El estudiante universitario
Benjamin
Park
comparte su experiencia con
Office Online.
Estoy por entrar en mi último año en la Universidad de Michigan, donde curso la licenciatura de Sociología con especialización en Sistemas Complejos. Este año, mis clases requirieron muchos proyectos en equipo, pero fue mi decisión de participar en la campaña Up to Us (Depende de nosotros) que creó en mí la necesidad de buscar herramientas que pudiera utilizar para comunicarme y colaborar de manera eficiente con mis compañeros de equipo. Up to Us es una competencia entre 25 universidades para generar conciencia en los campus universitarios sobre el impacto a largo plazo que tiene la creciente deuda de Estados Unidos en la creación de oportunidades económicas.
Durante mis primeros dos años en la universidad, utilicé Google Apps debido a la alianza entre la Universidad de Michigan y Google. Pero cada vez que utilizaba Google Drive y Google Docs no podía evitar compararlos con los programas de Microsoft Office que utilizo para trabajar en mi Surface. Me frustraban los cambios de formato cuando exportaba archivos de Google Doc a un formato de Office como una hoja de cálculo de Excel. Como parte de mis clases, me piden entregar tareas al estilo de documentos de Word u hojas de cálculo de Excel, pero para entregar un trabajo que se viera bien tenía que dedicar mucho tiempo a cambiar el formato. La planeación de la campaña Up to Us me tomaba cada vez más tiempo, de modo que ese trabajo adicional definitivamente no era bienvenido. Finalmente entendí que Google Apps no podía proporcionarme la funcionalidad, la eficiencia colaborativa y la presentación profesional que necesitaba.
Por lo tanto, cuando descubrí que Office Online me ofrecía capacidades de almacenamiento en línea y de colaboración simultánea mediante los mismos programas de Office que utilizo en mi computadora, además de que me guardaría automáticamente mis documentos conforme fuera trabajando en ellos, supe que sería maravilloso para la colaboración. Para dar rienda suelta a las ideas creativas de mis compañeros de equipo durante una de nuestras primeras juntas, conecté mi Surface al proyector del salón de clases, abrí OneNote y cargué una libreta de trabajo nueva en OneDrive. Todo se encontraba almacenado en línea para que todos pudieran acceder y para que aquellos que no podían llegar al salón de clases para reunirse con nosotros en persona se mantuvieran al tanto de los cambios en línea. Con una pluma en mi Surface tracé los planes y cada uno comenzó a aportar sus ideas.
En cuanto al resto de la campaña, utilizamos el paquete Office Online para colaborar de manera virtual y redactar nuestros informes, presupuestos y presentaciones. Fue mucho más fácil elaborar nuestro presupuesto en Excel que en Google Docs, y pudimos preparar presentaciones de PowerPoint que transmitieran fielmente nuestro mensaje con un impacto visual que no pudimos lograr con Google Slides. Colaboramos en el diseño de un cartel para ilustrar los datos de la deuda federal y lo colgamos por todo el campus en el Federal Debt Awareness Day (Día de conciencia sobre la deuda federal). El trabajo en equipo fue fácil porque pudimos compartir y editar nuestros proyectos al mismo tiempo, sin importar el lugar donde nos encontrábamos. Además, Office Online permite a cualquier persona, ya sea que tenga o no una cuenta de Microsoft, editar mis documentos cada vez que la invite a hacerlo.
Cuando no tengo conexión a Internet utilizo Office en mi tableta Surface. Puedo trabajar en mi tableta sabiendo que todas mis ediciones se guardarán en la nube cuando suba los archivos para compartirlos con mis compañeros de equipo. Entonces, al sincronizar la misma versión de mi trabajo entre la tableta y mi almacenamiento en línea, puedo localizar la versión más reciente de cualquier documento.
La experiencia de trabajar en la campaña fue liberadora: todos apreciaron lo versátil, potente y portátil que es Office Online. Como equipo, concluimos las tareas rápidamente y las coordinamos de manera eficaz para promover la campaña en toda la universidad. Mis compañeros de equipo estaban asombrados por todo lo que ofrecía Office Online. Sin lugar a dudas, Office Online fue clave para poder llevar a cabo muchos de nuestros eventos, informes y presentaciones.
Como beneficio adicional, puesto que Office es el estándar para productividad empresarial, la experiencia que he adquirido trabajando con Office Online significa que he desarrollado ciertas habilidades que podré utilizar después de graduarme. Mientras tanto, está haciendo que mi vida como estudiante sea más productiva.
