La reciente implementación de Windows 11 de Microsoft en 190,000 dispositivos de la compañía permite a los empleados trabajar de manera más inteligente y mantenerse mejor conectados.
La organización de Experiencia Digital del Empleado de Microsoft, que empodera, protege y transforma a la compañía, concluyó la instalación sin interrupciones en cinco semanas, lo que representa la implementación más rápida de un sistema operativo en la historia de la compañía.
“Cuando consideras los datos, nuestro tiempo de implementación y el número de solicitudes de soporte, Windows 11 es la implementación de Windows más exitosa en nuestra historia”, dice Nathalie D’Hers, vicepresidenta corporativa de Experiencia Digital del Empleado de Microsoft. “Para una versión tan grande, la implementación fue tan sencilla y rápida que prácticamente fue transparente. Windows 11 ha definido un nuevo estándar para todas las implementaciones futuras”.
Proporcionar Windows 11 a los empleados de manera rápida y sin complicaciones fue fundamental. Asegurar que las instalaciones no sean disruptivas es sumamente importante para los empleados (porque la retroalimentación de los empleados se incorpora en los productos) y los clientes de Microsoft.
“Los empleados de Microsoft son muy expresivos cuando se trata de dar retroalimentación sobre los productos y las funciones, y eso es algo bueno”, dice D’Hers. “Si el producto no funciona bien, nos lo informan al momento, pero en esta ocasión no fue necesario. Cuando implementamos Windows 11, recibimos muy pocas solicitudes de soporte —para nosotros, ese es un indicador importante de la calidad del producto—”.
Una implementación transparente para los empleados
Una buena implementación de Windows es transparente, es decir, a los empleados no se les molesta ni se les prohíbe usar sus dispositivos, aplicaciones ni funciones importantes.
“Un dispositivo es tu conexión a tu experiencia de trabajo, especialmente cuando no puedes asistir a la oficina”, dice D’Hers. “Tu dispositivo no debe interrumpir tu trabajar, de modo que queríamos asegurar que nuestros empleados tuvieran una buena experiencia de actualización”. – Nathalie D´Hers, vicepresidenta corporativa de Experiencia Digital del Empleado de Microsoft.
El equipo de Experiencia Digital del Empleado de Microsoft sabía que las mejoras en Windows 11, incluyendo una interfaz de usuario intuitiva y mejorada, ayudarían a los empleados a mantenerse conectados y trabajar de manera más inteligente. Por lo tanto, una implementación sencilla, en la cual las aplicaciones empresariales críticas no se pusieran en riesgo y la seguridad no se comprometiera, era aún más importante.
“Todo empieza con el usuario, el empleado, la persona… son ellos en quienes nos enfocamos”, dice Sean MacDonald, director principal de gestión de programas en el equipo de Experiencia Digital del Empleado de Microsoft que supervisó la implementación de Windows 11 en Microsoft. “Windows 11 asume bien esa perspectiva. Todo se reduce al usuario, un factor clave de la experiencia de nuestros empleados”.
Lo que ayudó a lograr una implementación transparente fueron los procesos conocidos que se utilizaron para las versiones de Windows 10. “La experiencia de cambiar de Windows 10 a Windows 11 fue tan fluida que se sintió más como una actualización que como la implementación de un sistema operativo nuevo”, dice MacDonald.
No hubo interrupciones a las operaciones. Solo fue una descarga en el fondo, un aviso notificando al empleado que su dispositivo estaba listo y un rápido reinicio para terminar de instalar el nuevo sistema operativo. Veinte minutos después, el empleado ya estaba utilizando Windows 11. El dueño del dispositivo también podía programar la actualización en horas no activas y, al iniciar sesión al día siguiente, ya estaba instalado el nuevo sistema operativo.
Conectados con los empleados
La comunicación desempeñó un papel fundamental en la implementación sin interrupciones de Microsoft.
Windows 11 tiene requerimientos de hardware específicos, de modo que no todos los dispositivos en Microsoft fueron parte de la implementación.
“Aunque la mayoría de los dispositivo eran elegibles, lo primero que hicimos fue comunicar los requerimientos de hardware a todos los empleados”, dice MacDonald. “Debido a que Windows 10 y Windows 11 funcionan en tándem sin sobrecarga adicional, podemos gestionar juntos los dispositivos actualizados y no actualizados de forma transparente hasta que reemplacemos nuestros dispositivos Windows 10 más antiguos”.
Compartir esa información tranquilizó a los empleados.
Desde ese momento en adelante, pudimos compartir mensajes claros y concisos que animaron a los empleados a actualizar sus dispositivos y proporcionar retroalimentación. Los planes de comunicación permitieron a los empleados expresar sus comentarios a través del Centro de opiniones, una herramienta con la cual los usuarios pueden manifestar su opinión y votar a favor de sugerencias. En otros lugares, los equipos de soporte de Microsoft prepararon sus propios sistemas de escucha para resolver las consultas y canalizar la retroalimentación al grupo del producto.
Aun con tantos canales abiertos, se reportaron pocos problemas.
