Presentamos nuevas funciones de OneDrive para compartir y colaborar en el trabajo y la vida

Por: Seth Patton, gerente general de Microsoft 365.

Si hay dos palabras que definen la manera en la que hemos utilizado la tecnología este año, tal vez podrían ser “todo es remoto”. Nuestros trabajos, nuestras reuniones, las escuelas de nuestros niños, nuestras reuniones sociales. Todo se ha movido en línea, lo que ha acelerado nuestra transformación digital tanto a nivel personal como profesional. No solo necesitamos las aplicaciones correctas para mantenernos productivos mientras trabajamos de manera remota, también necesitamos las aplicaciones correctas para mantenernos conectados con familiares y amigos.

A menudo, los archivos son el punto de inicio para hacer el trabajo y mantenernos conectados. Memos, presentaciones, fotos, videos – son el conducto para interacciones más fructíferas. Es por eso que nos emociona anunciar nuevas funciones de OneDrive a través de Microsoft 365, que traerán una experiencia de archivos más conectada y flexible para los usuarios de negocios, más control para los administradores, y un toque más personal para todos en casa.

“¿Dónde puedo encontrar ese archivo?” Es una pregunta que todos hemos hecho a nuestros colegas, equipos, y más seguido, a nosotros mismos en incontables ocasiones. Pero esas cinco palabras, que son la ruina de la productividad de cualquier persona, pronto serán efímeras.

Para nuestros usuarios de negocios vamos a distribuir en las próximas semanas una nueva función en versión previa pública llamada Add to OneDrive (Agregar a OneDrive), que facilita agregar carpetas compartidas directo a su OneDrive.

Las carpetas compartidas incluyen contenido que otros compartieron con ustedes a través de su OneDrive, o contenido que es parte de su librería compartida en Microsoft Teams o SharePoint.

Con Add to OneDrive, no sólo pueden llevar todo su contenido compartido a un solo lugar, también pueden trabajar con ese contenido compartido con el mismo poder y flexibilidad, como si fueran archivos de su propiedad. Esto significa que el contenido añadido puede ser sincronizado, compartido, y se puede colaborar en él, y que retendrá todas las políticas existentes de seguridad y cumplimiento de normas. La distribución de la versión previa pública será habilitada por defecto en sus tenants, con la opción de que los administradores opten por no participar, si así lo desean.

Imagen animada de la función Add to OneDrive

Add to OneDrive es sólo una de varias funciones que hacen su experiencia de archivos más conectada, flexible, segura y personal. Conozcan más a continuación sobre otras funciones.

Más conectado

Integración para compartir en Teams – Microsoft 365 debe sentirse igual sin importar en qué aplicación se encuentren. Esto es cierto en especial para Teams, que se ha vuelto central para nuestras vidas en trabajo remoto. Para extender esta familiaridad a los archivos, pronto vamos a distribuir la misma experiencia de control de acceso y de compartir archivos en Teams, que los usuarios de negocios como ustedes ya conocen de otras aplicaciones de Microsoft 365, incluidos OneDrive, Outlook u Office. Pronto, cuando vayan a compartir un archivo dentro de Teams, tendrán la opción de crear ligas para compartir que brindan acceso a cualquier persona, gente dentro de su organización, gente con acceso existente, o personas específicas, incluidos aquellos en un chat privado o grupal.

Imagen animada de la integración de compartir en Teams

Soporte para metadatos sincronizados – Los metadatos añaden estructura y cumplimiento de normas a sus archivos. En la actualidad, las librerías compartidas con metadatos mandatorios se sincronizan como de Sólo Lectura. Nos emociona anunciar que las próximas semanas vamos a distribuir una actualización a la aplicación de sincronización de OneDrive que soporta sincronización de lectura y escritura para librerías compartidas que contienen los metadatos requeridos. Esto permitirá a los usuarios de negocios editar contenido en sus librerías sincronizadas, mientras trabajan desde sus equipos de escritorio.

