Por: Kurt DelBene, vicepresidente ejecutivo.
En medio de numerosas y complicadas circunstancias provocadas por la pandemia de COVID-19, hemos realizado importantes observaciones respecto al futuro del trabajo, y cómo y dónde nuestros empleados saben trabajar mejor. Lo que aprendemos y comprendemos nos ha llevado a aprovechar este periodo para hacer crecer y evolucionar nuestro lugar de trabajo híbrido, a través de la creación de capacidades adicionales para ayudar a nuestros empleados, clientes y negocios a que prosperen.
En marzo de 2020, envié un email a nuestros empleados en todo el mundo para indicarles que íbamos a instituir una política obligatoria de trabajo desde casa para nuestros sitios de trabajo globales, excepto los trabajadores esenciales en sitio. A partir de hoy, después de más de un año en el que la mayoría de los empleados de Microsoft han trabajado de manera remota, varios de nuestros sitios de trabajo en todo el mundo han alcanzado una etapa que cumple o supera los requisitos gubernamentales para acomodar a más trabajadores, mientras que muchos otros empleados continúan con el trabajo de manera remota. En la actualidad, los sitios de trabajo de Microsoft, en 21 países, han podido albergar trabajadores adicionales en nuestras instalaciones, lo que representa alrededor del 20% de nuestra población global de empleados. El 29 de marzo de 2021, Microsoft comenzará a hacer este cambio en nuestra sede de Redmond, Washington, y en los campus cercanos.
Desde el inicio de la pandemia, nuestra prioridad número uno ha sido el bienestar y la seguridad de nuestra gente. Nunca hemos dejado de monitorear los datos de salud locales y de dar seguimiento a los requisitos del gobierno para determinar cuándo nuestros campus podrían albergar trabajadores adicionales en sitio de manera segura. A medida que algunos empleados regresan a nuestros sitios de trabajo globales y otros prefieren o necesitan trabajar de manera remota, encontramos maneras adicionales de poner en práctica nuestro lugar de trabajo híbrido. En cada uno de nuestros sitios de trabajo globales, el modelo de lugar de trabajo híbrido logra un equilibrio, al brindar servicios adicionales limitados en el campus para aquellos que elijan regresar, a la vez que brinda apoyo para aquellos que necesitan trabajar de manera remota o se sienten más cómodos al hacerlo. Nuestra meta es brindar a los empleados una mayor flexibilidad, al permitir a la gente trabajar donde se sientan más productivos y cómodos, al tiempo que alentamos a los empleados a trabajar desde casa, ya que el virus y sus variantes relacionadas se mantienen preocupantes.
Si tomamos como ejemplo a nuestro campus en Redmond, hemos monitoreado de cerca los datos locales de salud durante meses y hemos determinado que el campus puede albergar de manera segura a más empleados en sitio, mientras se mantiene alineado a los límites de capacidad del estado de Washington. Mientras observamos el progreso contra el virus en la región y continuamos con la evaluación de nuestra guía, los empleados que trabajan en los sitios de trabajo de Redmond, o en los campus cercanos, tienen la opción de regresar a esas instalaciones o continuar con el trabajo remoto, y también tienen la flexibilidad de hacer una mezcla de ambos.
Aunque no podemos predecir todo lo que nos deparan los próximos meses, estamos preparados para afrontarlos con una mentalidad de crecimiento: al aprender, reevaluar y actualizar nuestra respuesta según sea necesario.
El camino hacia nuestro lugar de trabajo híbrido evolucionado
Si retrocedemos un año, nos dimos cuenta bastante rápido que el virus y su impacto eran muy complejos de predecir. Si bien, de manera inicial tratamos de brindar una guía anclada a líneas de tiempo específicas y a las fases a través de las cuales la pandemia con probabilidad progresaría, no la entendimos tan bien como para predecir con precisión cuándo ocurrirían cada una de esas fases. Pronto descubrimos que necesitábamos desarrollar una estrategia de regreso al trabajo que pudiera tener en cuenta las cambiantes condiciones de salud pública y la orientación del gobierno para mantener seguros a nuestros empleados y comunidades. También necesitábamos impulsar un enfoque consistente en todas las geografías, para crear un esfuerzo unificado de respuesta a COVID-19 dentro de la empresa.
