Bogotá, julio de 2013. Cuando una persona entrega sus bienes y su vida en manos de unas personas para que las cuide es porque confía. Eso han hecho las personas con QBE.
Se trata de una empresa australiana creada hace 126 años. En octubre de 1886, dos jóvenes escoceses, James Burns y Robert Philp, establecieron la compañía de QBE foundation, The North Queensland seguros compañía limitada (QI) y 4 años después ya tenían más de 36 agencias en lugares como Londres, Hong Kong, Singapur, Nueva Zelanda y las Islas del Pacífico.
QBE se ha convertido desde entonces en uno de los top 20 aseguradores y reaseguradores en todo el mundo, que cuenta con ingresos anuales de us$ 13.000 millones en 45 países y utilidades netas mundiales en us$ 1.800 millones. QBE Insurance tiene hoy en día 13.000 empleados.
Esta empresa que tiene su sede a 14. 500 kilómetros de distancia de Colombia se encarga de asegurar los bienes que más valoran los colombianos y ofrece un portafolio de servicios que se ajusta a las necesidades de sus clientes. Por eso cuenta con productos en las líneas de Seguros de Daños, Seguros de Personas y Seguros Patrimoniales.
Esta gran oferta y la presencia en el mercado mundial les exige contar con una estructura operacional rápida y eficiente, pero también con el respaldo y la seguridad en el manejo de la información.
¿Quién asegura la información y la productividad de una empresa que protege a las personas, los bienes y el patrimonio? QBE puso en manos de Microsoft esta importante tarea, como lo afirma Fabián Guzmán, analista y administrador de redes de la aseguradora: “Microsoft es la única empresa que la Superintendencia Financiera avaló para poder migrar nuestro correo a la Nube, antes era casi obligatorio manejar el mail de forma interna y local por la confidencialidad en los datos, pero ellos nos ofrecieron y firmaron un documento en el que se hacían responsables de la información que alojamos en sus servidores y para la Superfinanciera, que es nuestro ente regulador, es más que suficiente que sea el mismo fabricante quien respalde este tipo de procesos, de acuerdo con las políticas existentes sobre la seguridad en la información”.
Teniendo esto como ruta, tomar la decisión de migrar a Office 365 fue muy sencillo. No sólo por el respaldo en la seguridad de la información sino por el ahorro de costos en la compra y el mantenimiento de servidores, así como en la adquisición de actualizaciones de software y el uso de horas hombre para estos procesos. “Cuando evaluamos los números de lo que nos costaba tener la información en la Nube vimos que es muy favorable para nosotros pagar un servicio, mientras Microsoft se encarga de comprar el hardware, de actualizar las licencias y del mantenimiento”, comenta Fernando Gómez, gerente de tecnología de QBE.
La capacidad de almacenamiento también es un factor muy importante para una empresa que maneja altos volúmenes de información. Para el experto de QBE “desde el momento cero en el que nos pasamos a la Nube contamos con más de 25 GB, para las cuentas de correo más sencillas, y con la opción de que sea ilimitado para otras modalidades de licenciamiento; si quisiéramos lograr eso mismo aquí, de forma interna, los costos serían enormes”, comenta Fernando Gómez y añade: “en menos de dos meses montamos con Microsoft y su partner implementador un esquema híbrido de migración para evitar cualquier impacto para la compañía, donde fuimos pasando de un servidor a otro la información de manera que fuera totalmente transparente el proceso para los 260 usuarios finales que teníamos en ese momento. No hubo una disminución y mucho menos una interrupción en el servicio”.
Y es que precisamente este tipo de mejoras se hacen pensando en las personas. Son los usuarios quienes deben disfrutar al final las ventajas que ofrece una solución como la Nube: ahora los empleados de QBE tienen configurados todos sus dispositivos móviles, así sean de otras marcas o tecnologías diferentes a las de Microsoft, para recibir sus correos electrónicos y la información que requieren en todo momento.
