20.-27.7. Hämeenlinnan lähistöllä järjestettävä suurleiri-Roihu kerää yhteen yli 17 000 partiolaista, ja on mittakaavaltaan ennennäkemätön ponnistus myös partiolaisille. Yksi Roihun kumppaneista on Microsoft, joka on lahjoittanut Suomen Partiolaisille ohjelmistojaan ja ratkaisujaan hyödynnettäväksi leirin suunnittelussa. Yksi näistä ratkaisuista on Office 365. Microsoftin tuotteiden hyödyntäminen nosti leirin suunnittelun uudelle tasolle vähentäen esimerkiksi matkustamisen määrää huomattavasti. Suurprojektin jälkeen tuotteet tulevat partiolaisten käyttöön maanlaajuisesti kumppani-Sulavan avustuksella.
Heinäkuun loppupuolella Hämeenlinnan lähistölle pystytetään pieni kaupunki, kun yli 17 000 partiolaista kokoontuu Suomen suurimpaan nuoriso- ja vapaaehtoistapahtumaan suurleiri-Roihulle. Retkeilyalue Evolla 20.–27.7. järjestettävän Roihu-leirin osallistujista 3 000 tulee ulkomailta yli 45 maasta. Roihu on järjestyksessään seitsemäs Suomen Partiolaisten kansainvälinen partioleiri eli Finnjamboree. Leiri on suunnattu yli 12-vuotiaille, ja myös muut kuin partiolaiset ovat tervetulleita. Leirillä on mukana myös tätä nuorempia, jotka majoittuvat perheleirissä yhdessä huoltajiensa kanssa.
Neljän miljoonan euron budjetti, 17100 osallistujaa, 11000 vierasta, 185 000 vapaaehtoistyötuntia, 1000 vapaaehtoista, 153 tonnia ruokaa
Roihu on kokoluokaltaan ennennäkemätön projekti – myös partiolaisille. Suurleirejä on järjestetty vuodesta 1979 lähtien, mutta Roihu on ensimmäinen selkeästi digitaalisen ajan leiri, mikä on näkynyt ennen kaikkea leirin toteutustavassa. Tekijäsukupolvi on vaihtunut, mikä näkyy teknisten mahdollistajien, kuten mobiililaitteiden, sosiaalisen median ja parempien yhteyksien aikaisempaa laajemmassa hyödyntämisessä. Kun tekijöiden määrä on nelinkertaistunut aina kuuden kuukauden välein, on työvälineiltä edellytetty myös ketteryyttä ja joustavuutta. Suomen Partiolaiset ja Roihun projektitiimi valitsivat välineikseen Office 365:n ja siihen liittyvät tuotteet, kuten Skype for Business-, Yammer- ja SharePoint-palvelut.
Roihun projektitiimi loi leirin suunnittelussa mukana olleille vapaaehtoisille Microsoftin tuotteista oman toimintaympäristön, jonka nimeksi he antoivat kuvaavasti Aski. Projektin ydinryhmä toivotettiin tervetulleeksi antamalla Roihu-tulitikkuaskin sisällä käyttäjätunnukset Office 365 -ympäristöön: Yammeriin keskustelua ja kommentointia varten ja SharePointiin, jonne koottiin muun muassa suunnittelua helpottavia ohjeita ja työkaluja sekä kaikki tärkeät dokumentit.
Microsoft Office 365, eli partiolaisille Aski, on nostanut leirin suunnittelun etätyönä uudelle tasolle ja helpottanut yli tuhannen leiriä toteuttavan vapaaehtoisen työtä. Pilvialusta mahdollistaa dokumenttien jakamisen ja muokkauksen samanaikaisesti suunnitteluryhmän jäsenten kesken. Skype for Business taas tuo ympäri Suomen asuvia suunnitteluryhmän jäseniä yhteen Skype-kokouksien avulla. Keskustelu ja kommentointi leirin eri aihealueista Yammerissa ovat luoneet uudenlaisen tavan suunnitella leiriä. Kaikki leirin tekemiseen liittyvät dokumentit ovat olleet avoimesti jaossa kaikille projektiryhmäläisille, mikä on tehnyt koko projektista aiempaa avoimemman ja osallistavamman sekä sitouttanut suunnitteluun ennennäkemättömän määrän henkilöitä.
