La nube, la nueva pista del Lotus F1 Team

El equipo de carreras recurre a los servicios en la nube para ganar velocidad y agilidad dentro y fuera de la pista.
Video Lotus F1 Team
En el equipo Lotus F1, todo se reduce a la eficiencia tanto en sus autos de carreras como en sus operaciones internas. La compañía adoptó el paquete de herramientas de productividad Microsoft Office 365 para mejorar sus comunicaciones y capacidades de colaboración, inclusive durante los segundos críticos de una carrera. Los empleados y el personal de TI ahora dedican menos tiempo a las cuestiones tecnológicas, lo cual les deja tiempo para enfocarse en cómo eliminar segundos de cada vuelta alrededor de la pista.

 

La necesidad de correr

Las carreras de la Fórmula 1 traen a la mente imágenes de autos veloces que corren por las calles de ciudades lejanas, del frenesí de las paradas en los boxes y de la gloria del podio de los ganadores. Pero para llegar a ese podio hay que comenzar por la tecnología.

Más del 20% de la fuerza laboral del Equipo Lotus F1 es sumamente móvil, ya sea al momento de correr, probar o diseñar autos o de manejar la logística y las operaciones. “La Fórmula 1 se reduce a mejorar la velocidad, la agilidad y el desempeño”, dice Thomas Mayer, Director Ejecutivo de Operaciones en el Equipo Lotus F1. “La movilidad es un aspecto clave para nosotros; está en el ADN del equipo, porque necesitamos viajar para cada carrera. Si nuestras tecnologías no son móviles y no soportan la movilidad, no nos sirven para nada. Finalmente, lo que buscamos es impulsar la eficiencia de nuestra gente para que pueda dedicar más tiempo a lograr que nuestros autos sean los más rápidos en la pista”.

En la cultura de las carreras impulsadas por el desempeño, el objetivo es perder peso y hacer que tanto el auto como el equipo sean lo más ágiles posible. “Tenemos una compañía dispersa, con hasta 100 empleados que viajan a 20 carreras en 20 países diferentes”, continúa Mayer. “Queríamos permitir a los empleados utilizar cualquier dispositivo para acceder de manera segura a toda la información que necesitan desde cualquier lugar del mundo. Para lograrlo, trasladamos nuestros datos a la nube de Microsoft”.

La migración a la nube

En el 2014, el Equipo Lotus F1 optó por migrar su ambiente de productividad in situ a Microsoft Office 365, un paquete de herramientas basadas en la nube. “Para un equipo de TI tan pequeño como el nuestro, el mantenimiento de nuestro ambiente anterior consumía demasiados recursos”, afirma Mayer. “Por lo tanto, el paso lógico era migrar a Office 365”.

Mayer y su personal migraron al equipo a Office 365 para correo electrónico y mensajes, con lo cual los empleados obtuvieron acceso rápido al correo electrónico y los calendarios. En tan sólo una semana, unos 500 empleados ya estaban comenzando a utilizar la nueva solución, incluyendo el tiempo de realizar la autenticación apropiada con los servicios de dominio de Microsoft Active Directory por medio de la función de sincronización del hash de la contraseña de Microsoft Azure Active Directory.

Todos en la compañía ahora utilizan una combinación entre Skype para Negocios en Línea y Microsoft Lync para informes basados en presencia, mensajes instantáneos y un creciente número de videollamadas, incluso desde sus dispositivos móviles. “Tener la capacidad de conectarse con sus colegas desde dispositivos móviles marca una gran diferencia para nuestros empleados”, comenta Mayer. “Un solo clic les permite unirse a una junta sin la necesidad de crear un puente a la conferencia, ingresar un código de participante ni introducir códigos de acceso. Sin duda, ofrece una manera totalmente nueva y eficaz para que la gente se comunique”. El equipo ya inició una implementación piloto de la función de voz, con la cual se busca retirar por completo los teléfonos de los escritorios de los empleados para mejorar la conveniencia y reducir los costos.