Con esto en mente, desarrollamos un Hybrid Workplace Dial que se ancla en seis etapas definidas, en lugar de líneas de tiempo específicas, y que nos permite ajustar de manera rápida nuestros sitios de trabajo según las condiciones de salud, al tiempo que nos basamos en los datos para nuestra toma de decisiones. El dial nos ayuda a asignar una etapa a cada uno de nuestros sitios de trabajo, según los datos locales de salud actuales y a la orientación del gobierno. El dial puede ir en ambas direcciones: hacer avanzar a un sitio de trabajo cuando mejora la carga local de enfermedad y también marcar hacia atrás cuando observamos un declive en curso. Cada etapa está definida por un conjunto de criterios impulsados por datos (por ejemplo, tendencias en casos y decesos y pautas gubernamentales) así como evaluaciones de la preparación de un sitio, y conlleva un conjunto de políticas y acciones prescritas.
Por ejemplo, mientras que las Etapas 4 y 5 ofrecen opciones limitadas o aumentadas para los trabajadores que eligen estar en sitio, se alienta a los empleados a trabajar de manera remota mientras su sitio permanece en las Etapas 1-5 y no deben sentir la necesidad de regresar. En la Etapa 6, COVID-19 ya no es una carga significativa en la comunidad local y se presenta más como un virus endémico como la gripe estacional. En esta etapa final del dial, se eliminan la mayoría de los requisitos del lugar de trabajo y las medidas de prevención específicos de la pandemia, lo que permite que regresen casi todos los servicios del campus. En el caso del campus de Redmond, el cambio planeado para el 29 de marzo representará un movimiento en el dial de la Etapa 3 a la Etapa 4.
A medida que algunos de nuestros campus en el mundo pueden albergar a más empleados, con base en cumplir o superar los requerimientos de salud pública locales, tomamos las precauciones necesarias para crear una experiencia segura, y la responsabilidad personal será vital para mantenerla. En cada uno de nuestros campus que se encuentran en las Etapas 1-5, tomamos un enfoque cauteloso que incluye el distanciamiento social en los lugares de trabajo, cubrebocas, procedimientos de limpieza extensos, certificaciones diarias de salud, estrategias de asistencia y más.
Los cambios en nuestro lugar de trabajo como resultado de estos cambios son sustanciales, pero creemos en el concepto y el poder de esta estrategia de regreso al trabajo, que se alinea con nuestros principios fundamentales:
- El bienestar físico, mental y emocional son nuestra principal prioridad.
- Respaldamos las necesidades de los empleados y ofrecemos flexibilidad para trabajar de manera remota y en el lugar de trabajo de Microsoft, según lo permitan las condiciones.
- Continuamos con el servicio a nuestros clientes y continuamos con las operaciones de negocios críticas.
- Cumplimos o superamos las regulaciones, como las pautas de salud pública, gubernamentales y locales.
Al tomar el pulso a miles de empleados que han regresado a los sitios de trabajo de Microsoft en cierta capacidad, observamos que los empleados han adoptado la flexibilidad de dividir su tiempo entre una oficina de Microsoft y su hogar. Con base en los datos, vemos que 54% de los encuestados que han optado por regresar en la Etapa 4 pasan menos del 25% de su tiempo en uno de nuestros lugares de trabajo. Además, el 69% pasa 50% o menos de tiempo en sitio. Entendemos que estas respuestas se basan en el panorama actual en el que muchos empleados aún no están vacunados y muchas escuelas permanecen cerradas. Vamos a continuar escuchando e incorporando los comentarios de los empleados a medida que evolucionen las condiciones y circunstancias.