Mover y mantener la capacidad de compartir – Sus archivos deberían moverse a medida que su flujo de trabajo lo hace. Conforme un documento se mueve a través de su ciclo de vida, desde la creación, luego la revisión y por último a su versión final, necesita se reubicado a librerías compartidas en la nube que lleguen a un grupo más amplio de colaboradores. Pero necesita hacerlo sin afectar el acceso del grupo original. En los próximos meses, los usuarios de negocios podrán hacer justo eso en OneDrive, al elegir mantener la posibilidad de compartir con colaboradores cuando muevan sus archivos. Esto significa que todos los usuarios de negocios que tenían el acceso original a un archivo, serán añadidos de nuevo a él si ese archivo cambia de ubicación en las librerías compartidas. Aquellos usuarios ahora recibirán una nueva liga que mantiene los mismos permisos que tenían antes y recibirán una notificación sobre el movimiento.

Más flexible

Actualizaciones a archivos de 100GB – A partir de hoy, ¡Nos complace anunciar que hemos incrementado para todos los usuarios el límite del tamaño de carga de archivo, de 15GB a 100GB, en OneDrive y SharePoint! Esto es en especial útil para los usuarios de negocios que trabajan en su mayoría con archivos grandes, como 3D, CAD, y archivos de medios. La sincronización diferencial, que se lanzó de manera previa, ayudará a acelerar el proceso para archivos grandes, con sólo sincronizar las partes que cambiaron, en lugar de sincronizar todo el archivo.

Notificaciones de comentario – Las notificaciones pueden mantenerlos al tanto, pero también pueden distraerlos. Para ayudarles a mantenerse productivos cuando necesiten concentrarse, más adelante en el año agregaremos la opción de desactivar las notificaciones de comentario para archivos individuales. Esto sólo afectara a ese archivo, no a toda la librería de archivos.

Compartir barra de direcciones – Si acceden o trabajan en un archivo desde un navegador, pronto podrán compartir ligas copiadas desde su barra de direcciones del navegador con sus colegas internos (si la función es habilitada por el administrador).

Mayor control

Reportes de sincronización para administrador – Los reportes robustos llevan a una auditoría y monitoreo también robustos. Como administradores, ustedes podrán asistir mejor a sus usuarios si saben lo que sucede en sus entornos. Los reportes de sincronización para administrador les permiten hacer eso al brindarles visibilidad e información de valor sobre la adopción y salud de la aplicación de sincronización de OneDrive a través de su organización. Utilicen este nuevo tablero para revisar las versiones de la aplicación de sincronización, estatus de la sincronización, y los principales problemas de sincronización en dispositivos individuales. Incluso pueden monitorear el progreso de implementación de Known Folder Move, el cual recomendamos implementar para ayudar a redireccionar las carpetas conocidas de sus usuarios (Escritorio, Documentos e Imágenes) en Windows, hacia OneDrive. Los recursos de ayuda también pueden aprovechar estos reportes para apoyar a los usuarios con su sincronización.

Los reportes de sincronización para administrador estarán disponibles más adelante en el año, ¡Pero estamos emocionados por compartir hoy un pequeño vistazo con ustedes!

Imagen animada de Sync Reports.

Protección y gobernanza de archivos mejoradas – De manera reciente anunciamos la disponibilidad general de varias funciones para fortalecer la protección y gobernanza de archivos en OneDrive y SharePoint. Estas incluyen etiquetas de sensibilidad con protección de Microsoft Information Protection, clasificación automática con etiquetas de sensibilidad, etiquetas de sensibilidad para sitios de SharePoint, y barreras de información. Adicional a esto, los administradores pronto podrán implementar expiración automática de acceso externo, políticas de autenticación multi factor, como solicitar códigos de acceso de un solo uso (OTP, por sus siglas en inglés), así como extender evaluaciones continuas de acceso para OneDrive y SharePoint.

Experiencia de administrador optimizada – Hemos expandido el kit de herramientas de OneDrive para optimizar la experiencia de administrador, incluidas nuevas opciones para migrar contenido a OneDrive de manera sencilla. También hay varias mejoras en el horizonte. Más adelante en el año, todas las capacidades de administrador en OneDrive, incluidos los controles para compartir, acceder, sincronizar y almacenar, estarán disponibles en el centro de administrador de SharePoint, para consolidar las herramientas de administrador en un lugar. Esto desbloqueará varias mejoras en el reporteo, el soporte de accesibilidad WCAG 2.1, soporte para Global Reader, mensajes de error y desempeño.

