Por: Jared Spataro, vicepresidente corporativo para Microsoft 365.
En un momento en que las organizaciones de todo el mundo se ajustan al trabajo remoto, todos aprendemos nuevas maneras de mantener a nuestros empleados, clientes y socios de negocios conectados e informados. Sin poder reunirnos en persona, necesitamos nuevos enfoques para todo, desde reuniones con clientes y llamadas de entrenamiento para empleados a grandes eventos como asambleas de CEO y conferencias globales de ventas.
Muchos de nuestros clientes nos han preguntado: ¿Cómo hacemos para que estas reuniones sean tan efectivas en línea como lo son en persona? Microsoft Teams Meetings, eventos en vivo de Microsoft 365, LinkedIn Live, y PowerPoint Live (que llegará pronto) están todos diseñados para ayudarles a crear reuniones virtuales efectivas y atractivas. Y queremos ayudarles a aprovecharlas al máximo. A continuación, los guiaré a través de cada una de estas herramientas y capacidades, y les haré saber para qué tipo de reuniones son mejores. Comencemos.
Microsoft Teams Meetings – reuniones colaborativas en video y audio para 250 personas o menos
Si su reunión tiene 250 asistentes o menos, Microsoft Teams Meetings puede ser una gran herramienta para permitir reuniones interactivas y colaborativas con participantes externos e internos. Se pueden reunir donde sea, compartir pantalla, y colaborar en documentos en tiempo real mientras utilizan funciones de accesibilidad como los subtítulos. Antes de la reunión, el organizador puede enviar una nota o incluso publicar un video corto dentro de la venta de chat de la reunión para transmitir ideas preparatorias. Y para sesiones de lluvia de ideas, pueden incluir la aplicación Whiteboard dentro de Teams para dar vida a las ideas. Si un asistente no puede entrar a la reunión, también pueden pedir a los demás asistentes que la graben, para ponerse al tanto después. Un video grabado de la reunion, junto con una transcripción en la que se pueden buscar palabras, están disponibles de manera automática para todos los invitados a la reunión. Por último, el contenido y los chats publicados se mantienen en la reunión en Teams, para que puedan regresar a ellos y encontrar de manera sencilla lo que necesitan.
También pueden realizar reuniones improvisadas aunque colaboren en Teams en un proyecto o tarea; la grabación persistente de reunión y las notas les ayudan a mantener actualizados a todos en el canal de Teams. Con todo el contenido y las discusiones relevantes de la reunión en un solo lugar, pueden pasar menos tiempo en cazar la información y mantenerse enfocados y comprometidos en lo que importa, antes, durante, y después de las reuniones. Y aunque una pobre conectividad, o los asistentes que tienen que saltar a una reunión mientras están en movimiento, puede ser un desafío con las reuniones en línea – con Teams pueden conectarse con su número telefónico y utilizar conferencia de audio.
Compañías como Cerner y St. Luke’s utilizan las capacidades de chat y reuniones en Teams para fomentar la innovación y una mejor atención para el paciente.
Hace unas semanas, nuestro cliente Nuance Communications, planeó realizar su conferencia global Research & Development (R&D) en Montreal con varios cientos de asistentes. Debido a las restricciones de viaje, tuvieron que cambiar el curso de manera rápida. Decidieron cambiar a una conferencia sólo virtual a través de Microsoft Teams. Hicieron el cambio de manera exitosa a una conferencia virtualizada por completo en solo unos días. En términos de ROI, en 2019 gastaron alrededor de 700 mil dólares en su conferencia Global R&D. Este año, el costo es cercano a cero. Y debido a que utilizaron Microsoft Teams, no hubo impacto a la huella de carbono debido a los viajes globales.
¿Nuevos en crear reuniones en Teams? A continuación algunas útiles sugerencias sobre cómo utilizar Teams Meetings y aprovechar la experiencia integrada de colaboración en Microsoft Teams.
Eventos en vivo de Microsoft 365 – reuniones estilo transmisión de TV para hasta 10 mil asistentes
Cuando reúnan a más de 250 personas, y hasta 10 mil, consideren los eventos en vivo de Microsoft 365. Los eventos en vivo no son un producto independiente; es un conjunto de capacidades que permiten presentaciones en video “estilo transmisión de TV”, tanto en vivo como bajo demanda, con distintos roles de presentador y audiencia así como interacciones como Preguntas y Respuestas moderadas que no requieren registro de asistente externo. Con los eventos en vivo, pueden utilizar webcams y compartir pantalla para presentaciones informales, u optar por una producción profesional con calidad de estudio para eventos más formales.
Para ofrecer eventos en vivo, pueden elegir realizarlos en Teams, Yammer, o Stream. La mejor herramienta para ese trabajo dependerá del formato, propósito y audiencia de su presentación.