Cambios en el lugar de trabajo para mantener seguros a los empleados
Todos reconocemos que el lugar de trabajo no es el mismo lugar ahora que cuando lo dejamos. Desde que la mayoría de nosotros comenzamos a trabajar fuera del sitio el año pasado, nuestros equipos han implementado una variedad de medidas de salud y seguridad para garantizar que cumplimos, y en muchos casos, superamos los requerimientos establecidos por los funcionarios locales de salud pública. Este esfuerzo se traduce en numerosas acciones de protección para alinearnos a nuestra prioridad número uno de proteger el bienestar de nuestros empleados:
- Hemos evaluado todos los sitios de trabajo de Microsoft para entender qué ajustes se necesitan para permitir el distanciamiento social y cumplir con los estándares locales de salud, y proporcionaremos a todos los empleados y personal externo suministros personales, como toallitas desinfectantes y cubrebocas para que las utilicen en el lugar.
- Para cumplir con las pautas de capacidad local y los requerimientos de distanciamiento social, hemos implementado estrategias de asistencia para espacios abiertos o compartidos basados en equipos, ajustes de espacio físico cuando sean necesarios, o una combinación de ambos según las necesidades organizacionales.
- Hemos ajustado nuestras instalaciones y una serie de ofertas de servicio en sitio. Por ejemplo, hemos limitado la capacidad en las salas de conferencia y los servicios de transporte de Microsoft, colocamos letreros en áreas comunes y cafeterías para garantizar el distanciamiento social, y proporcionamos desinfectantes de manos en todos nuestros edificios.
- Hemos establecido estándares similares y consistentes que se aplican a nuestros empleados cuando viajan a nuestros otros sitios de trabajo y para los clientes y socios cuando visitan nuestros sitios.
Si bien las tasas de vacunación continúan en aumento y son fundamentales para aliviar la carga de la enfermedad en nuestras comunidades, las tasas actuales no disminuyen nuestras preocupaciones o expectativas en el lugar, en la mayoría de nuestros sitios de trabajo. Continuamos con el monitoreo del impacto de la vacuna así como de las pautas de salud pública para asesorar sobre cualquier cambio en nuestro lugar de trabajo, según sea necesario.
Avanzar en un lugar de trabajo híbrido y moderno
De cara al futuro, sabemos que el trabajo híbrido requiere de un nuevo modelo operativo y de una nueva estrategia que abarquen una política de trabajo flexible, un diseño de espacios inclusivos y soluciones tecnológicas innovadoras. El lugar de trabajo moderno requiere que las empresas cumplan con las expectativas de los nuevos empleados, conecten con una fuerza de trabajo más distribuida, y brinden las herramientas para crear, innovar y trabajar en conjunto para resolver problemas de negocios. Como una manera de compartir la información sobre el lugar de trabajo, observada el año pasado, y lo que podemos esperar en el futuro, publicamos el Índice de Tendencias Laborales 2021, que incluye nuevos datos, investigación profunda e información de valor experta que los líderes deberían considerar a medida que se desarrolla la era del lugar de trabajo híbrido.
Creemos en el valor de unir a las personas en el lugar de trabajo. Tener instalaciones en todo el mundo enriquece nuestra cultura con nuevas ideas, perspectivas frescas y puntos de vista locales únicos que nos ayudan a seguir aprendiendo unos de otros. Desde laboratorios de innovación a centros de información, estar cerca de nuestros clientes y tener más puntos de contacto nos ayuda a comprender mejor las necesidades de los clientes y socios, lo que agrega valor al gran trabajo que hacemos juntos.