”Vapaaehtoisorganisaatiossa tekemistä ja tulosta saavutetaan vain sitoutuneella henkilöstöllä; ilman rahapalkkaa emme saa edes minimitasoista työpanosta sitoutumattomilta tekijöiltä. Microsoftin tarjoamat digitaaliset työkalut ovat mahdollistaneet koko organisaatiomme tehokkaan sitouttamisen ja päätöksenteon hajauttamisen lähemmäksi varsinaisia tekijöitä”, sanoo leirin johtaja Heikki Otsolampi.
Partiolaisia Microsoftin tuotteiden käyttöönottamisessa on auttanut Microsoftin kumppaniyritys Sulava. Sulavan rooli korostuu etenkin Roihu-projektin jälkeen, kun Office 365:n käyttö laajennetaan kattamaan Suomen Partiolaiset maanlaajuisesti.
”Roihu-projektin jälkeen Office 365 -ympäristö tarjotaan kaikkien Suomen partiolaisten käyttöön. Nyt partiolaisten tieto on hajaantunut lukuisiin eri järjestelmiin, minkä vuoksi sen hallinnointi ja hyödyntäminen on haastavaa. Pian partiolaisten data on kaikkien käyttäjien nähtävissä, muokattavissa, hyödynnettävissä ja haettavissa käyttöoikeuksien mukaisesti. Tämän myötä osaamisen tunnistaminen parantuu, ja joustavan toiminnan kehittäminen kaikilla tasoilla helpottuu”, kertoo myyntijohtaja Harri Tervo Sulavalta.
”Partiolaisuus on aina tarkoittanut yhdessä tekemistä jännittävissä olosuhteissa. On hienoa nähdä miten ketterästi partiolaiset ovat digitalisoineet tekemistään tämän valtavan hankkeen yhteydessä, ja lisänneet läpinäkyvyyttä sekä osallistamista läpi koko vapaaehtoisporukan nykyaikaisten tietotyön välineiden avulla. Tätä kautta kaikille partiolaisille kertyy arvokasta tietopääomaa hyödynnettäväksi. Näen, että monilla meistä yrityksistäkin on heiltä opittavaa leirin oppien pohjalta. Jos minun pitäisi kertoa yksi takuuvarma tietotyön välineiden aikaansaama hyöty, se on valmius toimia yllättävissäkin tilanteissa – siksi kehotan seuraamaan partiolaisten esimerkkiä erityisen huolella”, summaa Office 365 -tuotepäällikkö Harri Mikkanen Microsoftilta.
Suomen Partiolaiset ja Roihun projektitiimi ovat saaneet Office 365:n ja muut Microsoftin tuotteet lahjoituksina Microsoft Philanthropies -ohjelman kautta. Ohjelmaan voivat osallistua voittoa tavoittelemattomat yhdistykset ja järjestöt. Lisää tietoa ohjelmistolahjoituksista tästä linkistä.
Katso video Roihu -leirin toteuttamisesta:
https://www.youtube.com/watch?v=yxZrd7zDxJw&feature=youtu.be
Tutustu Roihu -leiriin tästä linkistä.
Hanki oma Office 365 täältä
Kuva 1) Heikki Laurila
Kuva 2) Roman Heimhuber
Satu Huotari, Government Affairs Consultant
Kirjoittaja toimii muun muassa kansalaisjärjestöjen yhteyshenkilönä Microsoftilla
Lisätietoja:
Roihun organisointitiimi: Juho Mustonen, Yhteistyöpäällikkö, 050 500 4145, [email protected]
Microsoft: Tomi Kuuppelomäki, [email protected], 040 6483 900