Estos avances en tecnología también han requerido que las personas piensen de una forma diferente y que entiendan que ya no es un disco, una USB o cualquier otro sistema de almacenamiento físico el que resguarda su información. En palabras del gerente de tecnología “cuando le entregamos a nuestros usuarios mayor estabilidad, posibilidad de conexión desde cualquier dispositivo y gran capacidad de almacenamiento es donde vemos el valor agregado de Office 365. Lograr que muchas casillas de correo sean ilimitadas y que aunque una persona elimine un correo, o por error éste se borre, y siga estando en el servidor de la Nube es una gran ventaja y hace que todos trabajemos diariamente sin la preocupación de perder la información o de que no funcione el correo” y añade “estamos tranquilos porque pagamos un servicio y nos dedicamos a hacer lo que sabemos que es vender seguros”.
Para quienes administran los recursos tecnológicos en QBE, la Nube ha llegado a cambiar por completo su forma de trabajo. “Nuestra manera de hacer las cosas se ha modificado de forma radical. Microsoft detecta si la consola de administración del correo requiere una actualización y la realiza para hacer más robusta y poderosa esta herramienta. Por ejemplo si se requiere un ítem para medir la trazabilidad y monitorear, ellos incluyen casi que semanalmente este tipo de complementos”, comenta Fabián Guzmán, analista y administrador de redes de QBE.
Por su parte, Fernando Gómez, gerente de tecnología de QBE, añade que “las actualizaciones de parches o la aplicación de temas de seguridad, así como los cambios de versiones y licencias debíamos hacerlos in house. Ahora dormimos más tranquilos porque sabemos que esto lo hace Microsoft y no tenemos problemas de disco, ni de capacidad, ni con los servidores. La Nube resuelve todos estos problemas por los que pasamos las compañías, finalmente los equipos son máquinas y pueden presentar inconvenientes”.
Por estas razones, la filial de QBE en Colombia es la primera compañía de su grupo, en Latinoamérica, que tiene desarrollado este esquema bajo Office 365, las demás empresas están esperando los resultados de esta implementación para replicarlo en sus países y traerle muchos beneficios a todos los usuarios y clientes a lo largo de la región.
Mientras tanto en QBE continuarán pensando en las personas y en esta nueva cultura de la movilidad e innovación que se ha trazado la compañía, como lo asegura su gerente de tecnología: “hemos tenido tan buenos resultados con la implementación de Office 365 que ahora estamos pensando en contar con una plataforma de administración de contenido y trabajo colaborativo como SharePoint. Actualmente gestionamos nuestra información interna en discos compartidos y almacenamiento local, mantenido por nosotros, así que por qué no pensar en utilizar todas las potencialidades de SharePoint en beneficio de nuestros usuarios, nuestros clientes y el mismo negocio”, concluye.
Estas herramientas que provee la Nube de Microsoft son las que han hecho posible que en QBE se realice el trabajo de una forma diferente, inimaginable hace 50 años, y posible hoy para que desde cualquier lugar y de forma inmediata puedan continuar asegurando lo que más le importa a las personas, porque ellos saben de sobra que estar en manos que garanticen seguridad, protección y confianza es los más importante.
Acerca de Office 365
Microsoft Office 365 permite a las organizaciones optimizar su gestión al alcanzar mayor productividad y ahorro en tiempo, dinero y recursos. Todos los servicios de la Suite Office de escritorio se han combinado con las versiones basadas en la Nube de comunicaciones y servicios de colaboración Microsoft Exchange Online, Microsoft SharePoint Online y Microsoft Lync Online; todo esto con el mejor respaldo de seguridad y finanzas.
Acerca de Microsoft
Fundada en 1975, Microsoft (Nasdaq “MSFT”) es el líder mundial en software, servicios y soluciones que ayudan a las personas y a las empresas a desarrollar todo su potencial.
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