“Con Office 365, la tecnología ya no limita a nuestros empleados ni su trabajo”.

Thomas Mayer

Equipo Lotus F1

Director Ejecutivo de Operaciones

Una comunicación óptima

Para el Equipo Lotus F1, la comunicación en tiempo real es una necesidad, y el equipo ahora cuenta con mejores capacidades en esa área gracias a su migración a la nube. Por ejemplo, el grupo encargado del motor del auto durante una carrera utiliza Office 365 para comunicarse con el integrante del equipo responsable de cargar el auto con combustible al final de cada  carrera. “El nivel de ruido que había durante una carrera solía interferir con las comunicaciones y causaba problemas, pero ahora nuestros ingenieros envían mensajes instantáneos con las cantidades adecuadas de combustible, y el personal a cargo del combustible confirma esos números”, dice Alan Permane, Director de Operaciones de Pista en el Equipo Lotus F1. “No hemos tenido ningún problema desde que comenzamos a utilizar Office 365 para comunicarnos en tiempo real durante las carreras”.

El equipo también utiliza Office 365 en las etapas de preparación de las carreras. “Si nuestros ingenieros detectan un problema con el auto pueden tomar una tableta e iniciar de inmediato una videollamada para mostrar a sus colegas en la fábrica la parte problemática, además de utilizar un endoscopio para presentar los detalles visuales”, explica Mayer. “Con todo lo que sucede en la fábrica y en el lugar de la carrera, contar con una manera instantánea de mostrar los problemas simplifica la resolución de los mismos”.

Menos limitaciones

Ahora que utilizan Office 365, los empleados del Equipo Lotus F1 ya no tienen que preocuparse por los límites de almacenamiento de correo electrónico ni por el acceso a los datos. “Antes dedicábamos mucho tiempo a seleccionar y borrar mensajes de correo electrónico para no llegar a nuestro límite de un gigabyte”, dice Mayer. “Ahora que los empleados cuentan con suficiente capacidad en el buzón, les resulta mucho más fácil conservar la información de mayor interés para ellos. Además, pueden acceder a todo lo que necesitan, no obstante el lugar en el que se encuentren. Con Office 365, la tecnología ya no limita a nuestros empleados ni su trabajo”.

Ampliaremos el uso de Office 365 para expandir nuestra comunicación y capacidades de colaboración, con el fin de encontrar nuevas maneras que eliminen las ineficiencias.

Thomas Mayer

Equipo Lotus F1

Director Ejecutivo de Operaciones

Esta ventaja se extiende al personal de TI de la compañía, el cual ahora puede dedicar mucho más tiempo a otros proyectos porque gran parte de la administración del sistema se lleva a cabo en la nube. “Solíamos pasar muchas horas de la semana administrando el correo electrónico, pero ahora dedicamos un máximo de 30 minutos”, comenta Dave Cadywould, Gerente de Operaciones de TI en el Equipo Lotus F1. “Utilizamos la herramienta de administración más reciente de Office 365 para ingresar y ver el estado del servicio en tiempo real, inclusive desde nuestros dispositivos móviles”.

Un futuro brillante

El Equipo Lotus F1 ha concluido sólo la primera etapa de su adopción de Office 365 y espera aprovechar las funciones adicionales para obtener aún más valor de la solución. Por ejemplo, el equipo planea instalar Microsoft OneDrive para Negocios con el fin de contar con almacenamiento de documentos basado en la nube, automatizar los procesos del flujo de trabajo a través de aplicaciones personalizadas y complementos que utilizan las nuevas opciones de extensibilidad de  Office 365, y explorar Microsoft Power BI para ver los datos técnicos que se transmiten desde los 200 canales dentro de cada auto de carreras. “Utilizaremos Office 365 mucho más para expandir nuestras capacidades de comunicación y colaboración y para encontrar nuevas maneras de eliminar las ineficiencias”, dice Mayer. “Tenemos mucho que ganar con Office 365”.

Tags: , , , , , , , , , , ,

Publicaciones Relacionadas