Nos mantenemos comprometidos con ofrecer espacios que anticipen las diferentes maneras en que los equipos necesitan trabajar juntos, al tiempo que brindamos la flexibilidad y agilidad que ahora requerimos. Adoptamos un enfoque reflexivo e impulsado por la investigación para diseñar nuestros lugares de trabajo y estamos seguros que aún podemos habilitar un entorno colaborativo, saludable y seguro, con los cambios mínimos necesarios en nuestra estrategia fundamental de diseño de inclusión. Microsoft estandariza el diseño inclusivo en nuestros sitios de trabajo globales y aprovechamos la gama completa de diversidad humana para garantizar que cada espacio de oficina que creamos beneficia a las personas de manera universal. Ya sea que los empleados trabajen desde casa, en el lugar de trabajo, o utilicen muchos de los espacios abiertos de colaboración que tenemos en nuestros sitios de trabajo, nuestro enfoque busca crear un sentido de pertenencia y ayuda a los equipos a mantenerse conectados sin importar cómo elijan trabajar.
Además, hemos reunido a un grupo de investigadores, ingenieros y expertos en bienes raíces de Microsoft, para crear prototipos de espacios de reunión híbridos en nuestros campus de Redmond, Washington, y Reino Unido. El grupo investiga diferentes configuraciones y tecnologías de reuniones como pantallas múltiples, cámaras y escenarios de realidad mixta para comprender la configuración más efectiva e inclusiva para el trabajo híbrido. Aún es temprano, pero hemos explorado soluciones que van desde tan solo reconfigurar las tecnologías existentes hasta diseñar nuevas y emocionantes innovaciones en Microsoft Teams para el trabajo híbrido.
Potenciar la productividad remota se mantiene como un requisito que involucrará nuevas herramientas de colaboración, infraestructura robusta de nube y una nueva manera de pensar sobre la seguridad de la red. También reconocemos que el trabajo híbrido representa nuevos desafíos como asegurarnos que todos se sienten incluidos y comprometidos, sin importar su puesto o ubicación. Es importante que tengamos la intención de crear un espacio para conversaciones inclusivas y definir nuevas maneras de trabajar juntos. Con este fin, apoyamos la evolución del trabajo híbrido a través de innovaciones dentro de nuestras herramientas tecnológicas, para ayudar a las personas a navegar en entornos de trabajo tanto híbridos como remotos (por ejemplo: Modo Juntos, Microsoft Whiteboard en Teams y salas de Microsoft Teams con funciones como captura inteligente).
Aunque no sabemos qué tan lejos está una nueva normalidad, nos adaptamos a una nueva forma de trabajar con una comprensión más amplia de la flexibilidad. Sabemos que hay miles de formas de trabajar, en el último año nuestros empleados han demostrado lo que es posible, y creemos que la flexibilidad es esencial para mantener el equilibrio entre el trabajo y la vida.
La comunicación transparente y frecuente con nuestros empleados se ha vuelto más crítica que nunca, al establecer un ciclo significativo de retroalimentación que nos permite a todos aprender e iterar. Según los comentarios de los empleados, sabemos que algunos esperan regresar al lugar de trabajo, mientras que otros prefieren o necesitan continuar con el trabajo fuera del sitio. Nuestra meta es brindar a los empleados flexibilidad adicional para respaldar los estilos de trabajo individuales, equilibrar las necesidades del negocio y garantizar que vivamos nuestra cultura. También entendemos que algunos trabajos requieren que los empleados estén en el sitio, como los roles que soportan la infraestructura crítica, mientras que otros trabajos se realizan igual de bien de manera remota. Una vez que lleguemos a un punto donde COVID-19 no represente una carga significativa para nuestras comunidades, y a medida que nuestros sitios pasan a la etapa abierta del dial, vemos al trabajo desde casa parte del tiempo (menos del 50%) como estándar para la mayoría de los roles, si se asume la alineación del gerente y el equipo. Ahora y en el futuro, tenemos la oportunidad de reexaminar las nociones tradicionales de alinear trabajos particulares con entornos particulares.
Con nuestro modelo de lugar de trabajo híbrido, brindaremos a los empleados un lugar excepcional para trabajar, crearemos una mayor colaboración y comunidad para más de 160 mil personas que trabajan en Microsoft, y mostraremos un ejemplo del lugar de trabajo moderno que es a la vez flexible e híbrido.
