Taas on se aika vuodesta, kun kesäloman loppumisesta masentuneet suomalaiset palaavat työpaikoilleen. Monille meistä kesäloman loppuminen tuntuu vaikealta. Lomalla vietetyn ajan jälkeen arkirutiineihin tarttuminen tuntuu usein ylitsepääsemättömältä. Kuvitella, miten paljon helpompaa töihin paluu olisikaan
,
ellei valtaosa ajasta kuluisi vanhentun
eiden asioiden järjestelemiseen!
Töihin palatessa monet meistä käyttävät aikansa turhiin asioihin. Varsinaiseen tekemiseen päästään usein käsiksi vasta parin päivän päästä loman jälkeen. Muistan lukeneeni tutkimuksen [1], jonka mukaan 61 % ajasta töihin paluun jälkeen kuluu asioiden ja yhteistyön koordinointiin. Käytännössä varsinaista työtä ehditään tekemään vain 39 % ajasta. Aika kuluu sähköpostin putsaamiseen, kalenterin järjestelyyn, tärkeiden viestien ja mahdollisten tarjouspyyntöjen etsimiseen. Toisin sanoen aikaa katoaa vanhentuneen teknologian ja huonojen toimintatapojen takia.
Tässä muutamia vinkkejäni, kuinka saat kadotetun ajan takaisin:
-
Hanki riittävän iso sähköpostilaatikko ja automatisoi viestien arkistointi. Viestit katoavat sähköpostisi päänäkymästä, mutta ovat edelleen tarvittaessa löydettävissä. Nykyaikainen sähköpostiratkaisu sisältää edistyneet hakutoiminnot, joilla tärkeimmät viestit löytyvät nopeasti.
-
Jaa kalenterisi sopivin rajoituksin kollegojen, yhteistyökumppanien ja asiakkaiden kanssa. Löydätte yhteiset vapaat ajat helpommin, sekä säästätte paljon aikaa turhien aikatauluehdotuksien pallottelulta. Näin saat kalenterisi täyteen oikeita asioita.
-
Mieti mihin kokouksiin kannattaa osallistua ja miten. Turhilta palavereilta voi säästyä jaettujen muistiinpanojen (OneNote) avulla. OneNote on digitaalinen muistikirja, jolla voi kerätä, tallentaa ja jakaa kaikenlaisia tietoja. Sen avulla palaveriin osallistujat saavat nopeasti kuvan siitä, mitä tulevassa tai aiemmassa palaverissa on käsitelty. Parhaassa tapauksessa osa tulevistakin asioista voidaan valmistella etukäteen ja kokouksessa voidaan keskittyä päätöksentekoon.
-
Muista, ettei kaikkialla tarvitse olla paikan päällä. Syksyllä lapset aloittavat koulun ja päiväkodin, mikä usein vaatii joustoa työaikojen suhteen. Verkkokokousten avulla saat varmemmin oikeat henkilöt osallistumaan.
-
Tallenna kaikki dokumenttisi pilveen. Näin ne ovat saatavilla kaikilla laitteillasi ja voit vaihtaa laitetta käyttötarkoituksen mukaan. Lisäksi voit jakaa ja työstää dokumentteja reaaliaikaisesti haluamiesi henkilöiden kanssa.
-
Perusta yhteinen sähköpostilaatikko, johon kollegoillasi on pääsy ja jonka jokainen näkee oman sähköpostilaatikkonsa rinnalla. Näin vältyt tilanteilta, joissa esimerkiksi tarjouspyyntö jää lojumaan sähköpostiisi viikkokausiksi. Yhteisen postilaatikon avulla näet myös, mikäli joku muu on vastannut viestiin puolestasi esimerkiksi lomasi aikana.
-
Siirrä sähköpostikeskustelusi Yammeriin. Yammer on yksityinen sosiaalinen verkko, jonka avulla voit olla yhteydessä muihin käyttäjiin, jakaa tietoja ryhmien välillä ja organisoida projekteja. Sen avulla kaikki osallistujat näkevät, mistä on keskusteltu ja kuka on osallistunut keskusteluun. Keskustelun lomassa syntyneet ratkaisut ja ideat ovat kaikkien hyödynnettävissä.
-
Hyödynnä älypuhelintasi. Kaikki edellä mainitut asiat on hoidettavissa Lumian avulla. Esimerkiksi OneNote löytyy Windows Phonelle optimoituna. Näin voit tallentaa muistiinpanoja ja ideoita, sekä käyttää niitä missä tahansa.
Reipasta syyskauden alkua toivoen,
|
|
Harri Mikkanen August 11, 2014 |
| Downloads: Web |
Harri ”Haba” Mikkanen
tuotemarkkinointipäällikkö (Office 365, SharePoint, Yammer)
Microsoft Oy
[email protected]
p. +358 50 554 1618
***
[1] McKinsey Global Institute, The Social Economy, July 2012