La historia -tecnológica- detrás de los regalos de Santa Claus

En esta ocasión invitamos a Marvin E. Duende, encargado de TI de Santa para que escribiera en exclusiva, su experiencia con el uso de tecnología en el taller para estas Fiestas.

En esta época nuestro trabajo no se detiene. Imaginen recibir miles de millones de cartas con peticiones de regalos y, además, dejar todo listo para que estos lleguen a tiempo y a la dirección correcta. Que todos los duendes del taller de Santa estén organizados siempre ha sido un problema y no encontrábamos un método o una solución para hacer nuestro trabajo de manera eficiente.

Para este año, decidí investigar la manera de ayudar a Santa y a los otros duendes para trabajar en equipo y que la preparación y reparto de los regalos fuera más eficiente. Exploré muchas opciones y al final decidí que la mejor manera de poner un poco de orden en el taller de Santa, era a través de la tecnología.

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Para comenzar, ahora recibimos las cartas a través de correo electrónico y en formato de Word. Los niños ahora utilizan más la tecnología y se les facilita utilizarlo. Además, recibimos cartas con plantillas navideñas que a Santa le encantan y para nosotros es más fácil leerlas a través del Modo Lectura.

Conforme llegan las cartas en Word, las almaceno en un cuaderno de OneNote para clasificarlas por país, estado y ciudad. Este cuaderno lo comparto con los duendes del taller y los duendes encargados de preparar el trineo de Santa para que todos sepamos qué regalos van en cada saco y la mejor manera de acomodarlos en el trineo para que el recorrido sea más eficiente.

Lo mejor de todo es que no nos preocupamos por espacio de almacenamiento porque todos los archivos y cuadernos de OneNote los almacenamos en la nube; para esto utilizamos OneDrive, que nos permite tener todo accesible desde cualquier dispositivo. Todos entramos a OneDrive, revisamos las cartas en Word y hacemos anotaciones; incluso, editamos los archivos de manera simultánea y los cambios se reflejan al momento.

Los duendes encargados del taller también utilizan Excel para llevar inventario de los regalos pedidos, fabricados y que están listos para entrega. Pero una de las soluciones que más nos ha ayudado para no perder detalle de nada es Office Lens. Todos los duendes lo tenemos en nuestros smartphones y lo utilizamos para tomar fotografías de nuestras reuniones de planeación para las Fiestas o como un escáner para las notas de producción de los regalos, todo está mejor organizado y nadie se pierde un solo detalle para que los regalos sean entregados a tiempo. Todas las fotos de Office Lens las subimos a nuestro cuaderno de OneNote y también se sincronizan en la nube.

holidays_2016_1Ahora encontré una mejor manera de documentar y compartir nuestro trabajo una vez que terminamos nuestro trabajo y que todos los niños recibieron sus regalos. Con Sway incluyo en un formato llamativo, fotos, videos, tweets e incluso publicaciones en Facebook y comparto con todos los duendes con un solo clic. ¡Ha sido todo un éxito! Los duendes lo pueden ver desde cualquier dispositivo e incluso pueden agregar contenido si les doy autorización de colaboradores.

Tuve mucha suerte de encontrar estas soluciones de Microsoft, que en la villa conocemos como los “Ayudantes Tecnológicos de Santa” y que nos han ayudado a estar mejor organizados, trabajar en equipo y hacer nuestro trabajo más eficiente. Ahora tenemos más tiempo para convivir entre nosotros y hacer las cosas que más nos gustan.

Así funcionan ahora las cosas ahora en el taller. Me siento muy orgulloso de que todos hayan adoptado tan rápido las herramientas y que les hayan funcionado tan bien para hacer su trabajo. Son muy sencillas de utilizar y han sido de gran ayuda: ¡Todos los niños recibirán sus regalos a tiempo!

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