Sugerimos realizar eventos en vivo en Yammer cuando quieran involucrar a una comunidad interna amplia o quieran llegar a empleados en toda la compañía sobre un tema con compromiso en curso. Las asambleas de CEO y los eventos Pregúntame lo que sea (Ask Me Everything o AMA) funcionan bien en Yammer. Pueden utilizar webcams y compartir pantalla, o para transmisiones más de calidad de estudio, se pueden utilizar herramientas adicionales de producción.
Realicen eventos en vivo en Stream cuando ofrezcan videos internos en vivo o bajo demanda para aprendizaje, entrenamiento o cualquier otro tema especializado. Las transmisiones en vivo pueden ser vistas en Stream o integradas en páginas personalizadas de intranet o cualquier otro punto de hospedaje, y cuando el evento termine los empleados podrán encontrarlos más tarde. Estos eventos también utilizan herramientas adicionales de producción para permitir transmisiones de calidad de estudio.
Los eventos en vivo de Teams son una gran manera de estructurar y ofrecer eventos internos y externos grandes estilo transmisión de TV para llegar a empleados, clientes, y socios de negocios. Cuando realizan eventos en vivo en Teams, los presentadores pueden conectarse a través de su cámara y compartir pantallas con solo unos clics. Los asistentes pueden participar desde cualquier navegador o dispositivo tan fácil como asistir a una reunión en Teams, y las Preguntas y Respuestas moderadas y los subtítulos en vivo están disponibles para mejorar la experiencia del asistente. Para eventos más formales, los organizadores del mismo pueden optar por transmisiones profesionales que utilicen herramientas adicionales de producción de video. Organizaciones como Catholic Education of Western Australia ya maximizan su presencia digital para ayudar a sus estudiantes y facultad, con el uso de Microsoft Teams y los eventos en vivo.
Para conocer más sobre maneras de preparar a sus equipos para el éxito, aquí algunas mejores prácticas y guía sobre cómo comenzar hoy a entregar eventos en vivo.
Este mes, también lanzamos el programa de asistencia para eventos en vivo de Microsoft 365 para ayudar a los equipos y organizaciones a comenzar a utilizar estas nuevas capacidades para crear de inmediato eventos virtuales atractivos y de impacto.
LinkedIn Live – transmitan eventos a una comunidad amplia de profesionales
LinkedIn Live facilita involucrar a la amplia comunidad profesional de los miembros de LinkedIn en tiempo real. Pueden utilizarlo para transmitir discursos, paneles, charlas de liderazgo, noticias y anuncios a miles de sus seguidores de página de LinkedIn e involucrar a aún más miembros de LinkedIn con la repetición. Instituciones como la Organización Mundial de la Salud utilizan y realizan sesiones en vivo de Preguntas y Respuestas y conferencias de prensa para compartir información. Y BMW, Mercedes Benz, y Daimler AG utilizaron de manera reciente LinkedIn Live para transmitir conferencias de prensa para presentar sus nuevos autos, cuando se esperaba que menos personas asistieran a la premier en persona.
Aquí más sobre cómo comenzar a utilizar LinkedIn Live.
Presentaciones de PowerPoint Live – atraigan audiencias para entrenamiento y presentación en nuevas maneras
Pronto, PowerPoint Live en PowerPoint para web permitirá a las compañías realizar entrenamientos e involucrar a las audiencias en nuevas maneras. Los presentadores podrán utilizarlo para compartir diapositivas. A través de un código QR o una liga corta, los espectadores podrán unirse y seguir la presentación con subtítulos en vivo en más de 60 idiomas en sus dispositivos personales. La función también incluye reacciones en vivo y una encuesta de participantes; cuando esta se complete, un email generado de manera automática para el presentador brindará retroalimentación adicional de la audiencia y las recomendaciones e información de valor correspondientes para mejorar futuras presentaciones y entrenamientos. Esta función es útil para organizaciones educativas y para negocios.
¿Qué hay de registro de asistentes, reportes, e integración con CRM?
Estas soluciones de Microsoft son increíbles para muchos tipos de reuniones y eventos en línea, pero tal vez tengan requerimientos específicos para registrar y gestionar a los asistentes al evento. Si necesitan realizar un evento externo con registro de asistentes, reporte de asistentes, e integración con CRM, recomendamos que utilicen soluciones más especializadas. Por ejemplo, en Microsoft utilizamos ON24 para eventos externos que requieren registro de evento. Al integrarla con herramientas de automatización comercial de Adobe podemos realizar calificación de posibles ventas y seguimiento post evento.
En una época donde muchos de nosotros nos movemos al trabajo remoto, muchas reuniones y eventos también se mueven en línea. Sabemos qué tan importante es poder comunicarse y colaborar con sus equipos, empleados, clientes, y socios, y esperamos que encuentren útiles estos consejos para planear sus próximos eventos y reuniones en línea. Con Microsoft Teams Meetings, eventos en vivo Microsoft 365, LinkedIn Live, PowerPoint Live, queremos ayudarles a elegir la herramienta correcta para realizar lo que se necesita para su negocio.
