Por: Steve Chew, Gerente Senior de Mercadotecnia de Producto en el grupo de Exchange
Hace unos días, durante SharePoint Conference 2014 compartimos nuestra visión sobre lo que significa trabajar como una red y cómo desarrollamos nuevas características de empresa social en Office 365 para ayudar a cumplir con esta visión. En la conferencia de Microsoft Exchange Conference (MEC) en Austin, explicamos más a detalle qué significa todo esto para el email – una herramienta en el lugar de trabajo que sea ha vuelto tanto ubicua como indispensable.
No hay duda en que los negocios dependen del email más que cualquier otro medio de comunicación digital. El lado negativo de la popularidad del email es que la gente recibe tanto que en muchas ocasiones experimentan sobrecarga de sus bandejas de entrada y fatiga de email. El email es también una herramienta bastante versátil, por lo que es utilizado en situaciones donde no es la mejor opción, como cuando la gente colabora en un documento al enviar múltiples – y en ocasiones opuestas – versiones. Por último, el email facilita a la gente tener conversaciones privadas, pero estas conversaciones no proveen visibilidad a la gente fuera de los destinatarios que podrían beneficiarse o contribuir en ellas.
Es por eso que en MEC hemos visto algunas características que ayudarán a redefinir la experiencia de email como la conocemos hoy, al hacerla más social, relevante, y colaborativa. Introducimos tres características que llegarán a Outlook Web App en Office 365 más adelante este año: “Clutter” (Desorden), colaboración de documento mejorada, y grupos.
“Clutter”
La gente necesita una manera simple – pero acertada – de manejar el alto volumen de mensajes de email que reciben. Debería haber una manera de separar elementos que no son importantes de aquellos que sí lo son sin tener que ajustar y administrar grandes números de reglas de bandeja de entrada… que puede volverse muy complicado en poco tiempo.
Esta es la meta principal de “Clutter”, el nombre clave para una nueva característica en Outlook Web App en Office 365. En el fondo, intenta remover tanto email sin importancia, o desorden, de la bandeja de entrada de un usuario como sea posible para que la bandeja de entrada del usuario pueda, bueno, ser una bandeja de entrada otra vez. En un nivel más alto, “Clutter” es muy sencillo. Sabemos que en la mayoría de los negocios, la gente pasa una gran cantidad de tiempo sólo en tratar de mantener el paso del volumen de email que llega a sus bandejas de entrada durante el día. Cómo manejan ese email puede servir entonces como una pista de lo que es importante para ellos.
Por ejemplo, si ignoraron por completo el email de Juan sobre las fotos de sus recientes vacaciones, tal vez ese mensaje no era tan importante para ustedes – es decir: Clutter. Por otro lado, si ambos leyeron y respondieron al email de Cathy sobre una nueva propuesta de presupuesto, tal vez ese mensaje era importante para ustedes – es decir: No es Clutter.
Justo así es como “Clutter” funciona. Al aprovechar la inteligencia de Office Graph, “Clutter” busca cómo tratan sus mensajes de email (“importante” o “no importante”) y busca patrones detrás de esos comportamientos. Por ejemplo, ¿Tienden a contestar emails de su jefe? ¿Tienden a ignorar los email enviados al grupo de Entusiastas de Bicicleta en su trabajo? Luego, una vez que entiende esos patrones, puede buscarlos conforme nuevo email llega y les ayuda a separar el desorden del resto de los elementos entregados en su bandeja de entrada.
Más importante, está personalizado 100% para ustedes. “Clutter” aprende cómo manejan su email y no trata de utilizar el mismo modelo para ustedes al que usa para Leo en Contabilidad (a menos claro, que ustedes sean Leo).
Para ser claros, nos referimos a este trabajo con el nombre clave “clutter” pues se trata aún de un trabajo en progreso. Esto significa que cuando salga, tal vez no sea vea tal como se ve ahora. Dicho esto, vamos a dar un vistazo más cercano a “Clutter”.
A continuación un correo de un usuario de muestra sin la característica habilitada. El usuario tiene su mezcla normal de elementos importantes y no importantes en su bandeja de entrada.
