nosotros también lo hagamos. Si nadie siente que la cultura corporativa permite una verdadera desconexión, pocas personas lo harán. Los empleados no lo pueden hacer por sí solos.

Al mismo tiempo, nuestras estrategias para enfrentar el agobio por lo general llevan a más trabajo. Incluso Merlin Mann, el creador de Inbox Zero, se alejó de su metodología de manera eventual.

“Debido a que una mayor eficiencia ha lleva a más trabajo y no a menos, lo que en verdad necesitamos son maneras de protegernos de que el trabajo se expanda hacia el tiempo que creamos para nosotros”, comentó Nowak.

Y aunque muchos líderes de compañías han adoptado la meta de fomentar la motivación del empleado y su bienestar a través de la cultura, la verdad es que muy seguido, la presión para que los trabajadores estén conectados fuera del horario laboral se deriva de factores ocultos de los que tal vez los líderes no estén conscientes.

Con el uso de Workplace Analytics para analizar señales digitales anónimas y agregadas de reuniones, email, encuestas de Recursos Humanos, y otras fuentes de datos, muchos clientes de Microsoft han mirado los comportamientos de su fuerza laboral. Algunos patrones consistentes se conectaron de manera directa con desconectarse y el balance vida-trabajo ha surgido.

Por ejemplo, en una compañía de tecnología de Fortune 100, datos revelaron que cada hora que los gerentes pasan en trabajo fuera de horario se tradujo en 20 minutos de trabajo fuera de horario para sus reportes directos. Los números varían, pero patrones similares han surgido en otras varias compañías.

En otra instancia aquí en Microsoft, los líderes aplicaron Workplace Analytics y pudieron descubrir la causa de una pobre clasificación de balance entre vida y trabajo por un grupo de ingenieros en una encuesta anual. Resultó que las reuniones redundantes y excesivas no permitían a los ingenieros enfocarse durante su día, así que se sintieron obligados a terminar el trabajo en casa y no se podían desconectar. Para agravar el problema, los gerentes estimularon los emails fuera de horario al liderar con el ejemplo. Una vez que los líderes obtuvieron información de valor organizacional, iniciaron un programa de cambio que funcionó.

Con frecuencia, los líderes no pueden ver el patrón general de este tipo de comportamientos o medir su verdadero impacto en toda la compañía. A través del análisis organizacional, la información específica de la compañía emerge y los líderes pueden trabajar para evolucionar su cultura, para impulsar a los empleados a cambiar de manera colectiva para que no lo tengan que hacer solos.

Conseguir el balance personal

A través de diseñar otra herramienta de Microsoft que ayude a abordar el balance entre vida y trabajo y la capacidad de desconectarse, esto impulsado desde el lado del empleado, los gerentes de producto han cambado de manera reciente cómo piensan sobre desconectarse del trabajo y el bienestar del empleado. En lugar de decir a los empleados cuánto tiempo pasan en trabajar fuero de horario cada día, MyAnalytics, que muestra métricas personalizadas e información de valor de trabajo sólo para empleados individuales, ha cambiado para ahora dar seguimiento a “días tranquilos” en su lugar. Un empleado puede ver su resumen de emails y su tablero de control para ver cuántos días consecutivos de su mes anterior fueron días tranquilos, días sin emails, sin reuniones, y chats fuera de las horas de trabajo.

Por ejemplo, se puede ver que durante el mes reciente la racha más larga fue de 5 días tranquilos consecutivos (incluidos fines de semana). Y se puede ver que 13 días del mes fueron tranquilos mientras que 15 no lo fueron. Al entender los hábitos de trabajo a través de este lente, se pueden contextualizar de manera mental cómo se impactó la vida personal por el trabajo.

Esta nueva manera de pensar refleja la investigación alrededor del estrés preventivo, comenta Wendy Guo, gerente de programa de Microsoft. Cuando la herramienta MyAnalytics calculó de manera previa el trabajo fuera de horario cada minuto, muchos empleados vieron que, de manera técnica, no registraban mucho tiempo, tal vez 15 o 45 minutos por ejemplo. Eso podría parecer como algo poco preocupante, al final, ¿Qué son 30 minutos por noche para enviar emails, correcto?

Pero esa medición, y, de manera más amplia, esa forma de pensar – día a día, hora tras hora – no captura el estrés acumulado de que se les vaya poco a poco su tiempo de desconexión.

“Es la molestia de pastorear”, comentó Guo. “Incluso si son sólo 10 minutos de revisar emails, escanear notificaciones, leer pero no responder, dificultan su capacidad de recargarse de manera mental. Existe evidencia concreta de que la gente se involucra a pesar de no querer hacerlo”.

