Microsoft käynnisti tammikuussa 2017 Fiksummin yhdessä -hankkeen yhteistyön, luovuuden ja tuottavuuden tehostamiseksi Microsoftilla ja työelämässä yleensä. Microsoft sekä yhtiön asiakkaat ja kumppanit jakoivat ensimmäisiä havaintoja ja kokemuksia työelämän ja -tapojen seuraavasta suuresta muutoksesta sekä uudenlaisista yhteistyön muodoista ja työkaluista Helsingissä 7. kesäkuuta.
”Työ itsessään ei ole muuttunut mihinkään. Työ on aina ollut muiden ihmisten ongelmien ratkaisua. Työtavat muuttuvat”, toteaa digitaalisen työn asiantuntija, tutkija ja kouluttaja Esko Kilpi. Hänen mukaansa työelämän ongelmat, joita nyt yritämme ratkaista, lähtevät asiakasvuorovaikutuksesta: ”Työ on toisiaan tarvitsevien ihmisten vuorovaikutusta. Sitä miten yhdessä kuvaamme asiakkaan ongelman ja haemme ongelmaan yhdessä ratkaisua. Siksi tuottavuus on kiinni vuorovaikutuksemme laadusta.”
Huomisen työn mallit ja uuden tekemisen mahdollistavat työkalut ovat tärkeitä paitsi tuottavuuden myös työhyvinvoinnin vuoksi. Kilven mukaan ihmistä pidetään edelleen työn perusyksikkönä. Yksilöltä edellytetään työsuoritusta, joka on todellisuudessa isomman ihmisjoukon yhteinen aikaansaannos. ”Suomessa on liikaa yksin tekemisen kulttuuria. Digitaalisesti voimme olla läsnä kaikille. Ihmisten pitäisi tuntea toisensa, jotta yhteistyön mallit löytyvät organisaatioissa nopeasti.” Kilpi korostaakin, että työ ei synny yksilöiden tai yksittäisten tiimien suorituksista, vaan siitä, miten tuemme toisiamme tiimirajojen – ja jopa organisaatiorajojen – yli.
Asiakas- ja työntekijäkokemus keskiössä – tukea kulttuurinmuutokseen
Yksi esimerkki työelämää kehittävästä organisaatiosta on HOK Elanto, joka on lähtenyt uudistamaan ravintolatyöntekijöiden arkea. Uudistuksella pyritään työntekijöiden arjen helpottamiseen siten, että koko ravintolan henkilöstö pääsee helpommin käsiksi omaan työhönsä liittyvään tietoon. ”Haluamme kehittää johtamista ja sisäistä viestintää kaksisuuntaiseksi ja osallistavaksi. Ja tuoda kaiken tärkeän tiedon työntekijän taskuun”, laatu- ja koulutusvastaava Sini Savusalo avaa.
Siirtymässä analogisesta digitaaliseksi – tai siirtymässä ilmoitustauluista ja post it -lapuista mobiiliin – HOK Elantoa tukee Digital Illustrated. Vuorovaikutteiseksi työkaluksi valikoitui Microsoft Teams, jota pilotoidaan neljässä ravintolassa. Hankkeeseen osallistuvat kaikki pilottiravintoloiden työntekijät. HOK Elannon Teams-työtilasta löytyy kaikille yhteisen kanavan lisäksi omat kanavat muun muassa salissa ja keittiössä työskenteleville. Henkilökunnan on esimerkiksi mahdollista tutustua vaihtuneisiin ruokalistoihin jo bussissa työmatkalla, ja tarjoilijat voivat hakea tableteiltaan nopeasti asiakkaille tietoa annoksista ja niiden koostumuksesta. Uusi työkalu parantaa tiedonkulkua ja vuorovaikutusta sekä lisää asiakastyöhön käytettävää aikaa, mitä voidaan hyödyntää esimerkiksi palvelukokemuksen kehittämisessä.
Jo pilotin aikana HOK Elannossa on opittu paljon. Muun muassa se, että yhdessä tekeminen vaatii harjoitusta ja että toimintatapoja voi uudistaa myös vähän kerrallaan. Tärkein oppi on ollut se, että kyse on toimintakulttuurin ja -tapojen muutoksesta, ei IT-projektista.
Kestävä kilpailuetu syntyy nopeasta oppimisesta
Laadun johtamiseen ja varmistamiseen erikoistuneen Qentinelin kasvustrategian pohjana on Office 365:n käyttöönotto. ”Digitalisaation aikakaudella ainoa kestävä kilpailuetu on nopea oppiminen”, toteaa Quentinelin digitaalisten palvelujen johtaja Eero Talonen. Verkostomaisen työtavan ja uusien työkalujen käyttöönotolla halutaan tukea nopean oppimisen lisäksi myös muun muassa joustavuutta ja itseohjautuvuutta läpinäkyvyyttä lisäämällä. Muutoksen odotetaan parantavan etenkin Qentinelin asiakas- ja työntekijäkokemusta.
Myös Qentinel saa muutosjohtamiseen tukea kumppanilta. Sidosryhmät on otettu mukaan Cloudrivenin kanssa toteutetussa muutoshankkeessa alusta lähtien. Uusien toimintatapojen juurruttamiseksi jokaiselle työntekijälle pyritään osoittamaan hankkeen arvo. Tavoitteena on, että kaikki jakavat yhteisen ymmärryksen siitä, mitä ollaan tekemässä.
Mitä päätät lakata tekemästä?
Fiksumpi työ on uuden oppimista ja vanhan poisoppimista myös Microsoftilla. Marketing & Operations -yksikön vetäjä Andreas Korczak tarkastelee päivittäisen työn haasteita ja työnteon tapojen muutosta omasta ja tiiminsä näkökulmasta. Kuinka paljon teemme töitä ja mihin vuorokauden aikaan? Miten paljon käytämme aikaa sähköpostiin, kokouksiin tai ajatteluun ja uuden luontiin? Onko sähköposti aina paras tapa viestiä, ja onko kokoustaminen aina tehokkainta ajankäyttöä?
Omien toimintamallien ja -tapojen tunnistaminen mahdollistaa muutokseen ohjaavien tavoitteiden asetannan. Korczak onkin jo muuttanut omaa toimintaansa. Tiimi ei enää saa iltaisin sähköposteja, kiireelliset asiat hoituvat puhelimitse, priorisointi minimoi multitaskausta ja kalenterista löytyy aikaa myös pään tyhjentämiselle.
”Muutos lähtee yksittäisistä ihmisistä. Ja muutos tehdään asia kerrallaan”, Korczak toteaa. Parempien työtapojen ja yhteistyön edistäminen on Microsoftille tärkeää. Fiksumpi työ kun vaikuttaa ihmisten työtyytyväisyyteen – motivoitunut ja hyvinvoiva henkilöstö on yhtiön suurin voimavara.