Puoli vuotta sitten koko maailman tapa työskennellä muuttui, kun etätyömääräykset ja -suositukset astuivat voimaan. Olemme Microsoftilla tutkineet tarkasti tästä aiheutuneita muutoksia luodaksemme teknologioita, jotka vastaavat asiakkaidemme muuttuviin tarpeisiin. Yksi suuri kysymys on noussut esiin: johtajat eivät enää murehdi työntekijöiden ”tuottavuutta” etätyössä vaan nyt on siirrytty pohtimaan sitä, työskennelläänkö kestävällä tavalla.
Tämä tuore Work Trend Index -raporttimme tarkastelee pandemian vaikutusta työhyvinvointiin kansainvälisesti. Olemme tutkineet miten tuottavuusmallit Microsoft Teamsissä ovat muuttuneet alkuvuodesta ja tehneet kyselyn yli 6 000 tietotyöläiselle ja etulinjan työntekijälle kahdeksassa maassa. Raportti sisältää myös Microsoft Research -ryhmän tutkimuksia, jotka valaisevat yllättäviä tuottavuushyötyjä kerran niin vihatusta työmatkasta.
Tämän tutkimuksen ja asiakaskeskustelujemme innoittamana olemme lähteneet kehittämään tuottavuustyökalujamme yksilöiden hyvinvointia ja organisaatioiden sietokykyä edistäviksi. Esimerkiksi virtuaalinen työmatka Microsoft Teamsissä auttaa valmistautumaan päivään aamulla ja katkaisemaan työpäivän tietoisesti illalla. Teemme myös yhteistyötä Headspacen kanssa tuodaksemme mindfulness- ja meditaatiotyökaluja Microsoft Teamsiin. Tarjotaksemme johtajille työkaluja yrityskulttuurin muokkaamiseen Microsoft Teams antaa uusia oivalluksia siitä, miten tiimit työskentelevät ja miten työ vaikuttaa työntekijöiden hyvinvointiin. Tämän lisäksi uudet Microsoft Teamsin työkalut etulinjan työntekijöille auttavat heitä tekemään työnsä turvallisemmin.
Tärkeimmät tulokset:
- Pandemia lisäsi loppuun palamista työssä – joissain maissa enemmän kuin toisissa
- Työn stressaavuuden syyt eroavat etulinjan työntekijöillä ja etätyöläisillä
- Kommunikaation määrä on kasvanut ja työn ja vapaa-ajan rajat vähentyneet
- Työmatkan puute voikin olla tuottavuudelle vahingollista
- Meditaatio työpäivän aikana voi ehkäistä loppuun palamista ja stressiä
Pandemia lisäsi loppuun palamista työssä – joissain maissa enemmän kuin toisissa
Jos olet kokenut työpäivät kuluttaviksi viime aikoina, et ole yksin. Yli 30 % tutkimukseemme osallistuneista etulinjan työntekijöistä ja tietotyöläisistä sanoi pandemian lisänneen loppuun palamisen tunnetta työssä. Tutkimuksemme näytti vahvasti sen, että kaikki kokevat tämän poikkeusajan eri tavoin. Esimerkiksi Brasiliassa 44 % vastanneista tuntee olonsa henkisesti uupuneeksi, kun Yhdysvalloissa tämä luku on 31 % ja Saksassa 10 %. Vaikka uupumiseen vaikuttaa monet tekijät, alla oleva kaavio näyttää miten pidemmät työpäivät vaikuttavat loppuun palamiseen. Esimerkiksi Australiassa työntekijöiden työpäivän kestossa nähtiin suurin kasvu Microsoft Teamsissä ja samalla loppuun palamisen tunteessa nähtiin keskimääräistä kasvua. Samaan aikaan Saksassa työntekijät näkivät työpäivän kestossa ja loppuun palamisessa vain pientä muutosta.
Työn stressaavuuden syyt eroavat etulinjan työntekijöillä ja etätyöläisillä
Pyysimme työntekijöitä valitsemaan työhönsä eniten vaikuttavia stressitekijöitä kahdestatoista vaihtoehdosta. Suurimmaksi stressin aiheuttajaksi valittiin maailmanlaajuisesti huoli koronaviruspandemiasta ja tätä seurasi työn ja vapaa-ajan rajojen puute, etääntyminen kollegoista ja hallitsematon työmäärä ja -tunnit. Tutkimme tarkemmin näiden stressitekijöiden eroja etulinjan työntekijöiden ja etätyöntekijöiden välillä. Tutkimuksemme mukaan kaikkein suurin stressitekijä etulinjan työntekijöille oli linjassa globaalien tulosten kanssa: huoli koronavirustartunnasta. Tämä on ymmärrettävää, sillä tutkimuksemme mukaan 30 %:lla työntekijöistä ei ole käytössään teknologiaa tai suojavarusteita, joiden avulla noudattaa turvavälejä. Etätyötä tekevien parissa työn ja vapaa-ajan rajojen puuttuminen ja etäällä olo kollegoista nousivat suurimmiksi stressitekijöiksi.