Al replantear para los empleados cómo esto se acumula, en un reporte privado y personalizado, Guo comenta que su equipo espera impulsar a los empleados con un sentido de urgencia “para pensar en la armonía entre trabajo y vida, la felicidad, las cosas que puedes hacer en lugar de trabajar cuando te permites tener ese tiempo. Pensar en cómo quieres vivir. Es efímero y no es fácil de cuantificar un sentido de bienestar, así que tratamos ayudar en esto”.

Con la información de valor viene el poder de evolucionar cómo trabajamos para ser productivos y tener un balance en una manera que resulte para nosotros. Sólo pregunten a Vincent Fily, un vendedor cinta negra global en la división de ventas de Modern Workplace en Microsoft. Fily ayuda a transformar a las compañías con herramientas como Workplace Analytics y la solución hermana para empleados, MyAnalytics. Pero cuando regresó a Francia después de vivir en Estados Unidos hace cuatro años, se encontró en el camino de navegar por su propio balance de trabajo y vida.

Quería continuar con el trabajo flexible como lo hacía en Estados Unidos, lleva a su hijo a la escuela antes de comenzar a trabajar, luego enfocarse en emails y clientes, tomar el tiempo para comer, más tiempo con clientes, luego terminar para pasar la tarde y la hora de la cena con su familia antes de terminar el trabajo en la noche.

“Esto”, remarca Fily, nacido en France, “no es la forma francesa de hacer las cosas”.

Pero en lugar de sentirse culpable o preocuparse de que no se adhiere a las normas regionales alrededor del estilo de trabajo, Fily sabía que era productivo y balanceado, porque utilizaba su propio tablero de empleado para obtener esa información.

“Puedo ver cómo voy. Puedo medir y ver que voy en la dirección que quiero. Para mí, esa es la meta, ver cómo lo hago y ser capaz de cambiar cómo trabajas si así lo quieres”.

Llegar juntos ahí

Empleados y compañías están preparados para cambiar la cultura de trabajo porque nos hemos movido de la aceptación, entendemos que la tecnología abarca todo y el trabajo ha cambiado de manera fundamental, a estar listos para la acción. Ahora podemos hacer algo sobre el estado de una conexión casi constante, aprovechar la tecnología para que nos ayude a desconectarnos en maneras intencionales que están soportadas por las normas colectivas.

“Hemos hablado con mucha gente, clientes, empleados, líderes, y analizamos datos para encontrar las raíces más comunes a este problema: gente que tiene muchas reuniones, que no bloquean tiempo, que sienten la necesidad de compensar en casa su tiempo perdido de enfoque. Durante su tiempo personal están estresados e infelices. Son interrumpidos por notificaciones del sistema y de gente. Y está la psicología humana: algunas personas no pueden evitar responder a todo conforme llega”, comenta Kalyan Nanduru, gerente general de producto para MyAnalytics.

Pero incluso los que pensamos que “necesitamos algo más que ayuda” y pensamos que tal vez seamos adictos al sonido de una notificación, podemos cambiar. Las organizaciones pueden mirar los datos a profundidad para descubrir lo que funciona y replicarlo; los empleados pueden hacer equipo para nutrir una cultura y a los demás en maneras que honren a la persona y a un saludable balance entre la vida y el trabajo.

“La gente que va al trabajo sólo trata de hacer las cosas. Sé, por ejemplo, que no puedo arreglar por mi cuenta cosas como la cultura de reuniones. Si quiero estar desconectado en mi tiempo personal pero mi gerente o mis compañeros no dejan de distraerme, no lo puedo hacer”, comenta Nanduru.

“Debemos construir un sistema donde sepamos si esto pasa a través de una organización. Luego podemos trabajar todos en ello”.

Desconectarse no es engañarse a sí mismo. No es algo prometedor permanecer en el momento pero luego dar vistazos constantes a su bandeja de entrada sólo por revisar, para no atrasarse, porque todos lo demás lo hacen. Desconectarse es una asociación en una ruta hacia la nueva manera de trabajar, y un componente clave tanto de la felicidad personal como de la cultura laboral.

La visión definitiva un día podría ser así: Todos extendidos en parques y gimnasios y cines y mesas y tiendas y playas enfocados a fondo en nuestro tiempo personal, nadie rivaliza con el estrés preventivo porque tenemos la capacidad de resolverlo. Luego, cuando regresemos a nuestros trabajos, estaremos enfocados en el trabajo que más importa, vamos a colaborar de manera más inteligente, y a funcionar de manera más efectiva.

Las dos mitades de un todo saludable.

Natalie Singer-Velush es storyteller y editora de Microsoft Workplace Insights. Escribe sobre ciencias del comportamiento, el futuro del trabajo, y el poder de los datos para ayudar a las organizaciones y a la gente a innovar, evolucionar, y conseguir el éxito.