Para mostrar cómo Office 365 puede incrementar la productividad para todos, incluyendo ejecutivos de alto nivel, recolectamos comentarios de administradores ejecutivos en empresas que habían considerado Google Apps para negocios, pero eligieron Office 365 por su solución de productividad basada en la nube. Estos administradores ejecutivos se sienten con habilidades para utilizar la delegación de calendario en Outlook Web App (OWA), aprecian qué tan conveniente es para ellos administrar calendarios ejecutivos, y disfrutan tener la misma experiencia de calendario en OWA como en la versión de escritorio de Outlook. Es satisfactorio por igual para ellos y para nosotros, cómo las ganancias en productividad que experimentan con Office 365 les permiten mejorar la productividad de los ejecutivos que apoyan.
OWA provee una delegación de calendario más clara, meticulosa y rica que Gmail. Los atributos clave que mejoran la experiencia de delegación de calendario en OWA incluyen:
1. Simplicidad y facilidad de uso: permitir la opción de delegación y compartir calendario en OWA es conveniente e intuitiva (¡Que no es el caso en Gmail!)
OWA muestra el botón de compartir calendario en la esquina superior derecha del calendario, para hacerlo visible y accesible. El enfoque de diseño es duplicado en Gmail, y aun así el botón de Compartir en Gmail no es utilizado para compartir el calendario, se utiliza para publicar en Google+, lo que prioriza compartir cosas al público en lugar de la productividad empresarial. Esto puede confundir a los usuarios que quieren administrar y compartir sus calendarios. Para acceder a la característica de compartir calendario en Gmail, se tiene que navegar hacia Ajustes y luego dar clic en Compartir Calendario.
Compartir calendario en OWA
Los usuarios pueden dar clic en COMPARTIR en la esquina superior derecha en el módulo de calendario. También pueden hacer esto si dan clic derecho en Calendario para abrir un menú contextual, y luego pueden dar clic en Compartir Calendario.
Compartir calendario en Gmail
Gmail tiene un botón de COMPARTIR en la esquina superior derecha, pero NO es utilizado para compartir el calendario. En lugar de eso, se utiliza para compartir en Google+. Los usuarios deben dar clic en el ícono de Ajustes para navegar hacia la característica de compartir calendario.
Una vez que los usuarios dan clic en Ajustes, deben navegar hacia la sección Calendario para poder acceder a las capacidades para compartir calendario.
2. Característica de delegación avanzada: OWA tiene una característica específica llamada “delegar” mientras que Gmail sólo tiene opciones para compartir. Los usuarios tienen que trabajar alrededor de la capacidad de compartir en Gmail para habilitar la delegación. En OWA, por el contrario, múltiples niveles de delegación pueden ser habilitados, entre los que se encuentran:
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Sólo delegar
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Delegado y yo (tanto el usuario como la persona en la que se delega pueden responder a solicitudes de reunión)
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Sólo delegar. Enviarme notificaciones. (Si un usuario quiere saber que tienen una solicitud de reunión pero no quiere tomar acción en ella, puede seleccionar “Sólo delegar. Enviarme notificaciones”)
Gmail tiene sólo una opción llamada “hacer cambios y administrar compartir”. Si se utiliza esta opción, los usuarios pueden permitir que otras personas hagan cambios a su calendario, pero no pueden personalizarlo más allá.
Acceder a la característica de delegación de calendario en OWA
Acceder a la característica de delegación de calendario en Gmail
En cuanto a navegar la opción de compartir calendario en Ajustes, los usuarios pueden elegir la opción “Hacer Cambios & Administrar Compartir” para permitir que alguien más haga cambios a su calendario. Esta es la opción más cercana a la delegación.
3. Posibilidad de ocultar eventos privados de las personas a las que se delega. En OWA, userscan elige esconder la visibilidad de eventos privados de sus delegados. Esto puede hacerse con sólo marcar los eventos relevantes como privados y quitar la marca a la caja “Permitir vista de citas privadas”. Esto no se puede realizar en Google Calendars.
4. Mantener informados a los usuarios: A los usuarios les gusta saber lo que va a suceder cuando eligen una opción en particular y quieren saber que han tomado la decisión correcta. En OWA, un mensaje informativo es desplegado antes de que los usuarios confirmen acceso delegado a sus calendarios. Este mensaje informativo no es mostrado en Google Calendar.
5. Revocar acceso delegado: Para remover el acceso delegado, los usuarios de OWA pueden editar los permisos del calendario desde quitar privilegios a un delegado a acceso de “sólo vista” (ya sea a detalles completos o detalles limitados o sólo disponibilidad) o revocar por completo el acceso delegado en cualquier momento con sólo dar clic en la X en su tarjeta.
Un usuario también puede elegir continuar ofreciendo un acceso delegado a la persona, pero redefinir el permiso delegado a 1) Sólo delegado, o 2) Tanto delegado como yo, o 3) Sólo delegado. Enviarme notificaciones.
En Google Calendar, los usuarios no pueden bajar el nivel del acceso delegado. Sólo tienen cuatro opciones a elegir cuando comparten el calendario.
Las características adicionales a la delegación que proveen una gran experiencia de
calendarización
en OWA incluyen:
1. Búsqueda de calendario: Con la introducción de búsqueda de calendario en OWA, los usuarios pueden buscar sus propios calendarios o calendarios de grupo para eventos en el pasado, presente y futuro. También pueden buscar los calendarios de otras personas y superponer sus calendarios en la parte superior para una comparación rápida.
2. Calendario de grupo: Los usuarios pueden crear calendarios para grupos específicos y codificarlos con color para diferenciarlos. Cada miembro del grupo puede agregar, eliminar, o editar cualquiera de los eventos en el calendario del grupo. Para más detalles sobre los calendarios de grupo, vayan a la sección Grupos en el blog en la evolución del email.
Además, para los usuarios de Outlook para escritorio se recomienda ampliamente que utilicen Microsoft Exchange para que puedan utilizar todas las características avanzadas de delegación y tener una gran experiencia general de calendarización. Para poder utilizar Google Calendar en un cliente de escritorio, se debe utilizar Google Apps para sincronizar Microsoft Outlook para acceder a Google Calendar en Outlook. Aun así, esto habilita sólo características limitadas de Google Calendar en la versión de escritorio de Outlook.
Lean más de por qué Office 365 es mejor que Google Apps.
