HSL:n pääkonttorin 30 neuvotteluhuoneessa on helppokäyttöinen Teams Rooms -laitteisto. Järjestelmän toimintavarmuus, laadukas kuvan- ja äänentoisto ja Teams-integrointi varmistavat mielekkään palaverikokemuksen kaikille osallistujille – etänä ja paikan päällä.
Helsingin seudun liikenne on kuntayhtymä, jonka noin 450 työntekijää vastaavat Helsingin seudun joukkoliikenteen suunnittelusta, kilpailuttamisesta ja lippujärjestelmästä sekä matkalippujen tarkastuksesta, mukaan lukien alueella toimivat bussit, metrot, raitiovaunut, lähijunat ja Suomenlinnan lautta.
HSL on tyypillinen asiantuntijaorganisaatio, jossa palavereja on paljon ja neuvotteluhuoneet kovassa käytössä. Moneen palavereista osallistuu ulkoisia yhteistyökumppaneita, joten ne toteutetaan usein hybridimallilla – osa ihmisistä neuvotteluhuoneessa, toiset etänä Teamsin välityksellä.
HSL:n pääkonttorin neuvotteluhuoneet eivät kuitenkaan olleet pysyneet työn muutoksen vauhdissa. Vuosien varrella huoneisiin oli kertynyt eri laitevalmistajien tekniikkaa ja laiteyhdistelmiä. Laitteet vikaantuivat herkästi ja olivat hankalia käyttää.
”Eri neuvotteluhuoneissa oli eri laitteet, jotka toimivat kaikki omalla tavallaan, joten työntekijöiden oli vaikea oppia käyttämään niitä tehokkaasti”, HSL:n neuvotteluhuoneista ja niiden tekniikasta vastaava palveluvastaava Timo Kärkkäinen kertoo. ”Lähes joka palaveri alkoi teknisillä ongelmilla, joita minä tai lähituki kävimme sitten ratkomassa.”
Kriteereinä toimintavarmuus ja käytön helppous
Koronapandemia muutti työn tekemisen tapoja myös HSL:llä. Pandemian päätyttyä organisaation pääkonttori remontoitiin täysin hybridityötä tukemaan. Omista, vakituisista työpisteistä siirryttiin monitilatoimistoon. Neuvotteluhuoneiden ja niiden tekniikan uudistaminen oli tärkeä osa muutosta.
Aiemmista kokemuksista oppineena Timo Kärkkäinen tiimeineen ei valinnut uutta teknistä ratkaisua vain myyntipuheiden tai hinnan perusteella. Ensin määriteltiin organisaation tarpeet ja toiveet, minkä jälkeen remontin ajaksi väistötiloihin otettiin muutama laitteisto puoleksi vuodeksi testikäyttöön. Testijakson perusteella voittavaksi ratkaisuksi valikoitui Yealinkin Teams Rooms -laitteisto.
”Meille tärkeintä oli tekniikan toimintavarmuus ja käytön helppous. Myös standardisointi oli tärkeää, koska halusimme toteuttaa kaikki tilat samalla tekniikalla”, Timo sanoo. ”Microsoft Teams ja Yealinkin laitteet täyttivät nämä tavoitteet. Myös yhteistyö toimittaja Dustinin kanssa on ollut saumatonta.”
Uusi järjestelmä otettiin käyttöön syksyllä 2022. Kaikissa HSL:n 30 neuvotteluhuoneessa on nyt Teams Rooms -laitteet – iso näyttö, integroitu kamera, äänipalkkikaiutin, mikrofonit ja pöydällä tabletti, jonka painikkeesta voi liittyä Teams-videopalaveriin yhdellä napautuksella. Sisällön jakaminen omalta koneelta Teams-palaveriin onnistuu langattomasti. Myös palaverivaraukset on kytketty osaksi järjestelmää. Huoneissa on Microsoft 365 -kalenteriin kytketyt ovenpielinäytöt, joista näkyy niiden varaustilanne. Tilan voi varata omalta tietokoneelta kalenteriohjelman kautta tai paikan päällä suoraan ovenpielinäyttöä napauttamalla, jos neuvotteluhuone on vapaana.
”Teams-näkymä avautuu suoraan neuvotteluhuoneen näytölle palaverin alussa. Kamera tarkentaa puhujaan automaattisesti ja normaali puhe kuuluu hyvin myös etäosallistujille”, Timo luonnehtii. ”Neuvotteluhuoneet tukevat nyt aidosti hybridityötä ja tekevät palaverikokemuksesta mahdollisimman toimivan kaikille osallistujille – niin huoneessa kuin autossa tai laiturin nokassa.”
Helppokäyttöinen Teams Rooms -ratkaisu ei ole myöskään vaatinut erityistä perehdytystä henkilöstölle sen käyttöönottoon. Intranetistä löytyvät kuvalliset ohjeet ja muutama sparraustuokio niitä tarvitseville ovat riittäneet opastukseksi.
”Omassa arjessani muutos on näkynyt lähinnä siten, että on ihanan hiljaista, kun päivittäisiä avunpyyntöjä neuvotteluhuoneista ei enää tule”, Timo naurahtaa.
”Merkittävä osa etenkin tietotyöläisten työpäivästä kuluu palavereissa. Samalla pelkästään kasvokkain järjestettävät kokoukset ovat muuttuneet harvinaisiksi. Edelläkävijäorganisaatiot ovat ymmärtäneet sujuvan verkkokokouksen merkityksen henkilöstön viihtyvyydelle ja työn tuottavuudelle”, sanoo Microsoftin Suomen Modern Workplace -liiketoiminta-alueen johtaja Kalle Saarikannas. ”HSL:n Teams Rooms -toteutus on hieno esimerkki siitä, kuinka suuressakin organisaatiossa voidaan muuntaa perinteiset neuvotteluhuoneet moderneiksi Teams-videoneuvottelutiloiksi, joiden avulla kaikki tulevat tasavertaisesti nähdyksi ja kuulluksi ja voivat osallistua kokouksiin täysipainoisesti paikasta riippumatta.”