En estos meses, también lanzaremos una nueva opción para establecer fechas de expiración mandatorias para colaboradores externos, que pueden ser extendidas o revocadas con base en la discreción del usuario.

Imagen animada de una experiencia de administrador optimizada.

Más personal

Nuestro trabajo y nuestras vidas personales se han entrelazado cada vez más a medida que se afianza esta super cargada transformación digital. Estos días no sólo manejamos documentos de trabajo en línea, también compartimos fotos familiares, calendarios, planeamos documentos, hojas de cálculo de gastos de compañeros de apartamento, y mucho más. Y al igual que esperamos compartir y colaborar de manera fluida en el trabajo, ahora más que nunca, necesitamos hacerlo en nuestras vidas personales.

Compartir para familia y grupos – En unas semanas, haremos más fácil el estar conectados con familia y compartir en grupos en OneDrive. Esta nueva función para clientes, disponible en OneDrive para web, les permite predefinir un grupo de personas de su vida personal y luego compartir archivos, fotos, videos y álbumes con ese grupo de manera sencilla. Los grupos pueden ser de familia, amigos, de la liga deportiva de sus hijos, de su liga deportiva, antiguos compañeros de trabajo, los nuevos amigos de la noche de juegos, o cualquiera con quien quieran estar conectados.

Para compartir archivos a su grupo, seleccionen el archivo o carpeta que quieran compartir en OneDrive, den clic en Compartir, y luego tecleen y seleccionen el nombre del grupo. Todos los miembros del grupo necesitan tener una cuenta Microsoft, y cada uno necesitará aceptar su invitación al grupo para poder acceder a él.

Imagen animada de Family Sharing.

Pueden aprender más sobre compartir en familia y grupos aquí.

Compartir para familia y grupos está incluido en todos los planes gratuitos y pagados de consumidor de OneDrive y comenzará a distribuirse pronto en OneDrive para web, con disponibilidad general esperada para finales de julio de 2020. Estará disponible en la aplicación móvil, cliente de sincronización, Mac, y directo para Word, Excel, y PowerPoint para finales de año.

Modo Oscuro para web – Después de sus lanzamientos para iOS y Android, pronto traeremos el Modo Oscuro a OneDrive para la web a través de cuentas comerciales y personales. Aparte de su apariencia estética, el Modo Oscuro también reduce el cansancio ocular y mejora la vida de la batería de su dispositivo.

Una imagen animada del Modo Oscuro para web.

Mejor colaboración con amigos y familia – Las recién lanzadas funciones como el panel de detalles de archivo de OneDrive y el registro de actividad, les permiten ver la actividad y comentarios de su archivo en una sola vista, para que puedan regresar de manera rápida al flujo con el que ustedes, sus amigos y familia trabajan en conjunto.

Tranquilidad – Sus archivos de OneDrive están protegidos y asegurados por nuestras funciones integrales de seguridad, que incluyen encriptado de archivo, Personal Vault, escaneo de virus, monitoreo de actividad sospechosa, protección contra ransomware, y muchas otras medidas (Tomen en cuenta que la protección contra ransomware requiere de una suscripción Personal o Familiar de Microsoft 365). También, ustedes reciben la privacidad que merecen. Microsoft no escanea los contenidos de sus archivos o fotos para publicidad dirigida. Nuestra política de privacidad para el consumidor es transparente y los pone en control de sus datos de OneDrive con ajustes fáciles de utilizar y opciones claras en su tablero de privacidad.

Aprender más y mantenerse comprometidos

Para conocer más sobre las nuevas capacidades para usuarios de negocios y administradores, únanse al equipo de OneDrive para un webinar gratuito: Lo nuevo y lo que viene en OneDrive, el 28 de julio de 2020 a las 9:00 AM PDT.

Conozcan más sobre cómo pueden utilizar OneDrive para colaborar mejor en el trabajo con nuestro nuevo e-book que incluye escenarios de uso para equipos de recursos humanos, mercadotecnia, ventas, legal, ingeniería y finanzas.

El mejor lugar para estar al tanto de todas las cosas relacionadas con OneDrive es nuestro sitio Tech Community, donde ustedes encontrarán las noticias más recientes y a un entusiasta grupo de usuarios. También los invitamos a enviar sus sugerencias en UserVoice para hacer aún mejor a OneDrive.

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