Windows 10 on tällä hetkellä yksi IT-alan kuumimmista puheenaiheista niin käyttäjien kuin organisaatioiden keskuudessa. Organisaatioille haluamme kertoa esimerkin, miten siirtyminen Windows 10:een käytännössä tapahtuu, mitä tulee ottaa huomioon ja miten käyttöönotto etenee – ruusuineen ja risuineen. Tämä on toinen teksti kolmen blogijulkaisun sarjassa, jossa tarkastelemme suomalaisen yrityksen siirtymistä Windows 10:een. Kolmas ja viimeinen osa julkaistaan täällä Uutishuoneessa lähiviikkoina.
Myös Tivi kertoi Tornatorin Windows 10 -päivityksestä. Lue lisää Tivin sivuilta.
**
Viime julkaisussa kerroimme, kuinka suomalaisen Tornatorin Windows 10 -päivitysurakka lähti käyntiin esikartoituksella, jossa hahmoteltiin projektin aikataulua sekä kartoitettiin yrityksen it-ympäristöä ja sen yhteensopivuutta Windows 10:n kanssa. Projekti sai lupaavan alun, sillä Tornatorin viimeisestä Windows 7 -päivityksestä oli kulunut aikaa vain kolme vuotta, minkä vuoksi yrityksen it-ympäristö oli kohtuullisen moderni.
Päivitysprojektin aikataulu luotiin liiketoimintalähtöisesti. Tornatorin tavoite oli selkeä: kaikille yrityksen Suomen 70 päätetyöntekijälle saataisiin uudet Windows 10:een päivitetyt työasemat helmikuun 2016 puoleenväliin mennessä ennen kiireisen kevätkauden alkamista.
”Lumien sulaminen tarkoittaa monelle tornatorlaiselle kenttätöitä maastossa, minkä takia meille oli ensisijaisen tärkeää pysyä alkukeväälle suunnitellussa aikataulussa. Näin työntekijöillemme jäi riittävästi aikaa tutustua kymppiin ja uusiin laitteisiin”, Tornatorin tietohallintopäällikkö Mika Rieppo kertoo.
Jotta asetetussa aikataulussa pysyttäisiin, neljä viikkoa kestäneestä esikartoitusvaiheesta siirryttiin nopeasti pilotointiin. Pilotoinnin tarkoituksena oli demota suunniteltua siirtymää Windows 10 -käyttöjärjestelmään. Pilotointi on elintärkeä osa käyttöjärjestelmän päivitysprosessia, sillä siinä voidaan ennakoida tulevan prosessin mahdollisia kipupisteitä ja reagoida ongelmakohtiin jo ennen varsinaista koko työyhteisöä koskettavaa siirtymävaihetta.
”Hyppäsimme kympin kelkkaan mukaan pienellä riskillä yhtenä ensimmäisistä yrityksistä Suomessa. On yleisesti tiedossa, että uuteen käyttöjärjestelmään liittyy aina asioita, joita korjaillaan matkan varrella. Luottamuksemme herätti kuitenkin Microsoftin vahva panostus ennen kympin julkaisua tapahtuneeseen testaukseen sekä kumppaniyrityksemme jo aiemmin todettu asiantuntijuus”, Rieppo kertoo.
Pilotointi käytännön kautta
Tornatorissa pilotointiin osallistui Riepon lisäksi kuusi vapaaehtoista työntekijää. Kumppaniyritys Inmics vastasi pilotoinnin suunnittelusta ja teknisestä toteutuksesta. Testaus tapahtui vahvasti käytännön kautta, ja käyttäjien palautetta kerättiin jatkuvasti matkan varrella. Päänvaivaa pilotoinnissa aiheuttivat käyttöjärjestelmän personointiin liittyvät ongelmat. Esimerkiksi käynnistysvalikon sisältö ei aluksi näyttänyt sovitunlaiselta: oletusskaalaus oli pielessä, minkä vuoksi kuvakkeet näkyivät liian suurina suhteessa resoluutioon.
”On aina ikävää jos haasteita esiintyy, mutta toisaalta on ajateltava, että juuri siitä pilotoinnissa on kysymys eli mahdollisten ongelmakohtien löytämisestä ja ratkaisemisesta etupainotteisesti. Näin vältytään samoilta ongelmilta varsinaisessa käyttöönottovaiheessa ja säästetään useamman ihmisen hermoja”, Inmicsin projektipäällikkö Sampo Kantola kertoo.
Haasteiden taklaamiseen kului aikaa noin kaksi viikkoa, mikä lyhensi pilotoinnin kokonaisaikaa. Haasteiden myötä pilotoinnin aikataulua jouduttiin kiristämään, jotta kokonaisaikataulussa pysyttiin. Positiivisia uutisia pilotoinnissa saatiin sovellusten yhteentoimivuudessa – päivitys ei aiheuttanut ongelmia yrityksen omien järjestelmien kanssa. Edes toiminnanohjausjärjestelmään ei tarvinnut koskea, sillä se oli melko uusi ja jo valmiiksi web-pohjainen.
”Meillä ei ollut enää käytössä yhtään vanhaa kovakoodattua sovellusta, mikä helpotti huomattavasti siirtymäprosessia”, Rieppo toteaa.
Kone käyttöön kahdessa tunnissa
Pilottijakson jälkeen Inmics suoritti viimeiset korjaukset asennusympäristöön, esiasensi koneet valmiiksi ja lähetti ne Tornatorin toimipisteisiin ympäri Suomen. Varsinainen laaja käyttöönotto Tornatorissa polkaistiin käyntiin tammikuun lopussa Riepon kotikentällä eli Joensuun toimipisteessä. Paikan päällä laitteiden käyttöönotto tapahtui Riepon ja Inmicsin luomien yksityiskohtaisten käyttöönotto-ohjeiden mukaisesti. Henkilökohtaista tukea käyttöönottoon työntekijöille tarjoili Rieppo itse.
”Halusimme varmistaa, ettei kukaan jäisi päivitysprosessissa yksin, joten tein kierroksen jokaiseen kotimaan toimipisteemme työpisteeseen ja varmistin henkilökohtaisesti sekä raudan että kympin käyttöönoton sujuvuuden”, Rieppo kertoo.
Käytännössä uusien kymppikoneiden käyttöönotto vei yksittäisen Tornatorin työntekijän aikaa kaksi tuntia, jonka jälkeen kone oli valmis käytettäväksi. Ensimmäisen toimipisteen valmistuttua päivitysprosessia jatkettiin toimisto kerrallaan kaikkiin kotimaan toimipisteisiin. Viimeisimpänä järjestyksessä olevan Savonlinnan-toimipisteen päivitysurakka saatiin päätökseen helmikuun puolivälissä eli täsmälleen aikataulussa.
Minkälaisia ajatuksia Windows 10 -päivitysprojekti herätti Tornatorin työntekijöissä ja mitä jatkosuunnitelmia yrityksellä on tulevaisuudessa it-ympäristönsä kehittämisessä – lue lisää blogijulkaisusarjan viimeisessä osassa!