Ahora, si el usuario activa “Clutter”, todos los elementos no importantes son removidos de manera automática de su bandeja de entrada, y tiene una lista de elementos mucho más corta qué administrar.
Estos elementos no importantes ahora viven en una vista especial a la que se puede acceder desde el pie de página “CLUTTER” en la parte inferior de su bandeja de entrada. Esto le permite dar un vistazo a todos los elementos marcados como “Clutter” y ver si hay algo de interés. Si es así, puede dar clic derecho en un elemento de manera sencilla, marcarlo como “No es Clutter”, y el elemento regresará a su bandeja de entrada. El sistema también reconocerá que cometió un error, y utilizará esta señal para ajustar el modelo de acuerdo con lo anterior.
Una vez que el usuario ha finalizado de dar un vistazo a “Clutter”, también tiene la opción de eliminar todos los elementos en la vista. Esto puede hacerse al dar clic en la liga “Borrar Todo” en la parte superior de la vista. Esto eliminará todo el “Clutter” y de inmediato regresará al usuario a su bandeja sin desorden.
El usuario puede revisar su vista de “desorden” tan frecuente o poco frecuente como quieran. La clave aquí es que gracias a que “Clutter” está habilitado, su bandeja sólo contiene los mensajes de correo que le importan. Esto le permite enfocarse en lo que es importante y a hacer su trabajo de manera eficiente.
Colaboración en documentos mejorada
Otra frustración común con el email hoy en día es lidiar con los adjuntos. Tal vez hayan pedido retroalimentación sobre un documento sólo para tener que incorporar los cambios de manera manual de todos los destinatarios. Tal vez necesiten el contexto del email de alguien para ayudar a informar la revisión del documento que incluyeron, y tendrán que alternar entre uno y otro. Incluso si aprovechan la nube para almacenamiento y colaboración, enviar ligas hacia archivos puede ser tedioso. Outlook Web App simplifica todas estas tareas con características de colaboración en documentos mejoradas que vendrán para los clientes de Office 365 más adelante en el año.
Outlook Web App ahora incluye integración completa con OneDrive para Negocios, que les permite compartir de manera más sencilla archivos almacenados en la nube como adjuntos en su email. Hay dos formas en las que pueden compartir un archivo con Outlook Web App y OneDrive para Negocios:
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Cuando envían un adjunto desde su computadora o dispositivo pueden cargar el archivo de manera automática a su disco en la nube de OneDrive y enviarlo como liga.
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También pueden adjuntar un archive de manera sencilla directo de su disco de nube OneDrive cuando envían un email en Outlook Web App.
Cuando envían estas ligas en Outlook Web App, los permisos en el documento se asignan de manera automática. Cualquier destinatario en las líneas Para: y CC: será capaz de ver y editar el archivo por defecto. No se necesita configuración manual. También facilitamos cambiar los permisos directo desde el archivo en el mensaje de email. Pueden asignar los permisos a sólo vista si así lo desean, para que nadie pueda editar el archivo si no tiene permiso.
Vamos a dar un vistazo a cómo hemos integrado OneDrive para Business en Outlook Web App para hacer más fácil el envío de archivos como ligas.
El proceso inicia cuando eligen agregar un adjunto a su mensaje:
Los archivos en su OneDrive para Negocios están disponibles para que los elijan:
También pueden elegir un archivo de su equipo local.
Cuando eligen un archivo desde su computadora o desde OneDrive para Negocios, pueden elegir cómo lo quieren enviar – ya sea como liga a OneDrive o como un adjunto físico.
Cuando envían un documento como liga, el adjunto se verá igual con algunas diferencias clave. Cualquier archivo almacenado en OneDrive para Negocios siempre se mostrará como un ícono de nube en la parte superior además de presentarles los permisos debajo del título del archivo.
También pueden administrar de manera sencilla los permisos desde el email:
Enviar archivos de esta forma es simple y fácil. Cualquier persona puede ahora trabajar en un solo archivo y ustedes obtendrán los beneficios de permisos automáticos y control de versión en OneDrive para Negocios combinados con la familiaridad y facilidad de uso del email.
