México D.F., a 29 de abril de 2014.- La Universidad Autónoma de Querétaro, UAQ, cuenta con más de 20 mil alumnos y 4 mil miembros de personal docente y administrativo. Para atender a todos sus usuarios, la institución tenía un servicio de correo electrónico obsoleto y con un tamaño de almacenamiento reducido que oscilaba entre los 200 y 400 MB por bandeja, lo cual hacía que fuera complicado de administrar. Debido a ello, la Universidad decidió migrar a Office 365 con el fin de satisfacer las necesidades de comunicación de sus usuarios.
Con Office 365 la UAQ logró una reducción de costos de operación y mantenimiento en servidores para correo electrónico, capacidad de almacenamiento de hasta 50 GB en buzón y 25 GB en OneDrive, mayor seguridad en el resguardo de la información y además tiener acceso a herramientas adicionales como Lync, SharePoint, OneDrive, calendario y Directorio Activo.
“Previamente en la institución hicimos un análisis de nuestro servicio de correo electrónico y de las soluciones que había en el mercado. Realizamos un comparativo y nos quedamos con Office 365 de Microsoft porque nos garantiza la seguridad de nuestra información”, comentó Teresa Guzmán Flores, directora de Innovación y Tecnologías de Información de la Universidad. Otro factor que influyó en la decisión fue el soporte técnico directo ya que el servicio está acompañado por un servicio de atención los 7 días de la semana las 24 horas del día.
El objetivo de incorporar una solución como Office 365 en la Universidad, no sólo se enfocaba en resolver el problema de servicio del correo electrónico; la institución tomó en cuenta otras posibilidades como la retención de cuentas y contactos, así como el uso de otras herramientas que el personal docente podría utilizar para fines educativos.
El proceso de implementación inició en noviembre del 2013 y estuvo a cargo del socio de negocios de Microsoft, Unika, quienes evaluaron primero la viabilidad del proyecto y en tan sólo 2 días se migraron 1,300 cuentas de correo tanto individuales como departamentales. Inmediatamente después de la implementación, la Universidad comenzó a gozar de distintos beneficios de Office 365 que no tenían contemplados:
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Disminución en el riesgo de recibir correos spam y fishing.
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Ahorro en la compra de tecnología antispam y en tener una persona dedicada al 100% a cuidar el servidor, a través del mantenimiento, actualizaciones, etcétera.
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El almacenamiento en OneDrive y con ello poder accesar la información desde cualquier lugar.
“SharePoint y OneDrive, impactan en el modelo educativo de la Institución, porque se utiliza de manera muy natural. El usuario está familiarizado, el estudiante de cierta manera ya tiene una cuenta en Outlook (antes Hotmail); sin embargo, con el convenio de Microsoft con la Universidad, manejamos una cuenta institucional”, finalizó Teresa Guzmán. De este modo, Office 365 también es utilizado en las aulas, ya que con OneDrive los maestros realizan dinámicas con los alumnos y Lync permite sostener videoconferencias.
“En Microsoft seguimos con nuestro compromiso con la educación. Queremos brindar la oportunidad de movilidad a todos los alumnos e instituciones educativas del país, y facilitar el acceso a nuevas tecnologías para que de esta manera los alumnos tengan una formación más competitiva”, señaló Carlos Allende, director de Sector Público y Educación de Microsoft México.
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