Adoptaron Office 365 y renovaron por completo su estructura de correo electrónico y su plataforma de colaboración, mejoraron los procesos de comunicación, ganaron seguridad y estiman mejorar su productividad en un 20%.
Además, de una manera sencilla y amigable, lograron una plena integración del correo online con las herramientas de escritorio habituales.
Ciudad de Buenos Aires, 29 de enero de 2015.- El Hospital Alemán renovó su entorno de correo electrónico y migró su infraestructura a Microsoft Office 365. A partir de ahora todo el personal tendrá acceso a Outlook en el escritorio, en la Nube y en dispositivos móviles. Esta notable mejora en la política de las comunicaciones favorece la circulación de la información, la colaboración y da a los usuarios una mayor agilidad operativa, lo que permitirá una optimización en la atención de los pacientes.
El Hospital Alemán utilizaba Lotus Notes como plataforma de correo electrónico, la misma resultaba insuficiente para atender a las necesidades del personal ya que la disponibilidad del servicio y su capacidad de almacenamiento eran limitadas. Por otra parte implicaba un esfuerzo de administración y mantenimiento muy elevado. Teniendo en cuenta esta situación, desde el área de sistemas sabían que lo mejor era migrar hacia la Nube.
“En una primera instancia pensamos en cambiar solo la plataforma de correo electrónico, que era el recurso que generaba mayores dificultades. Teníamos que administrar toda una infraestructura on premise, ocuparnos del antivirus y el control de correo no deseado, los servidores de almacenamiento y todo por duplicado, ya que contábamos con una arquitectura redundante. Evaluamos la posibilidad de adoptar Gmail, pero finalmente optamos por Office 365, la plataforma de comunicación y colaboración en la Nube de Microsoft”, afirmó Diego Waksman, CIO del Hospital Alemán.
El Hospital migró a Microsoft Office 365, con el respaldo de Exchange Online y una plena integración con el Active Directory de Windows Server que le permite tener sincronizada la administración de la red de usuarios con la nueva infraestructura de comunicación, productividad y colaboración. La implementación vincula las cuentas de los usuarios con el Directorio de la organización (Active Directory), lo que simplifica la administración. Además, Exchange Online brinda al personal administrativo, ejecutivos y médicos, la posibilidad de disponer de una casilla de gran capacidad (50 GB), lo que impulsa la utilización plena de la herramienta, facilitando las comunicaciones internas dentro de la institución.
“Ahora delegamos en Microsoft toda la gestión de la plataforma. Eso impacta positivamente en nuestra área y nos permite enfocarnos en otro tipo de necesidades del hospital; por ejemplo en el desarrollo de un entorno de colaboración para que los ateneos médicos organicen toda su información y comunicaciones en portales SharePoint, donde quedaría un historial de cada evento y sus documentos asociados”, amplía el responsable del área de sistemas.
Con la ayuda de los socios de negocio Perception Group y Softline se trabajó intensivamente en el planeamiento de las etapas del proyecto, para lograr una eficaz gestión del cambio. Se escalonaron las migraciones para que los usuarios se familiarizaran con las nuevas herramientas, regulando el flujo de consultas al equipo de sistemas. Se esperaba que algunos pudieran adaptarse rápidamente porque se trata de aplicaciones muy intuitivas, aunque también se tuvo en cuenta el hecho que otros venían de trabajar durante mucho tiempo con otro tipo de tecnologías y quizás podrían llegar a tardar un poco más. Complementariamente, se trabajó con al área de comunicaciones en un plan conjunto que acompañó la implementación.
“Al adoptar Office 365 y migrar las cuentas de correo electrónico a Exchange Online, los usuarios están más conformes y ha mejorado sustancialmente la manera en que trabajamos en el área de sistemas; en definitiva, es un beneficio para toda la organización. Estimamos una mejora en la productividad del orden del 20%. Ya no tenemos reclamos de spam o problemas con virus. La integración de aplicaciones simplifica el trabajo cotidiano y eso permite responder más rápidamente en cada puesto de trabajo, lo que es importante en una actividad como la salud, donde los pacientes buscan respuestas inmediatas. La plataforma es estable y eso garantiza continuidad operativa. Además, en el área de TI disponemos de más tiempo y podemos realizar nuestro trabajo en mejores condiciones”, concluyó Waksman.
Las modalidades del servicio elegidas incluyen aplicaciones de comunicaciones como Lync y Skype, Yammer como red social interna, la posibilidad de utilizar Office de escritorio siempre con las últimas versiones disponibles, actualizadas automáticamente incluso en diversos dispositivos, y algunas funciones de inteligencia de negocios.
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