Ahora demos un vistazo a la experiencia de recibir documentos, que también ha mejorado mucho. Cuando reciben un Word, PowerPoint o Excel de alguien a través de email – ya sea como liga a OneDrive como se describió arriba o como un adjunto físico – Office Online está integrado de manera directa dentro de la experiencia del email para permitirles ver y editar documentos codo con codo con la conversación original de email.
Esta nueva vista les permite leer su conversación de email y ver el documento en una sola experiencia.
Aún mejor, pueden editar el documento y responder a la conversación con un solo clic. Cuando den clic a “Editar una copia” sucederá lo siguiente:
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Outlook Web App abrirá el adjunto en modo Edición en Office Online.
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Una respuesta en borrador a la conversación original se creará con la versión editada del documento adjunta de manera automática:
Ahora pueden editar el documento y escribir una respuesta de email en una sola ventana. La parte en verdad emocionante aquí es que todos sus cambios se salvan de manera automática al adjunto que fue agregado a su respuesta de email.
Una vez que hayan finalizado de editar el documento y de escribir su respuesta, pueden dar clic a Enviar, y tanto la respuesta como el documento editado se enviarán a los destinatarios. Lo que antes tomaba muchos pasos ha sido consolidado en un solo clic, lo que les permite ahorrar tiempo y seguir productivos. Sólo para reiterar, ustedes obtienen la misma experiencia de colaboración en documentos se trate de un documento adjunto de manera física o almacenado en OneDrive.
La colaboración en equipo también mejora con esta experiencia. Si el archivo está almacenado en OneDrive, pueden realizar coautoría en tiempo real con Office Online en la vista hombro a hombro desde Outlook Web App. Debido a que el archivo está almacenado en OneDrive, todos los destinatarios pueden hacer cambios al documento al mismo tiempo sin tener que crear múltiples copias del archivo.
Pero no sólo hemos mejorado la experiencia de colaboración para documentos, también hemos mejorado la experiencia de visualización de imágenes.
Las imágenes también se muestran en esta misma vista hombro con hombro, lo que les permite leer los contenidos del email conforme navegan las imágenes que han recibido.
Grupos
Introdujimos el concepto de Grupos en SharePoint Conference y ahondaremos más en esto en MEC. En un nivel alto, hemos tomado el concepto de Grupos en Yammer y lo extendimos a Office 365. Con este nuevo y central bloque, podemos habilitar experiencias de colaboración que antes no eran posibles. Vamos un poco más a detalle en cómo funciona esto.
Comenzando con Yammer, notarán una lista de Grupos Públicos anclada a la izquierda. Estos son Grupos que han sido creados o a los que se ha unido el usuario. Al dar clic en un grupo en particular se mostrará el feed de la conversación para ese grupo. Aquí es donde ustedes comparten información y colaboran con otros. Un nuevo grupo puede ser creado desde aquí – de hecho, cualquiera dentro de la organización puede crear un grupo desde cualquier lugar en Office 365, lo que permite que las personas sean más productivas.
Navegar hacia Outlook Web App muestra la bandeja de entrada personal del usuario. Notarán una lista de grupos aquí – la misma que aparecía en Yammer. Al integrar membresía de grupos a través de Exchange, SharePoint y Yammer entregamos una experiencia unificada a través de la suite de Office.
Al dar clic en un grupo se abre el feed de conversación, que es el mismo que aparecía antes en Yammer. Tanto en Outlook Web App y Yammer se muestran las mismas conversaciones para los mismos grupos. Esto significa que como prefieran trabajar – si sólo viven en el email, sólo en Yammer, o en ambos – pueden participar en el grupo. Estamos en el proceso de creación de una herramienta de colaboración que permitirá a todos en su organización trabajar en equipo más cerca, en la manera que prefieran.
En este grupo público, las conversaciones aparecen en forma de tarjetas, y los usuarios pueden comenzar de manera rápida una conversación desde aquí sin tener que buscar la dirección y teclear en el nombre – todo está hecho para ustedes. También obtienen una conversación tipo feed que fluye de manera más natural en la que los nuevos comentarios aparecen en la parte inferior del panel de lectura.