“No se incrementaron los contactos a soporte”, dice MacDonald. “Si todo lo que se escucha son personas hablando de las funciones, entonces es señal de una buena implementación”.
Una mejor experiencia de implementación
La organización de Experiencia Digital del Empleado de Microsoft enfrenta muchos de los mismos desafíos que otras organizaciones de TI. Sin embargo, para lograr una experiencia óptima con la implementación de Windows 11, se utilizó un manual establecido de prácticas confiables, además de soluciones modernas como Windows Update para Empresas que convergieron para una experiencia optimizada.
Gran parte de esto se debe al servicio Windows Update para Empresa. “Realmente es Windows como Servicio”, dice MacDonald. “El servicio de implementación Windows Update para Empresas es fácil de adoptar y controlar y sumamente compatible”.
El servicio de implementación Windows Update para Empresas combina dos flujos de trabajo en uno solo, lo que aceleró la implementación interna de Windows 11 de Microsoft. En vez de diseñar planes de implementación por separado para los dispositivos Microsoft Azure Active Directory (AAD), el servicio de implementación Windows Update para Empresas permitió al equipo establecer una sola estrategia para todo el ambiente. Dentro del servicio, la organización de Experiencia Digital del Empleado de Microsoft pudo manejar las exclusiones, programar automáticamente las implementaciones y omitir los dispositivos no aptos para actualizarse.
Otras herramientas, como Update Compliance, redujeron aún más la carga de trabajo del equipo. Con Update Compliance, la organización analizó rápida y fácilmente la población de dispositivos para verificar sus requisitos de hardware. Los datos recopilados a partir de Update Compliance y Microsoft Endpoint Manager proporcionaron información a Microsoft Digital sobre el estado de la implementación de los dispositivos, lo que permitió conocer cuáles quedaron actualizados a Windows 11.
A lo largo de cinco semanas, la organización de Experiencia Digital del Empleado de Microsoft implementó Windows 11 en todos los dispositivos elegibles.
El éxito se mide con resultados
La implementación de Windows 11 representa una combinación perfecta de tecnología y conocimiento que crea una experiencia armónica. Los empleados en Microsoft se actualizaron rápida y fácilmente a Windows 11 dentro de sus horarios. Para optimizar los procesos conocidos, la organización de Experiencia Digital del Empleado de Microsoft utilizó herramientas como el servicio de implementación Windows Update para Empresas.
“Debíamos enfocarnos en los dispositivos que pudieran correr Windows 11, pero tenemos un plan para modernizar y renovar todos los dispositivos”, dice MacDonald. “Hay un camino hacia Windows 11 para todos”.
Gracias a su diseño, la organización de Experiencia Digital del Empleado de Microsoft podrá cogestionar fácilmente Windows 11 y Windows 10 de manera simultánea. Microsoft diseñó Windows 11 para asegurar su compatibilidad retroactiva con Windows 10, de modo que las aplicaciones siguen siendo compatibles, lo que eliminó otro desafío común en el lanzamiento de sistemas operativos nuevos.
La transformación continúa
La implementación exitosa de Windows 11 comprueba la estrategia de la organización de Experiencia Digital del Empleado de Microsoft en torno a las nuevas funciones y versiones de productos, a fin de permitir a las personas llevar a cabo implementaciones exitosas con mínima interrupción.
“Windows 11 considera al usuario por completo”, dice D’Hers. “La estética es sencilla. La experiencia de usuario es conocida, pero está mejorada, lo que me ayuda a concluir fácilmente mis tareas y actividades cotidianas”.
Con las nuevas funciones, tales como Snap Assist y Docking, los usuarios pueden trabajar con mayor eficiencia. Las referencias del hardware de los dispositivos, incluyendo un requisito Trusted Platform Module 2.0 (TPM), mejoran la seguridad de los dispositivos y crean una mejor integración entre el hardware y el software en Windows 11. Transport Layer Security, un protocolo de cifrado para transferir datos en una red, permite a la organización de Experiencia Digital del Empleado de Microsoft realizar funciones de TI a distancia sin temor a comprometer los dispositivos.
Todo esto mejora la manera en que los empleados de Microsoft pueden mantenerse seguros y productivos.
“Una parte importante de nuestro papel como cliente cero es proporcionar a nuestros empleados y otros usuarios internos los mejores productos y servicios lo antes posible”, dice D’Hers.
Aprendizajes clave
- La implementación sin interrupciones de Windows 11 se llevó a cabo con las mismas herramientas y prácticas que Microsoft Digital utiliza para las actualizaciones de Windows 10
- Debido a que Windows 10 y Windows 11 pueden gestionarse simultáneamente, Microsoft permitirá a los usuarios quedarse con sus dispositivos actuales hasta que sea tiempo de renovarlos
- Las aplicaciones que funcionan en Windows 10 también lo hacen en Windows 11, y la interfaz de usuario mejorada optimiza la experiencia del empleado
- Como clientes cero, los empleados de Microsoft proporcionan retroalimentación y sugieren mejoras desde una perspectiva empresarial