Kommunikaation määrä on kasvanut ja työn ja vapaa-ajan rajat vähentyneet
Todettuamme työn ja vapaa-ajan rajojen puutteen sekä hallitsemattomat työajat suurimmiksi työn stressitekijöiksi, käännyimme Microsoft Teamsin käyttötapojen puoleen saadaksemme lisätietoja. Datamme osoittaa, että nyt kuusi kuukautta etätyöohjeistusten jälkeenkin ihmisillä on merkittävästi enemmän kokouksia, ad hoc -puheluita ja chat-viestejä kuin ennen koronapandemiaa. Työajan ulkopuolella lähetettyjen viestien määrä on myös kasvanut. Kiinnostavaa on se, että ilta- ja yöaikaan lähetettyjen viestien määrä on yli kaksinkertaistunut. Toisin sanoen joukko ihmisiä, jotka ennen pandemiaa pysyivät poissa näppäimistöltään iltaisin, kaivavat sen nyt esiin.
Työmatkan puute voikin olla tuottavuudelle vahingollista
Pitkän etätyöpäivän jälkeen itsensä erityisen uupuneeksi tuntevat eivät ole yksin. Tutkimuksemme mukaan yksi kolmesta etätyötä tekevästä koki työn ja vapaa-ajan rajojen puuttumisen vaikuttavan negatiivisesti heidän hyvinvointiinsa. Microsoft Research -ryhmän tutkimukset auttavat meitä ymmärtämään, miten ennen niin vihattu työmatka on itse asiassa auttanut ylläpitämään työn ja vapaa-ajan rajoja – ja samalla tuottavuuttamme ja hyvinvointiamme.
“Työmatkat tarjoavat keskeytyksettömän hetken henkiseen siirtymiseen työhön sekä siitä pois ja tämä on tärkeä osa hyvinvointia ja tuottavuutta. Ihmiset sanovat ”Onneksi minun ei tarvitse enää matkustaa töihin. Säästän aikaa”, mutta ilman työpäivään valmistautumisen ja siitä irtautumisen rutiinia olemme henkisesti lopussa päivän päättyessä.”
Shamsi Iqpal, päätutkija, Microsoft Research
Vuonna 2017 joukko Microsoftin tutkijoita lähti tutkimaan työmatkojen tuottavuusetuja. Tutkimuksessa chat-keskustelut digitaalisen avustajan kanssa auttoivat osallistujia valmistautumaan työpäivään sekä irtautumaan työstä päivän päätteeksi. Avustaja kysyi osallistujilta kysymyksiä, joista osa oli tehtäväpohjaisia, kuten “Mitä sinun pitää tehdä tänään?” ja osa perustui tunteisiin auttaen vastaajia pohtimaan ja reflektoimaan päiväänsä, esimerkiksi ”Mitä mieltä olit tästä päivästä?”. Osallistujat arvioivat tuottavuuttaan tunnin välein asteikolla 1–5 mitaten tuottavuuttaan viikon ajan digitaalisen avustajan kanssa ja viikon ilman sitä. Tutkimuksesta selvisi, että kuusi kymmenestä (61 %) koki olevansa tuottavampia, kun digitaalinen avustaja auttoi heitä valmistautumaan ja irtautumaan työpäivästä. Tuottavuus kasvoi keskimäärin 12–15 %.
Tutkimuksen mukaan osa osallistujista reagoi paremmin tunteisiin pohjaaviin kysymyksiin ja toiset taas tehtäväpohjaisiin, joten suunnittelimme uuden virtuaalisen työmatkakokemuksen Teamsissä vastaamaan käyttäjien erilaisia mieltymyksiä. Käyttäjä voi mukauttaa käyttökokemustaan erilaisilla toiminnoilla, kuten Headspacen meditaatiolla tai toiminnolla, joka auttaa sulkemaan tehtävälistoja Teamsistä ja Outlookista.
Meditaatio työpäivän aikana voi ehkäistä loppuun palamista ja stressiä
Kyselyyn osallistuneista 70 % uskoi meditaation voivan auttaa vähentämään työhön liittyvää stressiä. Tämä luku kasvoi 83 %:iin niiden osalta, jotka hoitivat myös lapsia tai huolehtivat etäopetuksesta. Tutkimus tukee tätä – säännöllinen meditaatio Headspacen avulla vähentää stressiä, loppuun palamista ja kehittää kykyä reagoida negatiiviseen palautteeseen. Tästä syystä Teamsin uuden virtuaalityömatkan ja siihen valikoitujen Headspacen meditaatio- ja mindfulness-kokemusten lisäksi tarjoamme myös mahdollisuuden ajoittaa satunnaisia tai toistuvia mindfulness-taukoja, milloin vain – ennen tärkeää kokousta tai kun käyttäjän pitää keskittyä tärkeään projektiin.
Oppiessamme edelleen lisää työhyvinvoinnista lisäämme siihen liittyviä innovaatioita kattavasti Microsoft 365:een ja Teamsiin. Lisätietoa raportissa mainituista tuoteuudistuksista on luettavissa tästä Microsoft 365 blogista. Microsoft Stories -osiosta löytyy lisätietoa tuotestrategiastamme ja tuomme sivustolla esille myös ominaisuuksiin vaikuttaneiden insinöörien, tutkijoiden ja asiantuntijoiden näkökulmia.
Microsoft ottaa tietosuojan vakavasti. Poistamme kaikki henkilötiedot ja organisaatioiden tunnistetiedot, kuten yrityksen nimen, datasta ennen kuin tuotamme raportteja. Emme koskaan käytä raporttien tuottamiseen asiakasdataa kuten sähköpostiviestejä, chatteja, dokumentteja tai kokoustietoja. Tavoitteemme on löytää ja jakaa työn trendejä Microsoft Graphin laajoista koostetiedoista.