Si uno de sus colegas leyó un artículo que piensa que sería interesante para el resto del grupo, puede publicar una liga al artículo al grupo y una vista previa en línea del artículo aparecerá de manera automática. De esta manera, la gente del grupo no sólo obtiene una plana y normal URL, también podrán leer una vista previa y determinar si quieren leerlo completo o no antes de dar clic en él. También pueden hacer esto con contenido de video, si publican una liga a un video aparece una pre visualización del mismo. Incluso pueden ver el video con el reproductor nativo en Outlook Web App. Esto ahorra tiempo al usuario al mantenerlo en el contexto de sus conversaciones.
Agregar un nuevo miembro al Grupo da a esa persona acceso inmediato al trabajo que ha hecho el grupo para que puedan poner manos a la obra de inmediato. Y ya que Outlook Web App guarda el historial de todas las conversaciones para el grupo, no tienes que buscar todos los email relevantes de las últimas semanas para enviarlas al nuevo miembro del equipo – todo está ahí.
Cada Grupo también obtiene su propio calendario. Pueden diferenciar cada calendario de grupo por color e incluso sobreponer su calendario personal con los de sus grupos. Ahora cada miembro del grupo puede agregar, eliminar, o editar cada uno de los eventos en los calendarios del grupo, así que si la persona que creó la reunión está fuera de la oficina, otros miembros del grupo puede ajustar la reunión. Si hay un evento de grupo que es importante en particular, pueden agregar ese evento a su calendario personal con un solo clic. Y cuando algo sobre ese evento cambia en el calendario de grupo, se ajustará de manera automática en su calendario personal. De nuevo, agregar un nuevo miembro al grupo, le permite ponerse al día de manera rápida en lo que ha estado trabajando el grupo, pues el Calendario contiene todas las reuniones activas para el grupo. Ya no se tienen que agregar de manera manual las nuevas personas para cada reunión – todo está hecho para ustedes.
Los Grupos también facilitan las conversaciones públicas y el poder compartir. Hay dos tipos de grupos – privados y públicos. Grupos son públicos por defecto porque queremos que los usuarios participen en conversaciones abiertas para que puedan descubrir nueva información y nuevos contactos dentro de su organización. Llevar la noción de los grupos públicos al email facilita a los usuarios – conforme se sienten más cómodos – mover algunas de sus conversaciones privadas a grupos públicos. Las conversaciones que se realizan en grupos públicos pueden llevar a una mejor forma de compartir información, y el libre intercambio de ideas conecta a la gente y hace más productiva a la organización.
OWA para teléfonos Android
Para mil millones de personas, el teléfono es ya su primer y único dispositivo conectado. Sabemos que cerca de la mitad de los email son vistos primero en el teléfono. Así que está claro que el teléfono se convierte poco a poco en la pantalla primaria para las comunicaciones. Esto significa que necesitamos tener la mejor experiencia de email y comunicaciones en todos los teléfonos.
Exchange creado ActiveSync – y ningún smartphone hoy es considerado un verdadero teléfono inteligente sin soporte para Exchange ActiveSync. Trabajamos muy de cerca con líderes OEM telefónicos como Apple y Samsung para tener un gran soporte integrado para Exchange. Y lo mantendremos.
También queremos que nuestros clientes y usuarios tengan acceso a las más recientes características en Exchange. Por supuesto que el equipo de Windows Phone continúa con el propósito de proveer el soporte más completo para las más recientes características de Exchange en la aplicación nativa de Outlook en Windows Phone. En iPhone y iPad, lanzamos la aplicación OWA el año pasado. Y ahora anunciamos que lanzaremos la aplicación de OWA para Android como nuestro más reciente paso en esta aventura. Nuestros usuarios telefónicos tendrán un gran soporte integrado para Exchange a través de la aplicación de email por defecto en todos los teléfonos – además también pueden utilizar la aplicación OWA en iOS y ahora Android tendrá las más recientes características.
Estamos muy emocionados por ofrecer estas experiencias de email mejorado y de colaboración en Outlook Web App y a través de los diferentes dispositivos móviles. Traemos una forma por completo nuevo de pensar acerca del email como un habilitador continuo de cómo la gente puede hacer las cosas tanto en la oficina como en el camino. El email se vuelve cada vez más colaborativo, más eficiente, más fácil de administrar y sí, más social. Esperen pronto estas nuevas características para clientes Office 365.
