San Juan de Puerto Rico, 18 de abril de 2016.- Los negocios, las Juntas Directivas y la operación en general de la cooperativa de servicios financieros Manuel Zeno Gandía, presidida por Efraín Domenech, son mucho más ágiles y eficientes desde que rompió los paradigmas de su sector y decidió migrar a la nube. Al hacerlo, la empresa optimizó la colaboración y comunicación al interior de la empresa y se mejoró la interacción con clientes, además de que ahora cierra negocios con más rapidez y planea importantes ahorros en su infraestructura de TI.
Antes de que la empresa contara con esta infraestructura, Domenech enviaba mes a mes una serie de documentos a los 15 miembros de la Junta Directiva previo a sus reuniones estratégicas. Él sabía cuánto se arriesgaba al hacerlo por email, ya que se trata de información sensible del negocio y los clientes, además de que los archivos eran muy pesados y esto dificultaba la situación. Enviarlos con mensajeros complicaba la operación pues había que imprimir y organizar 15 juegos de informes, actas, estados financieros y demás información que en ocasiones podía requerir una adecuación de último momento, por lo que había que comenzar todo de nuevo.
Por otro lado –no menos preocupante para él–, la plataforma de correo tenía un problema de almacenamiento. El servidor se caía constantemente, lo que mermaba la capacidad de recibir información. Y ni pensar en impulsar una estrategia móvil para su personal en calle, pues Exchange 2003 no funcionaba correctamente en los smartphones más recientes.
Domenech sabe que los clientes de hoy son más sofisticados y exigentes, y dominan las herramientas tecnológicas. Y las instituciones que quieren ser altamente competitivas deben ser dinámicas y ofrecer a sus clientes servicios de calidad. Por eso, si bien era escéptico ante el tema de la nube, no se cerró por completo cuando Jesús Devesa, presidente de JDW, partner de Microsoft (su proveedor de infraestructura, sistema operativo y licenciamientos por 10 años), le recomendó Office 365. Al pensar en JDW, a Domenech le viene a la mente la excelencia en consultoría de tecnología. Su asesoría ha resultado de mucho éxito para la Cooperativa Zeno Gandía, dice él.
Ayer, una difícil decisión; hoy, un éxito total
Ciertamente no fue fácil dar su confianza a este nuevo formato computacional. Para Domenech y la cooperativa era imprescindible, primero, tener claro que se cubrirían los niveles de seguridad óptimos requeridos al subir los datos a la nube: “Confieso que en un principio estábamos escépticos, debido a la protección que debemos dar a la información confidencial de nuestros clientes. Dar un paso tan importante nos tomó algún tiempo. Investigamos y evaluamos con nuestros asesores la alternativa que nos ofrecía Office 365”, recuerda.
Con esta implementación la cooperativa, una de las más grandes e influyentes de Puerto Rico, confirmó cuán vanguardista es y cuánto le gustan los retos: fue la primera en su giro a nivel nacional que lanzó su página web (hacia la década de los 90), así como en montar Voz sobre IP y contar con Internet Banking, algunos años después. Asimismo, ha desarrollado una gran cantidad de productos de crédito y ahorro innovadores, siendo pionera en muchos de ellos.
Ahora la Cooperativa Zeno Gandía, que está entre las 6 organizaciones de Puerto Rico que pertenecen a la Alianza Cooperativa Internacional (ICA, por sus siglas en inglés), puede decir que es también la primera en adoptar la nube en su industria a nivel nacional. “Estamos abriendo brecha para que otras cooperativas del país se muden a la nube al ver los resultados que hemos obtenido”, afirma Domenech.
Lo primero que montaron en la nube fue el correo electrónico; después se sacó mayor provecho a la plataforma con una aplicación desarrollada por JDW con la que los miembros de la Junta accesan a los documentos con total seguridad. “Desarrollamos un área privada en Sharepoint donde usuarios administrativos asignados depositan los documentos necesarios para las reuniones, y los miembros tienen facultades para visualizarlos –explica Devesa–. Para controlar los accesos utilizamos servicios de Right Management de Azure dentro de Office 365.”
Como resultado, el proceso de las juntas es mucho más fácil. “Previo a las reuniones, desde Sharepoint hacemos adecuaciones, recogemos comentarios y aclaramos dudas acerca de los documentos, lo que agiliza el manejo de la información que damos a los ejecutivos. Ellos entran de forma confiable y segura”.
Además, las juntas son más cortas: de 3 horas que duraban antes, ahora se hacen en 45 minutos a 1 hora, gracias a que hay más información y el acceso a ésta es más ágil. “Sin tener que remitirse a papeles, los miembros pueden hacer comparaciones históricas para apreciar las tendencias de crecimiento, por ejemplo”, explica Domenech, quien sabe que todo esto redunda finalmente en una mejor toma de decisiones.
Pero no sólo en este particular se han visto los beneficios de la nube. A los oficiales en calle, encargados de visitar a los clientes, también les ha convenido esta plataforma. “Ahora pueden hacer negocios más rápidos y mejor, pues toda la información que requieren está a su alcance, sea que se conecten desde sus laptops o desde otros dispositivos”, dice Domenech, quien considera que eso es justamente lo mejor que le ha dado la nube: el acceso a la información. “Sin importar en qué parte del mundo esté, encuentro todo sin necesidad de conectarme a una VPN. El resultado de usar la nube ha sido espectacular. Los datos están totalmente integrados y se accesan con facilidad, lo que hace más eficiente nuestra operación.”
En otro nivel, pero no menos importante para las finanzas saludables de la Cooperativa Zeno Gandía, están los ahorros obtenidos. Domenech tiene presente que para tener toda esa información almacenada como hoy la tiene en la nube, hubiera tenido que implementar un sistema de almacenamiento extraordinariamente grande. “Eso es algo que me quité de encima”, comenta aliviado. De acuerdo con Zelda Santiago, analista de Sistemas de la cooperativa, con este movimiento la firma se ahorrará más de $50,000 dólares en 3 años, al comparar la inversión que hubiera representado el permanecer con la infraestructura in-house.
Office 365 también forma parte medular de la estrategia de expansión de la cooperativa, que actualmente tiene 4 sucursales en el país. Domenech sabe que es preciso contar con herramientas ágiles y fáciles de implementar para llevar a cabo con éxito estos planes. “Office 365 nos da esa versatilidad para nuestra planificada expansión de operaciones en otros municipios de Puerto Rico”, concluye.
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Fundada en 1975, Microsoft (Nasdaq «MSFT») es el líder mundial en software, servicios y tecnología de Internet para la computación personal y empresarial. La compañía ofrece una amplia gama de productos y servicios diseñados para potenciar las capacidades de las personas a través del mejor software, en cualquier lugar, en todo momento y con cualquier dispositivo.
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